Digitalisierung | Projektmanagement EMMA

Das Pilotprojekt erprobt, inwieweit die Prozessautomatisierung mit EMMA einen Beitrag zur Entlastung und höherer Arbeitszufriedenheit unserer Verwaltungsmitarbeiter:innen sowie Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen der Universität leisten kann. Zu diesem Zweck sollen wiederkehrende, zeitintensive, regelbasierte und fehleranfällige administrative Tätigkeiten automatisiert werden.

Der sich verschärfende Fachkräftemangel, die hohen administrativen Arbeitslast sowie steigende Anforderungen an die Effizienz universitärer Verwaltungsprozesse führen zu einer hohen Belastung unserer Verwaltungsmitarbeiter:innen. EMMA bietet eine technologische Entlastungslösung, mit der regelbasierte Routinetätigkeiten zuverlässig durch Software-Roboter abgewickelt werden können. Ein erster Pilot ermöglicht eine realistische Einschätzung von Nutzen, Alltagstauglichkeit und Skalierbarkeit dieser Technologie im universitären Umfeld.

• Beschaffung von EMMA (inkl. Lizenzen, Schulungen, Support)
• Gründung eines EMMA-Komitees zur Prüfung und Freigabe von Use-Cases (inkl. Personalrat und Datenschutz)
• Aufbau eines EMMA-Pilotteams (Power-User)
• Durchführung von EMMA-Schulungen (März 2026)
• Umsetzung und Testbetrieb von EMMA in ausgewählten Prozessen
• Zwischenevaluation (ab 01.09.2026)
• Entscheidung zur möglichen Überführung in den Regelbetrieb (bis 28.02.2027)

• Q4/2025: Beschaffung EMMA
• Q4/2025: Gründung EMMA-Komitee, EMMA-Pilotteam, Nutzerzugänge anlegen
• 01.03.2026 – 28.02.2027: Pilotphase EMMA
• März 2026: Durchführung EMMA-Schulungen
• Ab 01.09.2026: Zwischenevaluation Pilotphase
• Bis 28.02.2027: Entscheidung zur Überführung in den Regelbetrieb

• Co-Projektleitung: Dipl.-Ing. Christian Schulz, Dr. Lisa Fromm
• Fachbereiche: ausgewählte Verwaltungseinheiten mit Pilotprozessen (insb. D2, D5, D6)
• Mitarbeiter:innen der Fachbereiche, die ihre fachliche Expertise in der Prozessautomatisierung einbringen wollen (z.B. als Teil des EMMA Pilotteams)
• URZ: technische Einrichtung
• Personalrat & Datenschutz: aktive Begleitung über EMMA-Komitee
• Externer Partner (wianco OTT Robotics GmbH): Bereitstellung und Support von EMMA 

• Durch die Übernahme von wiederkehrenden Standardprozessen werden Mitarbeitende spürbar entlastet
• Entstehende Freiräume können für vielfältigere Aufgaben genutzt werden, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit von Mitarbeiter:innen führt
• Zusätzliche Qualitätsprüfungen und verkürzte Bearbeitungszeiten durch automatisierte Unterstützung sorgen für mehr Zufriedenheit in der Wissenschaft
• Mit der Erhöhung der Prozesseffizienz werden Ressourcen geschont
• Die aktive Einbindung und Weiterbildung von Mitarbeiter:innen im Zuge der Erprobung moderner Automatisierungstechnologien ermöglicht eine menschenzentrierte Digitale Transformation
• Stärkung der Innovationsfähigkeit
• Personalrat und Datenschutz begleiten das Projekt und stellen sicher, dass Transparenz und Mitgestaltungsmöglichkeiten gewährleistet sind

Pilotprojekt im März 2026 mit Schulung gestartet. Einarbeitung, technische Erprobung und Automatisierung ausgewählter Prozesse in Umsetzung.