Webkit Inhaltselement Formulare

Inhaltsbereich

Außerdem enthält ein Formular einen Inhaltsbereich, in dem wie beispielsweise auf Seiten auch verschiedene Felder und Paragraphen hinzugefügt werden können, die im Frontend in der im Backend angegebenen Reihenfolge angezeigt werden. 

Formularfelder

Die Formularfelder umfassen die Felder, in die Besucher:innen ihre eigenen Daten eingeben können. Im folgenden werden die Formularfelder einzeln besprochen. Grundsätzlich kann jedoch bei den meisten Felder ausgewählt werden, ob ein Feld erforderlich ist. Wurde ein Feld als erforderlich markiert, so kann das Formular nicht abgesendet werden, solange das Feld keine Eingabe enthält. Die meisten Formularfelder verfügen über ein Feld namens Titel, darin kann angeben werden, wie das Formularfeld im Frontend beschriftet sein soll.
Außerdem bieten die meisten Formularfelder die Möglichkeit, Zusätzliche Informationen für die Besucher:innen zu platzieren. Diese Informationen werden unterhalb der von den Besucher:innen auszufüllenden Felder angezeigt.

1. Kurzer Text
Dieses Feld ist vorgesehen für kurze Freitexte der Besucher:innen, es bietet Platz für eine Textzeile. Hier können beispielsweise Adressen oder andere kurze Informationen abgefragt werden.

2. Vor- und Nachname
Wird dieses Feld einem Formular hinzugefügt, so erscheinen im Frontend automatisch drei Felder für Anrede, Vorname und Nachname. Diese können ebenfalls frei befüllt werden.

3. E-Mail-Adresse
Die Eingaben in diesem Feld werden automatisch auf Gültigkeit überprüft, und nur gültige Adressen werden zugelassen. Gültig ist eine Adresse, sobald sie das richtige Format hat (Lokalteil@Domänenteil) und über eine Top-Level-Domain verfügt. Ob die Adresse tatsächlich existiert, kann vom Webkit nicht geprüft werden.

4. Telefonnummer
Auch die Eingaben dieses Feldes werden auf Plausibilität getestet (es wurden mindestens 5 Zahlen eingegeben), aber selbstverständlich ebenso nicht auf die Richtigkeit der Eingabe. Zusätzliche nicht benötigte Informationen wie Klammern, Satzzeichen etc. werden nicht aus dem Feld gelöscht, um die Eingabe in verschiedenen Formaten zu ermöglichen.

5. Zahl
Diese Feld ermöglicht die Abfrage einer Zahl, es können Zahlen im Freitext, allerdings keine Buchstaben oder sonstigen Zeichen eingetragen werden.

6. Überschrift
In diesem Feld können Sie Zwischenüberschriften einfügen, die den Besucher:innen an der entsprechenden Position angezeigt werden. Die Überschrift hat dabei automatisch einen gewissen Abstand zu den Feldern darüber. Die Besucher:innen selbst können keine Daten in dieses Feld eingeben. 

7. Dropdown Auswahl
In diesem Feld werden Antwortmöglichkeiten vorformuliert, aus denen die Besucher:innen eine Option auswählen können. Die Anzahl der Optionen ist dabei nicht begrenzt, sollte sich aber in einem sinnvollen Rahmen bewegen.

8. Checkboxen
In diesem Feld können ebenfalls Antwortmöglichkeiten vorformuliert werden, die allerdings alle nebeneinander bzw. bei langen Texten untereinander im Formular angezeigt werden (es gibt keine Drop-Down Auswahl). Außerdem können die Besucher:innen daraus beliebig viele Optionen auswählen. Auch hier ist die Anzahl der Antwortoptionen anpassbar.

9. Radio Buttons
Die Radio Buttons funktionieren ähnlich wie Checkboxen, allerdings kann und muss genau eine Option ausgewählt werden. Die erste Antwortoption ist dabei auch die voreingestellte Auswahl und es ist nicht möglich, alle Optionen abzuwählen.

Reguläre Paragraphen

Die unter Reguläre Paragraphen auswählbaren Elemente sind die Paragraphen Text, Bild, Tabelle, Downloads und Video, die bereits vom Erstellen von Seiten bekannt sind. In diesen Paragraphen können Informationen für die Nutzer:innen des Formulars platziert werden. Dies ist an jeder Stelle des Formulars möglich, sollte jedoch nur eingesetzt werden, wenn die Informationen genau an der entsprechenden Stelle beim Ausfüllen des Formulars relevant sind.

Privatsphären- und Dateneinstellungen

Für im Webkit erhobene Daten gelten strenge Richtlinien, um die Privatsphäre und Sicherheit der persönlichen Informationen von Personen gemäß der DS-GVO zu schützen. Im universitären Kontext sollen diese Regeln vor allem das Recht auf informationelle Selbstbestimmung sowie die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens gewährleisten und Datenlecks verhindern.

Aus diesem Grund müssen im Bereich Privatsphären- und Dateneinstellungen genaue Informationen zur Datenspeicherung und -löschung bereitgestellt werden. Diese werden im Frontend am Ende des Formulars als Datenschutzbedingungen angezeigt, sodass Besucher:innen die spezifische Verwendung ihrer eingegebenen Daten nachvollziehen können. Grundsätzlich dürfen nur Daten erhoben werden, die für den Einsatzzweck des Formulars erforderlich sind, jegliche Abfrage weiterer, nicht unmittelbar relevanter Informationen ist zu unterlassen.

Zu beachten ist außerdem, dass zur Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage definieren ist. Dafür muss mindestens einer der aufgelisteten Anwendungsfälle zutreffend sein:

• Öffentliche Aufgabe:
  Mit dem Formular sollen Daten erhoben werden, die für die Erfüllung einer Aufgabe benötigt werden, die im öffentlichen Interesse liegt. Beispiele dafür sind Immatrikulation, Prüfungsanmeldung, Studienberatung, Bibliothek, Studierendenverwaltung und kostenlose universitäre Veranstaltungen.
• Vertragserfüllung:
  Die erhobenen Daten sind zur Erfüllung eines Vertrages bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Beispiele sind Kostenpflichtige Weiterbildungen, Konferenzteilnahme mit Gebühr, Bestellungen, Mietverträge (z.B. Wohnheim)
• Marketing:
  Sollen mithilfe der erhobenen Daten Marketingmaßnahmen erfolgen, so erfordert dies die explizite Einwilligung der Nutzer:innen eines Formulars. Diese Einwilligung ist mit einer eigenen Checkbox im Formular einzuholen, das entsprechend benannt werden sollte. Beispiele für Marketingzwecke sind Newsletter, Fundraising, Spenden, Werbung, Alumni-Marketing, Foto-/Videoaufnahmen.
• Rechtliche Verpflichtung
  Unterliegen die Verantwortlichen für ein Formular einer gesetzlichen Pflicht, so ist die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ohne explizite Einwilligung der Betroffenen erforderlich. Beispiele dafür sind steuerliche Dokumentation bei Spenden (Zuwendungsbestätigungen), Aufbewahrungspflichten sowie Meldepflichten gegenüber Behörden.
• Beschäftigtendaten:
  Personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses dürfen verarbeitet werden, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Beispiele hierfür sind Bewerbungsformulare, Personalverwaltung oder interne Stellenausschreibungen.
• Berechtigtes Interesse:
  Der Begriff des Interesses ist bewusst weit gefasst und beinhaltet damit jedes rechtliche, tatsächliche, ideelle oder wirtschaftliche Interesse. Der Zusatz berechtigt beschränkt diese auf nicht strafrechtlich oder anderweitig verbotene Interesse. Aus diesem Grund muss die Einwilligung zur Datenverarbeitung im Formular selbst über eine eigene Checkbox mit entsprechender genauer Beschreibung des Interesses eingeholt werden.
• Besondere Datenkategorien:
  Diese Rechtsgrundlage ermöglicht die Verarbeitung besonders sensibler Daten wie Gesundheitsdaten o.Ä. Die ausdrückliche Einwilligung im Formular über eine eigene Checkbox ist dabei verpflichtend, die Informationen über die jeweils gesammelten Daten sollte so genau wie möglich in der Beschreibung der Checkbox erfolgen.

Zusätzlich muss für jedes Formular ein Formularzweck angegeben werden. Dieser sollte stets mit dem Wort “Für” beginnen, damit er im Frontend im Textkontext Sinn ergibt. Für einige häufige Anwendungsfälle wurden bereits Eingaben formuliert, diese können durch Auswahl des entsprechenden Standardzwecks automatisch in das Feld Formularzweck eingetragen und bei Bedarf anschließend angepasst werden.

Ebenso ist es erforderlich, alle Empfänger der Daten anzugeben, sofern diese per Email weitergeleitet werden sollen. Dabei sind externe Empfänger mit vollständigem Namen und Adresse zu benennen, im Falle von Firmen o.Ä. zumindest mit Firmennamen und Firmensitz. Handelt es sich um universitäre Mitglieder, sollte deren Einrichtung und Abteilung angegeben werden. Namen einzelner Personen sollten nur nach Abstimmung eingetragen werden. Werden die Daten an mehrere Empfänger weitergeleitet, sollten alle Empfänger entsprechend angegeben werden.

Außerdem ist explizit anzugeben, ob eine Datenübermittlung an Drittländer stattfindet, und falls ja, an welche Länder genau.

Weitere Rechte zu Auskunft, Übertragung und Löschung personenbezogener Daten sowie Informationen über das Widerspruchsrecht werden im Backend zur Information angezeigt, sind aber standardmäßig aktiviert und können nicht deaktiviert werden. Im Frontend werden sie automatisch bei jedem Formular angezeigt.

Webkit-Admins können außerdem in den Einstellungen weitere Personen mit Zugriffsrecht auf abgesendete Daten festlegen. Dies geschieht über den Button Weiteres Element hinzufügen und die Eingabe bzw. Auswahl der entsprechenden Person, diese muss bereits über Rechte im jeweiligen Webkit verfügen. Grundsätzlich muss immer mindestens eine Person eingetragen sein, ansonsten lässt sich das Formular nicht speichern. Standardmäßig handelt es sich dabei um die Person, die das Formular erstellt hat. Sollen weitere Personen hinzugefügt werden, muss das beim jeweiligen Webkit-Admin der Einrichtung beantragt werden.

Innerhalb der Einstellungen kann zudem die Weiterleitung oder Speicherung von abgesendeten Daten spezifiziert werden. Standardmäßig werden die Daten nur im Webkit gespeichert und können von den oben beschriebenen Personen mit Zugriffsrecht im Webkit angesehen, verwaltet und im csv-Format heruntergeladen werden. Achtung: Wird der Haken der Speicherung der Daten im Webkit deaktiviert, kann nicht auf die Daten im Webkit zugegriffen werden. 
Zusätzlich ist es möglich, den Versand der Daten an alle Personen mit Zugriffsrechten per Mail zu aktivieren. Wird diese Option aktiviert, so erscheint ein zusätzlicher Eintrag in den Datenschutzbestimmungen.

Außerdem muss eine Regel für das automatische Löschen von Einträgen angegeben werden. Es gibt zwei Optionen, die standardmäßig hinterlegte Option ist das Löschen von einzelnen Einträgen nach einer bestimmten Zeit, die im Feld Löschfrist in Tagen nach Eintragung definiert werden kann. Alle Datensätze, die älter als die entsprechende Löschfrist sind, werden automatisch aus dem Webkit gelöscht, alle jüngeren bleiben erhalten. Voreingestellt sind dabei 90 Tage, dies kann aber flexibel angepasst werden. 
Bei Auswahl der Option Löschen aller Einträge an einem spezifischen Datum werden alle Datensätze am entsprechend angegebenen Datum gelöscht, unabhängig davon, wann sie abgesendet wurden.

Die Speicherdauer wird im Frontend am Ende jedes Formulars angezeigt. 
Achtung: Die Speicherdauer betrifft nur die Speicherung der Daten im Webkit, sollte der E-Mail-Versand der Daten aktiviert sein, so können selbstverständlich keine versendeten E-Mails gelöscht werden. Dies muss manuell erfolgen. Ebenso müssen natürlich auch lokal auf dem Rechner gespeicherte Dateien gelöscht werden, die Daten aus dem Formular enthalten. 

Ebenso kann in den Formulareinstellungen der Versand einer automatisch generierten Bestätigungsmail über den Schieberegler Bestätigungsmail versenden (de-)aktiviert werden. Der Text der Bestätigungsmail enthält dabei automatisch Informationen über das Formular und alle gesendeten Daten sowie Kontaktinformationen der für das Formular verantwortlichen Stelle. Diese Kontaktinformationen müssen im Feld Kontaktinformationen für die Bestätigungsmail hinterlegt werden, sofern der Versand einer Bestätigungsmail aktiviert wurde. Die Angabe der Kontaktinformationen sollte dabei alle Informationen umfassen, die die Absendenden der Daten benötigen, um die zuständige Stelle bei Fragen oder Anliegen rund um das entsprechende Formular zu erreichen. Handelt es sich nicht um eine konkrete Person, sondern eine Abteilung o.Ä., so sollten entsprechende Informationen eingetragen werden. 

Außerdem gibt es noch die Möglichkeit, im Bereich Einstellungen zum Schließen des Formulars das Formular automatisch nach einer zu definierenden maximalen Anzahl an abgesendeten Daten bzw. zu einem definierten Datum zu schließen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Veranstaltungen an einem bestimmten Tag stattfinden oder eine maximale Anzahl an Teilnehmenden haben. Standardmäßig sind beide Felder leer, können aber angepasst werden.

Gezählt werden die im Webkit im Reiter Daten gespeicherten Dateneinträge (mehr dazu unter Formulardaten). Achtung: Es werden alle Einträge mitgezählt, selbst wenn Personen ihre Daten aus Versehen mehrfach absenden. Darum sollten die Daten des Formulars im Webkit regelmäßig auf Plausibilität geprüft und bei Bedarf aus dem Webkit gelöscht werden.

Wurde nachträglich etwas an den Formularfeldern verändert, so kommt folgendes Verhalten der Formulare zum Tragen: 
Wurde ein Formularfeld gelöscht, so bleibt die Spalte trotzdem in der tabellarischen Übersicht erhalten, und alle vorher gesendeten Datensätze haben dort die entsprechenden Einträge. Später gesendete Datensätze haben keinen Eintrag in der Spalte. 
Wurde ein neues Formularfeld hinzugefügt, so wird eine neue Spalte eingefügt. Alle Daten, die zuvor abgesendet wurden, haben in diesem Feld keinen Eintrag. Dies geschieht auch, falls ein Feld denselben Namen wie ein Feld trägt, das zuvor gelöscht wurde. In diesem Fall bleiben trotzdem zwei gleich benannte Spalten in der Tabelle, die Daten stehen jeweils entweder in der Spalte des alten oder des neuen Feldes.

Zugriffsrechte für Daten eines Formulars erhalten

Wird ein Formular erstellt, so erhält die erstellende Person automatisch die Berechtigung, die Daten einzusehen. Sollen weitere Personen das Recht erhalten, die Daten eines Formulars einzusehen, so müssen diese von den jeweiligen Webkit-Admins ihrer Einrichtung in die Liste der berechtigten Personen eingetragen werden. Dies erfolgt unter Privatsphären- und Dateneinstellungen im Bereich Personen mit Zugriffsrecht auf abgesendete Daten.

Dies erfolgt im Reiter Daten, sollte jedoch mit entsprechender Vorsicht geschehen, da gelöschte Daten nicht mehr hergestellt werden können. Ist die im Formular eingestellt Speicherdauer für Daten überschritten, so werden die Daten automatisch gelöscht. Dabei wird jeder Datensatz nach der eingestellten Anzahl an Tagen gelöscht, es kann also sein, dass neuere Datensätze erhalten bleiben, während alte Datensätze bereits gelöscht wurden.