Digitalisierung | Projektmanagement E-Akte | DMS | Workflow-Engine

Ziel des Projekts ist die Einführung einer einheitlichen digitalen Aktenführung (E-Akte) in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie der Integration von BIC-Software und der BIC-Workflow-Engine. Dadurch sollen Verwaltungsprozesse an der Universität Heidelberg systematisch digitalisiert, standardisiert und effizient gestaltet werden. Die Lösung dient als Basis für durchgängige digitale Prozesse in Verwaltung und Forschung, insbesondere in Verbindung mit Systemen wie heiFIS.

Die Verwaltung der Universität Heidelberg basiert bislang in vielen Bereichen auf papiergebundenen oder uneinheitlich digitalisierten Prozessen. Dokumente liegen verteilt in verschiedenen Fachanwendungen, Netzlaufwerken und E-Mail-Systemen, was die Nachvollziehbarkeit, Prozesssicherheit und Bearbeitungseffizienz erschwert.

Mit der strategischen Zielsetzung der digitalen Transformation ist der Aufbau einer einheitlichen, rechtskonformen und benutzerfreundlichen E-Akte unausweichlich. Die Anbindung an Workflow-Technologien und zentrale Managementsysteme (z. B. IAM für Identitäts- und Zugriffsmanagement) ist unerlässlich, um skalierbare und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen.

• Projektstart & Grundlagenklärung
  • Einrichtung eines Projektteams
  • Detaillierung der Anforderungen (rechtliche Vorgaben, Datenschutz, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte)
  • Schnittstellenanalyse zu bestehenden Systemen (z. B. heiFIS, heiCO, usw.)
• Technische Konzeption & Auswahl
  • Definition von Use Cases und Musterprozessen
  • Einführung der BIC-Software als Modellierungsumgebung für Geschäftsprozesse
  • Integration der BIC-Workflow-Engine für automatisierte Abläufe
• Einführung IAM (Identity & Access Management)
  • Empfehlung: Beauftragung eines externen, spezialisierten Dienstleisters für den Aufbau des IAM
  • Ziel: schnelle und belastbare Ergebnisse, um das Zusammenspiel mit weiteren Systemen (heiFIS, E-Akte, DMS) sicherzustellen
• Pilotierung
  • Einrichtung von Pilotbereichen in ausgewählten Verwaltungsabteilungen
  • Schulung der Mitarbeiter:innen
  • Evaluation und Feedbackschleifen
• Rollout & Betrieb
  • Stufenweiser Rollout in allen relevanten Organisationseinheiten
  • Aufbau eines Support- und Betriebsmodells
  • Verstetigung in der Organisationsentwicklung

• Projektleitung: NN
• Projektteam: Vertreter:innen aus Verwaltung, IT, Prozessmanagement, Datenschutz/DSB, Personalabteilung
• Zentrale IT der Universität: Anbindung an bestehende Systeme, technische Infrastruktur
• Externer Dienstleister (IAM): Aufbau und Integration Identitäts- & Berechtigungsmanagement
• Verwaltungseinheiten: Pilotbereiche, Multiplikatoren

• Einheitliche und transparente Aktenführung für Verwaltung und Forschung
• Deutlich verbesserte Nachvollziehbarkeit, Compliance und Rechtssicherheit
• Automatisierte Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten
• Bessere Anbindung an bestehende Systeme wie heiFIS usw.
• Nachhaltige Grundlage für weitere Schritte der digitalen Transformation (z. B. elektronische Signatur, digitale Gremienarbeit)

• Komplexität der Schnittstellen (Fachsysteme, heiFIS, HR, Studierendenverwaltung)
• Rechtliche Rahmenbedingungen (DSGVO, Aufbewahrungsfristen, Archivrecht)
• Ressourcenbindung in der Verwaltung bei parallelen Projekten
• Veränderungsmanagement: Akzeptanz bei Mitarbeitenden, notwendige Schulungen und kontinuierlicher Kompetenzaufbau
• Technische Integration IAM als kritischer Erfolgsfaktor → daher notwendig: Einbindung eines spezialisierten externen Partners

• Projekt befindet sich aktuell in der Strategie- und Planungsphase.
• Abstimmungen zu Ressourcen, Finanzierung und Vergabe sind erforderlich.
• Externe Dienstleister für IAM-Aufbau sind in Diskussuion.