Digitale Transformation Prozess-Management

Ziel ist die Einführung und Etablierung eines zentralen professionellen Prozessmanagements, das als organisatorische Einheit die Analyse, Standardisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen steuert. Es schafft die Grundlage für eine prozessorientierte Organisationskultur, erhöht Transparenz, Servicequalität und Effizienz und dient als Schnittstelle zu Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten. Zudem integriert die organisatorische Einheit des Prozessmanagement-Office (PMO) das Change-Management als prozessbezogenes Querschnittsthema. 

Die UHD verfügt über eine gewachsene Verwaltungsstruktur, in der Prozesswissen vorhanden, aber bislang nicht systematisch dokumentiert oder universitätsweit nutzbar ist. Mit einem professionellen Prozessmanagement können diese Potenziale gebündelt, transparent gemacht und durch moderne Methoden gezielt weiterentwickelt werden.

Besonders im Kontext der Digitalisierung eröffnet sich die Chance, Abläufe nicht nur effizienter, sondern auch zukunftsorientiert zu gestalten. Durch die enge Verzahnung mit Projekten wie Workflow-Management, DMS oder Prozessautomatisierung lassen sich Servicequalität, Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit deutlich steigern.

Ein Prozessmanagement-Office (PMO) befähigt die Universität, diese Chancen strategisch zu nutzen und eine nachhaltige prozessorientierte Kultur aufzubauen. Derzeit besteht jedoch noch kein professionelles zentrales Prozessmanagement für die Digitale Transformation. 

• Entwicklung einheitlicher Prozessstandards, Notationen und KPIs
• Erstellung einer universitätsweiten Prozesslandkarte
• Einführung von Methoden, Tools und Modellierungsrichtlinien (z. B. BPMN 2.0, BIC-Test im Rahmen von QualiCampusBW)
• Systematische Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung
• Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
• Integration in die Digitalisierungsprojekte (DMS, Workflow-Management, Automatisierung, etc.) 

• Q2 2026: Konzeptfinalisierung, organisatorischer Aufbau PMO und Verwaltungs-Multiplikatoren
• Q3 2026: Auswahl & Einführung Prozessmanagement-Tool, Pilotierung erster Prozesse
• Ab 2026: Flächendeckender Rollout Prozesslandkarte, Etablierung von Standards und KPIs
• Ab 2027 ff.: Verstetigung, kontinuierliche Prozessverbesserung, Ausbau Automatisierung 

• Leitung PMO (strategische Steuerung, Change-Anbindung)
• Prozessanalyst:innen & Prozessberater:innen (Modellierung, Optimierung)
• Fachkräfte für Prozesscontrolling & Qualitätsmanagement  
• Zusammenarbeit mit Digitalisierungs- und Automatisierungsspezialisten sowie Multiplikatoren
• Schnittstellen: Dezernate, Fakultäten, Institute, IT-Services 

• Transparente, effiziente und standardisierte Prozesse
• Verkürzte Bearbeitungszeiten, höhere Servicequalität
• Nachhaltige Unterstützung der Digitalisierung und Transformation
• Beitrag zur Modernisierung und Wettbewerbsfähigkeit der Universität

• Konzeptentwurf liegt vor, nächste Schritte zur organisatorischen Etablierung beschlossen
• Organisationsstruktur wird konzipiert
• Schulungen zu Prozesswissen / -management im Aufbau
• Vorbereitung für Toolauswahl und Pilotierung