Innovative Verwaltung Monitoring & Evaluation

Ziel des Projekts ist es, ein umfassendes System zur Evaluation, zum Monitoring und zur kontinuierlichen Verbesserung der zentralen Digitalisierungsmaßnahmen in der Universitätsverwaltung aufzubauen und nachhaltig zu verankern. Dazu zählen die Projekte heiANALYTICS, heiFIS, E-Akte, DMS, IAM, BIC & Workflow-Engine, sowie die Querschnittsinitiativen Prozesserfassung/-auswertung, Datenerschließung und Datenqualitätsmanagement, Multiprojektmanagement, Change-Management, Kommunikation und Schulung/Weiterbildung. Das Projekt soll sicherstellen, dass die Umsetzung dieser Maßnahmen nicht isoliert erfolgt, sondern von einem einheitlichen und transparenten Rahmen für Bewertung, Fortschrittsmessung, Wirksamkeit und Akzeptanz begleitet wird.

• In den nächsten Jahren werden an der Universitätsverwaltung Heidelberg mehrere große Digitalisierungsprojekte angestoßen. Diese betreffen sowohl IT-Systeme (z. B. E-Akte, IAM, DMS) als auch Prozessinnovationen (Prozesserfassung, Workflow-Engine) und übergreifende Programme (heiANALYTICS, heiFIS).

Besondere Rahmenbedingungen:

• Die Projekte laufen in unterschiedlichen Dezernaten parallel und weisen teils überlappende Abhängigkeiten auf
• Der Bedarf an verlässlichen Evaluations- und Steuerungsmechanismen ist hoch, um Ressourcen effizient einzusetzen und Doppelarbeit zu vermeiden
• Die Einführung digitaler Systeme erfordert neben Technik auch Change-Management, Transparenz in der Kommunikation und gezielte Weiterbildung der Belegschaft

• Hochschulverwaltung ist durch föderale Vorgaben, Compliance-Anforderungen und die Koordination mit Wissenschaft und Fakultäten besonders komplex

  Beispiel: Die Einführung der E-Akte beeinflusst direkt Arbeitsprozesse im Personal- und Finanzdezernat. Ohne ein abgestimmtes Monitoring könnten widersprüchliche Anforderungen entstehen oder Akzeptanzprobleme auftreten.

• Aufbau eines Monitoring-Frameworks mit Kennzahlen (KPIs) für jedes Teilprojekt, z. B. Nutzungsgrad, Verarbeitungszeit, Fehlerraten, Anwenderzufriedenheit
• Entwicklung eines Dashboards für das Multiprojektmanagement, das Fortschritt, Ressourcenstatus und Risiken sichtbar macht
• Durchführung regelmäßiger Evaluationen (z. B. nach Abschluss von Projektphasen)
• Evaluation- und Monitoring der Prozesserfassung & -auswertung: Dokumentation, Analyse und Standardisierung von Verwaltungsabläufen
• Einführung von Instrumenten zum Datenqualitätsmanagement (z. B. Fehlerquoten-Monitoring, Metadaten-Standards)
• Unterstützung des Change-Management-Konzepts inkl. Kommunikationsplan für Beschäftigte
• Unterstützung bei de Initiierung gezielter Trainings & Schulungen für die Belegschaft
• Implementierung eines Feedback- und Lessons-Learned-Prozesses

Projektdauer: Q1 2026 – Q4 2028 (36 Monate)

Work Packages:

1. Projektinitialisierung (Q1/2026)
   • Projektorganisation, Kick-off, Abstimmung mit Dezernaten
2. Monitoring-Framework definieren (Q1–Q2/2026)
   • KPI-Entwicklung für heiANALYTICS, heiFIS, E-Akte etc
3. Dashboards & Multiprojektmanagement-Tools (Q2–Q3/2026)
   • Technische Lösung (z. B. Power BI, BIC) auswählen und einführen
4. Prozesserfassung & -modellierung (Q2–Q4/2026)
   • Prozesserhebung mit Fachbereichen, Modellierung in BIC
5. Datenqualitätsmanagement implementieren (Q3–Q4/2026)
   • Definition Datenstandards, Überprüfung von Stammdaten
6. Interims-Evaluation Teilprojekte (Ende Q4/2026)
   • Erste Bewertung der Fortschritte (Pilotbereich Personalverwaltung)
7. Change-Management & Kommunikation (Q1–Q3/2027)
   • Unterstützung bei Kommunikationskampagnen, Informationsveranstaltungen
8. Schulungen und Weiterbildung (fortlaufend Q2/2026 – Q4/2028)
   • E-Learning-Module, Präsenzschulungen, Multiplikatorenschulungen
9. Abschluss-Evaluation aller Teilprojekte (Q3/2028)
   • Vergleich Soll-Ist, Handlungsempfehlungen
10. Projektabschluss & Verstetigung (Q4/2028)

• Dokumentation, Übergabe von Monitoring-Tools in Dauerbetrieb bei Personal- und Organisationsentwicklung

• Projektleitung (NN) – DDT, Gesamtsteuerung, Reporting
• DDT – Koordination, Multiprojektmanagement
• Dezernate (Personal, Finanzen, Studium & Lehre) – Prozessspezifischer Input
• Projektleitung – Datenqualitätsmanagement
• IT-Servicezentrum (URZ) – Technische Umsetzung
• Führungskräfte der Verwaltung – Stakeholder, Kommunikationspartner
• Beschäftigte – Nutzende und Change-Agenten

• Transparenz und Steuerbarkeit aller Digitalisierungsprojekte
• Vermeidung von Doppelarbeit, bessere Ressourcenzuordnung
• Systematische Verbesserung der Datenqualität
• Höhere Akzeptanz von Digitalisierungsmaßnahmen durch Beteiligung der Mitarbeitenden
• Kompetenzaufbau bei Beschäftigten durch Schulungen und Weiterbildung
• Langfristige Verstetigung von Innovation durch Monitoring-Strukturen

• Unterschiedliche digitale Reifegrade zwischen Abteilungen
• Veränderungsresistenz bei einzelnen Beschäftigten
• Hoher Abstimmungsaufwand bei übergreifenden Projekten
• Komplexität durch Regelwerke, Datenschutz und Compliance-Anforderungen
• Sicherstellung des kontinuierlichen Betriebs neben dem Tagesgeschäft

• Projektstart ist für Q1 2026 geplant
• Vorbereitende Gespräche mit Dezernaten laufen
• Erste Ressourcenanforderungen wurden definiert