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Digitalisierung | Projektmanagement Geschäftsverteilungsplan
Organisationseinheiten | Geschäftsverteilungsplan | Rechte-Rollen-Modell
Ziel des Projekts ist die transparente und institutionell konsistente Abbildung von Organisationseinheiten, Zuständigkeiten und Rollen in der Universitätsverwaltung Heidelberg.
Zentrale Bausteine sind:
- ein digital gepflegter Geschäftsverteilungsplan (GVP)
- ein universitätsweit abgestimmtes Rechte- und Rollenmodell
- die Integration dieser Daten in bestehende und geplante Systeme (heiANALYTICS, heiFIS, E-Akte, DMS, IAM, BIC, Workflow-Engine)
Das Projekt schafft eine solide Basis für prozessübergreifende digitale Workflows, klare Verantwortlichkeiten und automatisierte Rollen- & Rechtevergabe in IT-Systemen.
Beispiel:
Wenn in der Fakultätsverwaltung ein neuer Sachbearbeiter für Drittmittelprojekte beginnt, wird dieser durch das Rollenmodell sofort mit den passenden Berechtigungen in heiFIS (Forschungsinformationssystem), E-Akte, und dem Dokumentenmanagement (DMS) ausgestattet – ohne redundante Einzelanträge.
Ausgangslage / Hintergrund
- Die Universität verfügt derzeit über heterogene Strukturen für Organisationseinheiten, die in verschiedenen Systemen oft unterschiedlich gepflegt und nicht synchronisiert sind
- Der Geschäftsverteilungsplan ist bisher teils papier- oder Excel-basiert und nicht hinreichend systematisch mit IT-Verfahren verknüpft
- Rechtevergabe in Systemen erfolgt mitunter individuell pro System, was zu Redundanzen, Medienbrüchen und Sicherheitsrisiken führt
- Im Kontext der Projekte heiANALYTICS (Open Science & Forschungsdaten), heiFIS (Forschungsinformation), E-Akte (digitale Verwaltungsakte), DMS, IAM (Identity and Access Management), BIC (Prozessmodellierung) und Workflow-Engine wird ein konsistentes Berechtigungs- und Organisationsmodell dringend benötigt
Geplante Maßnahmen / Vorgehen
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Erhebung und Harmonisierung
- Aufnahme bestehender Organisationseinheiten und Strukturen
- Analyse bestehender Geschäftsverteilungspläne aller Verwaltungsebenen
- Abgleich mit Governance-Strukturen (Rektorat, Fakultäten, zentrale Einrichtungen)
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Modellierung des Organisations- und Rollenmodells
- Definition standardisierter Rollenprofile (z. B. "Sachbearbeitung Finanzen", "Dezernatsleitung", "Referent:in Forschung")
- Aufbau eines abgestuften Berechtigungsmodells gemäß den Anforderungen der IT-Sicherheit
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Integration mit IT-Systemen
- Anbindung an IAM-System als zentrale Steuerungsinstanz
- Schnittstellen zu DMS, heiFIS, heiANALYTICS und Workflow-Engine
- Automatische Provisionierung und Deprovisionierung von Rechten
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Pilotierung
- Testlauf in zwei repräsentativen Bereichen (z. B. Dezernat Forschung und eine Fakultätsverwaltung)
- Verifizierung der Prozesse anhand realer Anwendungsfälle (z. B. Einstellung neuer Mitarbeiter, Aufgabenwechsel, Übergabe Vertretungen)
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Rollout & Schulung
- Sukzessive Ausweitung auf die gesamte Verwaltung
- Durchführung von Schulungen für Leitungskräfte und Key-User
Beteiligte / Rollen
- Projektleitung: NN
- Projektteam: Vertreter:innen aus Dezernaten (Personal, Finanzen, Forschung, Organisation), URZ (IT-Services), IAM-Team, Prozessmanagement (BIC-Team)
- Stakeholder: Rektorat, Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Personalrat, Datenschutz
- Externe Partner: ggf. Softwareanbieter und Beratung für IAM/Workflow-Systeme
Nutzen für die Universität
- Einheitliche Basis für organisationsweite Prozesse
- Stärkung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Governance
- Effizienzgewinne durch Automatisierung von Berechtigungen
- Erhöhung der IT-Sicherheit (klare Rollen, automatisierte Rechteentzüge)
- Unterstützung bei Compliance- und Audit-Anforderungen
- Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte (z. B. Automatisierte Workflows in der E-Akte)
Aktueller Status (August 2025)
- Projektstart in Q1 2026 geplant
- Aktuell: Vorbereitung in Form von Vorab-Stakeholdergesprächen und Bestandsanalysen
- Erwartete Unterstützung durch Governance-Gremium (Lenkungskreis Digitalisierung)
Herausforderungen
- Heterogenität der Organisationseinheiten (fakultätsspezifische Strukturen, Sonderfälle)
- Akzeptanzmanagement: Rollen- und Rechteänderungen greifen in Zuständigkeiten ein → erfordert intensive Kommunikation
- Datenschutz & Compliance: Abstimmung mit Datenschutz und Rechtsabteilung
- Technische Interoperabilität: Unterschiedliche Systeme und Schnittstellen müssen synchronisiert werden (IAM als kritische Basis)
- Ressourcenbindung: Verwaltungspersonal muss eingebunden werden, obwohl hohe Arbeitslast besteht