ERASMUS Incoming - FormalitätenStudium und Immatrikulation

Anmeldung, Zulassung und Immatrikulation

1. Schritt: Anmeldung

ERASMUS-Studierende sollen nach dem Auswahlverfahren von den Fachkoordinatoren der Heimatuniversität sowohl bei den Fachkoordinatoren als auch beim Akademischen Auslandsamt der Universität Heidelberg angemeldet werden.

Nachdem wir diese Nominierung erhalten haben, wird unser ERASMUS-Büro per E-Mail allgemeine Informationen und den Antrag auf Zulassung als Programmstudent (Application for Admission as an Exchange Student) an die Gaststudierenden schicken. Die Studierenden werden gebeten, den Antrag auszufüllen und an uns zurückzuschicken. Ungefähr 2 Monate bevor die Gaststudierenden nach Heidelberg kommen, werden wir per Post den Zulassungsbescheid (Letter of Admission) und weitere wichtige Informationen zur Einschreibung, Unterbringung, Einführungswoche usw. zusenden.

2. Schritt: Zulassung

Der Zulassungsbescheid ist die Berechtigung, sich für das/den beantragte(n) Studienfach bzw. Studiengang an der Universität zu immatrikulieren. Er ist ein EDV-Ausdruck, auf dem Ihre persönlichen Studentendaten sowie das Studienfach oder die Studienfachkombination vermerkt sind.

3. Schritt:  Immatrikulation

Für die Immatrikulation müssen Studierende persönlich im Akademischen Auslandsamt innerhalb der Immatrikulationsfrist erscheinen (siehe auch Zulassungsbescheid). Dazu werden folgende Unterlagen benötigt:

  • Zulassungsbescheid
  • Reisepass oder Personalausweis
  • Formular über die Befreiung von der deutschen Krankenversicherungspflicht

Wichtig: Die Immatrikulation wird erst nach Eingang der Zahlung vollzogen. Studierende sollten sich die Einzahlung quittieren lassen und diese Quittung sorgfältig aufbewahren. Sie wird z.B. beim Kauf des Semestertickets benötigt. Mit der Immatrikulation als ERASMUS-Austauschstudent wird eine auf ein bis zwei Semester befristete Mitgliedschaft der Universität Heidelberg erworben.

Beiträge für das Studentenwerk

Alle Studenten, also auch Austauschstudenten, müssen einen Sozialbeitrag an das Studentenwerk zahlen. Zur Zeit beträgt die Höhe des Beitrages 69,80 € pro Semester. Bei diesem Beitrag für das Studentenwerk handelt es sich nicht um eine Studiengebühr, sondern um eine Gebühr, die zur Deckung der Kosten für die sozialen Einrichtungen des Studentenwerks (Mensa, Haus der Studierenden, Semesterticket, Internet-Cafés, Kinderbetreuung, Versicherung für Unfälle auf dem Unigelände, kostenfreie Beratungsdienste etc.) dient.

Bei der Immatrikulation wird ihnen ein Vordruck ausgehändigt, der für die Einzahlung des Beitrags bei allen Banken und Postämtern bestimmt ist. Es ist notwendig den Vordruck zu verwenden, da er bereits die zugeteilte Matrikelnummer enthält.

Erforderliche Dokumente

Learning Agreement

Im Learning Agreement vereinbaren die Studierenden mit ihrer Heimatuniversität und den Fachkoordinatoren der Universität Heidelberg ihren Studienplan für den Aufenthalt in Heidelberg. Eine Gesamtübersicht über das Veranstaltungsangebot aller Fakultäten ist im allgemeinen Vorlesungsverzeichnis der Universität zu finden.

Die einzelnen Institute geben zumeist auch Kommentierte Vorlesungsverzeichnisse heraus, in denen alle angebotenen Lehrveranstaltungen mit ausführlichen Beschreibungen inklusive Literaturliste aufgeführt sind. Die Kommentierten Vorlesungsverzeichnisse sind besonders hilfreich für die Absprache der Lehrveranstaltungen und die Einschätzung der Kreditpunkte. Sie sind bei den Instituten bzw. über die Fachkoordinatoren zu erhalten, teilweise auch direkt im Internet über die Homepages der Fachbereiche.

Transcript of Records

Am Ende des Studienaufenthaltes können sich Gaststudierende die erworbenen Studienleistungen an der Universität Heidelberg in einem Transcript of Records bescheinigen lassen. In diesem Dokument listen die Studierenden die besuchten Veranstaltungen auf. Der Fachkoordinator wird nach Vorlage der Leistungsnachweise (Scheine) das Dokument abzeichnen.