Digitale Transformation Change-Management
Begleitendes Change-Management für die Digitale Transformation der Universitätsverwaltung, als Teil des Prozessmanagement-Offices (PMO)
Das Change-Management soll die kulturelle, kommunikative und personelle Begleitung der digitalen Transformation sicherstellen. Ziel ist die aktive Einbindung der Mitarbeitenden, Führungskräfte, Lehrenden und Studierenden, um die Akzeptanz neuer Prozesse und Systeme zu sichern und nachhaltige Veränderungen zu ermöglichen. Ziel ist ein professionelles Change-Management aufzubauen und als Teil des Prozessmanagements zu etablieren.
Ausgangslage / Hintergrund
Die UHD befindet sich in einem dynamischen Prozess der Digitalen Transformation, der große Chancen für eine moderne und serviceorientierte Verwaltung bietet. Viele Mitarbeitende sind offen für Veränderungen und bringen bereitwillig wertvolle Erfahrungen ein. Damit diese Potenziale wirksam werden, ist ein strukturiertes Change-Management erforderlich, das Kommunikation, Schulung und Beteiligung gezielt steuert. Durch neue Softwaresysteme, digitale Workflows und automatisierte Prozesse verändert sich die Arbeitsweise und Organisationskultur gleichermaßen. Unterschiedliche Perspektiven können hierbei genutzt werden, um tragfähige und akzeptierte Lösungen zu entwickeln.
Ein professionelles Change-Management schafft die Grundlage, Akzeptanz zu sichern und die Digitalisierung als gemeinsames Zukunftsprojekt zu verankern. Aktuell besteht jedoch noch kein Change-Management für die Digitale Transformation.
Geplante Maßnahmen / Vorgehen
- Konzept- und Strategieentwicklung des Change-Managements
- Verknüpfung und Verzahnung mit dem Prozessmanagement
- Aufbau einer Kommunikationsstrategie für die Digitalen Transformation
- Durchführung von Schulungen, Workshops und Pilotprojekten
- Kontinuierliche Feedbackschleifen und Einbindung von Stakeholdern
- Begleitende Change-Maßnahmen bei Einführung von DMS, Workflows, RPA/IPA, etc.
Zeitplan / Work Packages
- Q2 2026: Aufbau Change-Konzept, Kommunikationsstrategie entwickeln
- Q2 2026: Erste Pilotprojekte mit begleitendem Change-Ansatz, Schulungsplanung
- Ab 2026: Rollout Schulungs- und Qualifizierungsprogramm, Etablierung Kommunikation
- Ab 2027 ff.: Verstetigung von Change-Management-Strukturen, Integration in Organisationskultur
Beteiligte / Rollen
- Leitung PMO (strategische Verantwortung)
- Change-Manager:innen (Kommunikation, Schulung, Kulturentwicklung)
- Kommunikationsteam des Dezernats Digitale Transformation
- Führungskräfte, Prozessverantwortliche, Mitarbeitende in Fachbereichen
- Externe Kooperationen (QualiCampusBW, Benchmarking mit anderen Universitäten)
Nutzen für die Universität
- Erhöhte Akzeptanz neuer digitaler Systeme und Prozesse
- Abbau von Widerständen und Förderung einer positiven Digitalisierungskultur
- Nachhaltige Verankerung der Transformation
- Verbesserung von Kompetenz, Motivation und Partizipation der Mitarbeitenden
Aktueller Status (Februar 2026)
- Change-Management im Konzeptentwurf zum Prozessmanagement integriert
- Bedarf für Kommunikationsstrategie und Schulungsangebote klar identifiziert
- Abstimmung zur Aufbau- und Umsetzungsplanung läuft