Webkit Inhaltselement Formulare
Element auf Anfrage verfügbar
Mit Formularen können Anmeldungen, Umfragen und ähnliches im Webkit realisiert werden. Dabei können Formulare aus unterschiedlichen Formularfeldern zusammengesetzt werden und damit genau an den jeweiligen Einsatzzweck angepasst werden. Die in einem Formular eingegebenen Daten sind im Webkit gespeichert, wo sie von speziell berechtigten Personen eingesehen werden können. Außerdem ist es möglich, die Daten an im Formular hinterlegte persönliche E-Mail-Adressen innerhalb der Universität zu versenden.
Hinweise zur Benutzung
- In Formularen sollten grundsätzlich nur dringend erforderliche Daten erhoben werden. Dies gilt im Besonderen bei persönlichen Daten. Außerdem sollten bereits vorab Entscheidungen über Speicherung und Löschung der Daten zu den angegebenen Fristen getroffen und anschließend konsequent umgesetzt werden.
- Die Stabsstelle Datenschutz bietet Einzelfallberatung für den Umgang mit personenbezogenen Daten an
- Werden Formulare übersetzt, und in einer Sprache geändert, so werden diese Änderungen automatisch auch in der anderen Sprache übernommen, dh. die Struktur synchronisiert sich.
Formulare in der Inhaltsübersicht
Ebenso wie alle anderen eigenständigen Inhaltselementen befinden sich die Formulare eines Webkits in einem eigenen Reiter Formulare in der Inhaltsübersicht. Dabei enthalten Formulare ebenfalls einen Admin-Titel, der das Wiederfinden in der Datenbank erleichtert, aber nicht einzigartig sein muss. Trotzdem sollte eine geeignete Namenskonvention für Formulare wie auch für andere Inhaltselemente entwickelt und angewendet werden. Des weiteren enthält jedes Formular eine Sprache und das letzte Bearbeitungsdatum (Aktualisiert), sowie eine einzigartige ID. Wurde das Formular einer Gruppe zugeordnet, so wird dies in der entsprechenden Spalte angezeigt (Gruppen werden nur in manchen Webkits genutzt).
Folgende Aktionen können auf Formulare angewendet werden: mit Bearbeiten wird kann das Formular bearbeitet, mit Übersetzen übersetzt und mit Duplizieren kopiert werden. Außerdem befindet sich dort auch die Aktion Löschen. Wurden in einem Formular bereits Daten eingegeben, so kann über Daten auf diese zugegriffen werden.
Formular erstellen
Neue Formulare können direkt über den Button Neues Formular erstellt werden. Der Button öffnet die Bearbeiten-Ansicht für ein Formular mit den im folgenden beschriebenen leeren Informationsfeldern.
Der Admin-Titel wird in der Formularübersicht angezeigt und sollte gemäß der im eigenen Webkit eingeführten Namenskonvention sinnvoll gewählt sein. Außerdem besitzt jedes Formular eine Sprache.
Im Feld Titel wird die im Formular angezeigte Formularüberschrift eingetragen, diese Überschrift kann allerdings auf jeder Seite, die das Formular verwendet, nochmals angepasst werden (siehe Dokumentation Formular in Seite einfügen). Die weiteren Elemente der Bearbeiten-Ansicht werden in den kommenden Abschnitten detailliert erklärt.
Inhaltsbereich
Außerdem enthält ein Formular einen Inhaltsbereich, in dem wie beispielsweise auf Seiten auch verschiedene Felder und Paragraphen hinzugefügt werden können, die im Frontend in der im Backend angegebenen Reihenfolge angezeigt werden.
Formularfelder
Die Formularfelder umfassen die Felder, in die Besucher:innen ihre eigenen Daten eingeben können. Im folgenden werden die Formularfelder einzeln besprochen. Grundsätzlich kann jedoch bei den meisten Felder ausgewählt werden, ob ein Feld erforderlich ist. Wurde ein Feld als erforderlich markiert, so kann das Formular nicht abgesendet werden, solange das Feld keine Eingabe enthält. Die meisten Formularfelder verfügen über ein Feld namens Titel, darin kann angeben werden, wie das Formularfeld im Frontend beschriftet sein soll.
Außerdem bieten die meisten Formularfelder die Möglichkeit, Zusätzliche Informationen für die Besucher:innen zu platzieren. Diese Informationen werden unterhalb der von den Besucher:innen auszufüllenden Felder angezeigt.
1. Kurzer Text
Dieses Feld ist vorgesehen für kurze Freitexte der Besucher:innen, es bietet Platz für eine Textzeile. Hier können beispielsweise Adressen oder andere kurze Informationen abgefragt werden.
2. Vor- und Nachname
Wird dieses Feld einem Formular hinzugefügt, so erscheinen im Frontend automatisch drei Felder für Anrede, Vorname und Nachname. Diese können ebenfalls frei befüllt werden.
3. E-Mail-Adresse
Die Eingaben in diesem Feld werden automatisch auf Gültigkeit überprüft, und nur gültige Adressen werden zugelassen. Gültig ist eine Adresse, sobald sie das richtige Format hat (Lokalteil@Domänenteil) und über eine Top-Level-Domain verfügt. Ob die Adresse tatsächlich existiert, kann vom Webkit nicht geprüft werden.
4. Telefonnummer
Auch die Eingaben dieses Feldes werden auf Plausibilität getestet (es wurden mindestens 5 Zahlen eingegeben), aber selbstverständlich ebenso nicht auf die Richtigkeit der Eingabe. Zusätzliche nicht benötigte Informationen wie Klammern, Satzzeichen etc. werden nicht aus dem Feld gelöscht, um die Eingabe in verschiedenen Formaten zu ermöglichen.
5. Zahl
Diese Feld ermöglicht die Abfrage einer Zahl, es können Zahlen im Freitext, allerdings keine Buchstaben oder sonstigen Zeichen eingetragen werden.
6. Überschrift
In diesem Feld können Sie Zwischenüberschriften einfügen, die den Besucher:innen an der entsprechenden Position angezeigt werden. Die Überschrift hat dabei automatisch einen gewissen Abstand zu den Feldern darüber. Die Besucher:innen selbst können keine Daten in dieses Feld eingeben.
7. Dropdown Auswahl
In diesem Feld werden Antwortmöglichkeiten vorformuliert, aus denen die Besucher:innen eine Option auswählen können. Die Anzahl der Optionen ist dabei nicht begrenzt, sollte sich aber in einem sinnvollen Rahmen bewegen.
8. Checkboxen
In diesem Feld können ebenfalls Antwortmöglichkeiten vorformuliert werden, die allerdings alle nebeneinander bzw. bei langen Texten untereinander im Formular angezeigt werden (es gibt keine Drop-Down Auswahl). Außerdem können die Besucher:innen daraus beliebig viele Optionen auswählen. Auch hier ist die Anzahl der Antwortoptionen anpassbar.
9. Radio Buttons
Die Radio Buttons funktionieren ähnlich wie Checkboxen, allerdings kann und muss genau eine Option ausgewählt werden. Die erste Antwortoption ist dabei auch die voreingestellte Auswahl und es ist nicht möglich, alle Optionen abzuwählen.
Reguläre Paragraphen
Die unter Reguläre Paragraphen auswählbaren Elemente sind die Paragraphen Text, Bild, Tabelle, Downloads und Video, die bereits vom Erstellen von Seiten bekannt sind. In diesen Paragraphen können Informationen für die Nutzer:innen des Formulars platziert werden. Dies ist an jeder Stelle des Formulars möglich, sollte jedoch nur eingesetzt werden, wenn die Informationen genau an der entsprechenden Stelle beim Ausfüllen des Formulars relevant sind.
Privatsphären- und Dateneinstellungen
Für im Webkit erhobene Daten gelten strenge Richtlinien, um die Privatsphäre und Sicherheit der persönlichen Informationen von Personen gemäß der DSGVO zu schützen. Im universitären Kontext sollen diese Regeln vor allem das Recht auf informationelle Selbstbestimmung sowie die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens gewährleisten und Datenlecks verhindern.
Aus diesem Grund müssen im Bereich Privatsphären- und Dateneinstellungen genaue Informationen zur Datenspeicherung und -löschung bereitgestellt werden. Diese werden im Frontend am Ende des Formulars angezeigt, sodass Besucher:innen die spezifische Verwendung ihrer eingegebenen Daten nachvollziehen können. Dabei sollte der Formularzweck stets mit dem Wort “Für” beginnen, damit er im Frontend im Textkontext Sinn ergibt. Für einige häufige Anwendungsfälle wurden bereits Eingaben formuliert, diese können durch Auswahl des entsprechenden Standardzwecks automatisch in das Feld Formularzweck eingetragen und bei Bedarf anschließend angepasst werden.
Webkit-Admins können außerdem in den Einstellungen weitere Personen mit Zugriffsrecht auf abgesendete Daten festlegen. Dies geschieht über den Button Weiteres Element hinzufügen und die Eingabe bzw. Auswahl der entsprechenden Person. Dabei muss jedoch immer mindestens eine Person eingetragen sein, ansonsten lässt sich das Formular nicht speichern. Standardmäßig handelt es sich dabei um die Person, die das Formular erstellt hat. Sollen weitere Personen hinzugefügt werden, muss das beim jeweiligen Webkit-Admin der Einrichtung beantragt werden.
Innerhalb der Einstellungen kann zudem die Weiterleitung oder Speicherung von abgesendeten Daten spezifiziert werden. Standardmäßig werden die Daten nur im Webkit gespeichert und können von den oben beschriebenen Personen mit Zugriffsrecht im Webkit angesehen, verwaltet und im csv-Format heruntergeladen werden. Allerdings ist es auch möglich, stattdessen oder zusätzlich den Versand der Daten an alle Personen mit Zugriffsrechten per Mail zu aktivieren. Achtung: Wird der Haken der Speicherung der Daten im Webkit deaktiviert, kann nicht auf die Daten im Webkit zugegriffen werden.
Außerdem muss auch noch die Speicherdauer der abgesendeten Daten angegeben werden. Voreingestellt sind dabei 90 Tage, dies kann aber flexibel angepasst werden. Auch diese Speicherdauer (in Tagen) wird im Frontend am Ende jedes Formulars angezeigt.
Achtung: Die Speicherdauer betrifft nur die Speicherung der Daten im Webkit, sollte der E-Mail-Versand der Daten aktiviert sein, so können selbstverständlich keine versendeten E-Mails gelöscht werden. Dies muss manuell erfolgen. Ebenso müssen natürlich auch lokal auf dem Rechner gespeicherte Dateien gelöscht werden, die Daten aus dem Formular enthalten.
Zusätzlich zu den manuell einstellbaren Dateneinstellungen befinden sich im Frontend am Ende jedes Formulars noch weitere, zentral im Webkit hinterlegte Informationen zu Datenschutz und Kontaktinformationen für die Datenauskunft.
Formulareinstellungen
In diesem Bereich können einige grundlegende Einstellungen des Formulars angepasst werden. Am Ende jedes Formulars erscheint automatisch ein Button, mit dem Besucher:innen ihre Daten absenden können. Der Linktext dieses Buttons kann im Bereich Aktionsbutton angepasst werden, standardmäßig lautet er Absenden.
Sobald die Daten abgesendet wurden, erscheint ein Bestätigungstext im Browser anstelle des Formulars. Dieser Text ist ebenfalls vorformuliert, kann aber angepasst werden.
Außerdem gibt es noch die Möglichkeit, im Bereich Einstellungen zum Schließen des Formulars das Formular automatisch nach einer zu definierenden maximalen Anzahl an abgesendeten Daten bzw. zu einem definierten Datum zu schließen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Veranstaltungen an einem bestimmten Tag stattfinden oder eine maximale Anzahl an Teilnehmenden haben. Standardmäßig sind beide Felder leer, können aber angepasst werden. Achtung: Bei der Maximalen Anzahl der Formulare werden alle Einträge mitberechnet, selbst wenn Personen ihre Daten aus Versehen mehrfach absenden. Darum sollte die Daten des Formulars regelmäßig auf Plausibilität geprüft und bei Bedarf aus dem Webkit gelöscht werden.
Formulardaten
Gesendete Formulardaten einsehen
Wurde das Formular erstmalig abgespeichert, so enthält die Bearbeiten-Ansicht des Formulars zusätzlich zu den üblichen Reitern auch den Reiter Daten. Darin können Person mit Zugriffsrechten auf die Daten des Formulars alle abgesendeten Daten eingesehen sowie die Daten im csv-Format heruntergeladen werden. Die Daten haben dabei ein tabellarisches Format, jede Zeile entspricht einem abgesendeten Datensatz, die Spalten entsprechen den Formularfeldern. Zusätzlich zu den erhobenen Daten werden die Sprache des Formulars sowie der Zeitpunkt des Absendens der Formulardaten angezeigt. Jeder Eintrag hat außerdem eine einmalige Submission ID, über die der Datensatz im Webkit eindeutig gekennzeichnet ist. Jede ID wird dabei innerhalb eines Webkits nur ein Mal vergeben, unabhängig davon, in welches Formular ein Datensatz eingetragen wird. Dies führt dazu, dass innerhalb der Daten eines Formulars die IDs nicht zwangsläufig aufeinander folgend nummeriert sind, sondern Lücken haben können.
Wurde nachträglich etwas an den Formularfeldern verändert, so kommt folgendes Verhalten der Formulare zum Tragen:
Wurde ein Formularfeld gelöscht, so bleibt die Spalte trotzdem in der tabellarischen Übersicht erhalten, und alle vorher gesendeten Datensätze haben dort die entsprechenden Einträge. Später gesendete Datensätze haben keinen Eintrag in der Spalte.
Wurde ein neues Formularfeld hinzugefügt, so wird eine neue Spalte eingefügt. Alle Daten, die zuvor abgesendet wurden, haben in diesem Feld keinen Eintrag. Dies geschieht auch, falls ein Feld denselben Namen wie ein Feld trägt, das zuvor gelöscht wurde. In diesem Fall bleiben trotzdem zwei gleich benannte Spalten in der Tabelle, die Daten stehen jeweils entweder in der Spalte des alten oder des neuen Feldes.
Formulardaten löschen
Da Personen unter bestimmten Bedingungen die Löschung ihrer persönlichen Daten einfordern können, gibt es die Möglichkeit, Daten jederzeit manuell zu löschen.
Dies erfolgt im Reiter Daten, sollte jedoch mit entsprechender Vorsicht geschehen, da gelöschte Daten nicht mehr hergestellt werden können. Ist die im Formular eingestellt Speicherdauer für Daten überschritten, so werden die Daten automatisch gelöscht. Dabei wird jeder Datensatz nach der eingestellten Anzahl an Tagen gelöscht, es kann also sein, dass neuere Datensätze erhalten bleiben, während alte Datensätze bereits gelöscht wurden.
Zugriffsrechte für Daten eines Formulars erhalten
Wird ein Formular erstellt, so erhält die erstellende Person automatisch die Berechtigung, die Daten einzusehen. Sollen weitere Personen das Recht erhalten, die Daten eines Formulars einzusehen, so müssen diese von den jeweiligen Webkit-Admins ihrer Einrichtung in die Liste der berechtigten Personen eingetragen werden. Dies erfolgt unter Privatsphären- und Dateneinstellungen im Bereich Personen mit Zugriffsrecht auf abgesendete Daten.