Projektsteckbrief Multiprojektmanagement
Das Multiprojektmanagement bildet die Schnittstelle zwischen Projektleitungen der Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung, dem Digital Office und weiteren externen Stakeholdern. Es ist für die Etablierung von Projektstandards zuständig, berät bei deren Umsetzung in den Projekten und zu Schulungs- und Kommunikationsbedarfen im Projekt. Es ist, in Abstimmung mit der Dezernatsleitung und dem Kanzler, für die Übersicht, Bündelung und Priorisierung der Verwaltungsprojekte verantwortlich.
Ausgangslage / Hintergrund
Ohne übergreifende Steuerung der Digitalisierungsprojekte können verschiedene Herausforderungen entstehen: Software mit vergleichbarer Funktionalität wird ggf. mehrfach angeschafft, was zusätzliche Kosten und eine komplexe Systemarchitektur zur Folge haben kann. Insellösungen können zudem zu Ineffizienzen durch Mehrfacharbeit führen, eine fehlende übergeordnete Strategie kann Unsicherheit in der Ausrichtung eines Projekts verursachen. Ohne verbindliche Projektstandards sind Projekte schwer miteinander vergleichbar und die Qualität und Nutzerorientierung der entstehenden Produkte kann nicht gesichert werden.
Darüber hinaus bleiben Rollen und Zuständigkeiten oft unklar, was Abstimmungen erschwert und Projekte ineffizienter macht. Auch (Personal-)Ressourcen lassen sich ohne zentrale Steuerung nur begrenzt koordinieren. Zudem geht das operative Tagesgeschäft häufig zulasten von Projekten, sodass diese nicht die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Insgesamt erschwert das Fehlen eines Multiprojektmanagements eine effiziente Zusammenarbeit und bremst damit die Entwicklungspotenziale der Verwaltung insgesamt aus.
Geplante Maßnahmen / Vorgehen
- Ausführliche Konzepterstellung zum Multiprojektmanagement
- Entwicklung und Abstimmung der Projektstandards mit relevanten Stakeholdern (URZ, PR, Datenschutz, Digital Office) und Entscheidungsträger:innen (Dezernent DT, Kanzler, Dezernentenrunde)
- Vorstellung der Projektpriorisierung (Top20) in der Dezernentenrunde und ggf. Anpassung auf Basis des Feedbacks
- Schulungen zum Multiprojektmanagement und Projektstandards
- Aktivierung von OpenProject inkl. Ressourcensicherung seitens des URZ
- Einführung von Projektstandards: Zunächst im Dezernat DT (Pilotphase), anschließend in der UV
Beteiligte / Rollen
- Kolleg:innen aus Dezernat DT
- Leitungsebene UV
- URZ
- PR
- Datenschutz
- Digital Office
- Weitere Schnittstellen (OZG-Beauftragte, Change-Management, Personalentwicklung, IT-Sicherheit, KuM etc.)
Nutzen für die Universität
- Effizienzsteigerung durch koordinierte Beschaffung und Nutzung von Softwarelösungen
- Ressourcenschonung durch koordinierte Priorisierung der Digitalisierungsvorhaben im Einklang mit der Digitalisierungsagenda
- Bessere Planbarkeit und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Schnelle Problemlösung für laufende Projekte, u.a. durch Regelaustausch mit Führungsebene, Rechenzentrum und weiteren Schnittstellen
- Schaffung von Akzeptanz durch Transparenz und Planbarkeit
- Synergien und Wissenstransfer durch Vernetzung
- Erhöhung der Gesamtzufriedenheit mit digitalen Lösungen durch Projektstandards, z.B. Nutzerorientierung
Aktueller Status (Januar-Juni 2026)
- Konzeptionsphase Gesamtkonzept Multiprojektmanagement
- Entwicklung und Testen von Projektstandards im Dezernat DT
- Einführung erster Projekte in OpenProject im Dezernat DT
- Schulungen OpenProject und Projektmanagement in Planung
- Vorschlag für Priorisierung der Verwaltungsprojekte wurde erstellt
- Evaluationsphase DMS: Koordination von Infoveranstaltungen und Workshops