Digitalisierung | Projektmanagement Sharepoint | PowerApps

Ziel des Projekts ist der Aufbau eines zentralen SharePoint-Systems in hybrider Architektur, das die Datensicherheit der lokalen Infrastruktur (On-Premises) mit den Kollaborations- und Automatisierungsmöglichkeiten von SharePoint Online (Office 365) verbindet.
Dabei sollen sowohl ein universitätsweites Intranet für interne Zusammenarbeit als auch ein Extranet für externe Partner und Kooperationsprojekte implementiert werden. Ergänzend werden Microsoft PowerApps eingesetzt, um strukturierte digitale Prozesse und Workflow-Automatisierungen im Verwaltungs- und Office-Bereich umzusetzen.

Derzeit existieren heterogene Dokumenten-Ablagen und eingeschränkte Kooperationsmöglichkeiten zwischen internen und externen Partnern. Eine sichere, zentrale und zugleich moderne Kollaborationsplattform fehlt bislang.

Mit SharePoint in hybrider Form (On-Premises & Online) soll ein Pilotprojekt gestartet werden, um zu prüfen:

• ob ein dokumentengesteuerter Austausch ohne redundante Zwischenspeicherung praktikabel ist,
• wie sich kritische (lokal) und unkritische (cloudbasiert) Daten klar trennen und klassifizieren lassen,
• inwieweit sich Leistungsfähigkeit und Stabilität beim direkten Zugriff auf On-Premises-Bibliotheken über die Cloud bewähren.

Zudem bietet sich die Chance, mit Intranet- und Extranet-Strukturen die Informationsversorgung und Zusammenarbeit innerhalb der Universität sowie mit externen Partnern erheblich zu verbessern.

• Einrichtung einer Testumgebung mit hybrider Architektur (SP Online ↔ SP On-Premises).
  • SP Online: 

    https://uniheidelbergde.sharepoint.com/sites/XXX

  • SP On-Premises: 

    https://sharepoint.uni-heidelberg.de/workspace/zuv/XXX

• Aufbau eines universitätsweiten Intranets (zunächst für die Verwaltung)
  • Bereitstellung zentraler Informations- und Kollaborationsbereiche
  • Einheitliche Navigationsstruktur und Dokumentenverwaltung
• Einrichtung eines Extranets für Kooperationspartner
  • Gesicherter Dokumentenzugriff für externe Projektbeteiligte
  • Kollaborative Bearbeitung und Kommunikationsfunktionen
• Integration von PowerApps
  • Aufbau digitaler Prozesse (z. B. Genehmigungs-Workflows, Formularabwicklung)
  • Einsatz von SharePoint-Listen als Datenquelle für unkritische Informationen
• Test und Klassifizierung von Daten
  • Definition von Kriterien für kritische und unkritische Daten
  • Prüfung des hybriden Ansatzes für Sicherheit, Usability und Performance
• Evaluation und Empfehlungen
  • Bewertung der Praxistauglichkeit
  • Ableitung von Handlungsempfehlungen für einen Universitätsweiten Rollout

• Projektleitung: NN
• IT-Abteilung: Technische Umsetzung, Systembetreuung
• Fachabteilungen / Verwaltungseinheiten: Pilot-Nutzergruppen, Input für PowerApps-Workflows
• Externe Partner: Test im Extranet-Zugang
• Datenschutzbeauftragter: Prüfung Klassifizierung & Compliance

• Verbesserte Zusammenarbeit intern (Intranet) und extern (Extranet)
• Stärkung der Datensicherheit durch hybride Architektur (kritische Daten On-Premises, unkritische Daten online)
• Einheitliche Plattform zur Dokumentenverwaltung und Informationsbereitstellung
• Steigerung der Effizienz durch strukturierte Automatisierungen mit PowerApps
• Nachvollziehbare Prozesse durch standardisierte Genehmigungs- und Dokumentenworkflows
• Wettbewerbsvorteile in Forschung und Verwaltung durch moderne, sichere Kollaborationsmöglichkeiten

• Projektsetup abgeschlossen
• Beantragung einer Testumgebungen für SP Online und On-Premises beim URZ
• Erste Intranet/Extranet-Strukturentwürfe erstellt
• PowerApps-Pilotworkflows identifiziert (Genehmigungsprozesse, einfache Formularprozesse)
• Beginn der Testphase für Datenklassifizierung und Performance