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ERASMUS Incoming - FormalitätenStudium und Immatrikulation

Nominierung, Anmeldung, Zulassung und Immatrikulation

 

1.    Schritt: Nominierung durch die Partneruniversität

Wenn Sie als ERASMUS-Student*In an der Universität Heidelberg studieren wollen, müssen Sie von Ihrer Heimatuniversität bei uns für einen ERASMUS-Austausch nominiert werden.

Das Auswahlverfahren übernehmen die Fachkoordinator*Innen Ihrer Heimatuniversität, die Sie gemäß der geltenden inter-institutionellen Erasmus-Verträgen bis zur Frist (15.5. für das Wintersemester und 15.11. für das Sommersemester) bei uns nominieren.

2.    Schritt: Anmeldung in Mobility-Online

Nachdem wir Ihre Nominierung erhalten haben, wird Ihnen unser ERASMUS-Büro per E-Mail die Links zur Anmeldung in unserem Bewerbungsportal Mobility-Online zusenden:

a)       Sie werden gebeten, ein Online-Formular auszufüllen und Ihr persönliches Mobility-Online Konto zu erstellen.

b)      Nachdem Sie sich mit Ihrem neuen Passwort in Mobility-Online eingeloggt und das Online-Formular vervollständigt haben, können Sie den „Antrag auf Zulassung und Immatrikulation“ von Mobility-Online herunterladen.

c)       Diesen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Antrag müssen Sie in Ihrem Mobility-Online Konto wieder hochladen.

d)      Zusätzlich müssen Sie Ihr Passfoto hochladen.

Die Frist für die Vervollständigung Ihrer Mobility-Anmeldung ist der 15.6. für das Wintersemester und der 15.12. für das Sommersemester.

In separaten E-Mails bekommen Sie nähere Informationen zu Unterbringungsmöglichkeiten und dem vorbereitenden Deutschkurs.

3.   Schritt: Zulassung

Nach Ihrer Anmeldung in Mobility-Online werden Ihre Daten von uns überprüft.

Wenn alle Daten korrekt sind, wird Ihnen das Portal Mobility-Online den Zulassungsbescheid automatisch ausstellen. Sie bekommen dazu eine automatische E-Mail mit einer Benachrichtigung, dass Ihr Zulassungsbescheid zum Herunterladen bereit ist. 

Der Zulassungsbescheid ist die Berechtigung, sich für das/den beantragte(n) Studienfach bzw. Studiengang an der Universität zu immatrikulieren. Er ist ein EDV-Ausdruck, auf dem Ihre persönlichen Studentendaten sowie das Studienfach oder die Studienfachkombination vermerkt sind. Er wird in der Regel nur zu einem konkreten Semester ausgestellt, in dem Sie Ihr Studium an der Universität anfangen. 

Eine Bescheinigung mit konkreten Daten Ihrer Mobilität (zum Bsp. für Visumszwecke) wird Ihnen von unserem ERASMUS-Büro auf Anfrage ausgestellt.

4.  Immatrikulation

Die Immatrikulation ist die Einschreibung in einen bestimmten Studiengang an der Universität. Für die Immatrikulation müssen Sie in Heidelberg nicht persönlich anwesend sein.

Ungefähr einen Monat vor dem offiziellen Semesteranfang erhalten Sie per Mobility-Online wichtige Informationen zu Ihrer Immatrikulation in Form von PDF-Dateien, die Sie selbst herunterladen können:

  • Eine dieser Dateien, die „enrolment note“, beinhaltet Ihre persönliche Matrikelnummer sowie auch die detaillierten Informationen zur Überweisung des Semesterbeitrags.
  • Die andere ist ein Passwortbrief, in dem Ihr einmaliges Passwort zum Aktivieren Ihres LSF-Kontos steht. Ab diesem Punkt können Sie das LSF (Lehre-Studium-Forschung), ein zentrales Informationssystem der Universität, nutzen (zum Bsp. zur Kursanmeldung).

Darüber hinaus bekommen Sie per E-Mail weitere Informationen von unserem ERASMUS-Büro. In dieser E-Mail wird unter anderem erklärt, wie Sie Ihren Studierendenausweis erhalten.

Um Ihren Studierendenausweis zu erhalten, müssen Sie folgende Unterlagen bei der Studierendenadministration „Team Internationale Studierende“ einreichen: 

  • Krankenversicherungsnachweis

Der Krankenversicherungsnachweis wird im elektronischen Meldeverfahren übermittelt. Sie müssen selbst eine deutsche gesetzliche Krankenkasse Ihrer Wahl kontaktieren und Ihre bereits abgeschlossene Krankenversicherung oder Ihre gültige EHIC/GHIC-Karte vorweisen. Wenn Sie mit der gesetzlichen Krankenkasse in Kontakt treten, beantragen Sie bitte die elektronische Übermittlung Ihres Krankenversicherungsstatus „Meldung M10“ an die Universität Heidelberg.

  • Informationen zu Ihrer Adresse in Heidelberg (zum Bsp. eine Kopie der Seite Ihres Mietvertrags, die Ihre Adresse zeigt)
  • Kopie des Reisepasses oder des Personalausweises (bei EU-Bürgern)

Ihre Adresse und die Kopie Ihres Reisepasses müssen Sie postalisch einreichen, bzw. in den Briefkasten des Gebäudes der Studierendenadministration (Seminarstraße 2, adressiert an „Team Internationale Studierende“) einwerfen.

Erst nachdem die Studierendenadministration „Team Internationale Studierende“ alle erforderlichen Dokumente von Ihnen erhalten hat und die Daten verarbeitet wurden, werden Sie kontaktiert, um Ihren Studierendenausweis abzuholen. Falls Sie den Studierendenausweis lieber postalisch zugeschickt bekommen möchten, vermerken Sie das bitte bei der Abgabe Ihrer Dokumente.

Wichtig: Die Immatrikulation wird erst nach Eingang der Zahlung des Semesterbeitrags und dem Einreichen der oben erläuterten Unterlagen (Pass- bzw. Ausweiskopie und Meldung der Krankenversicherung) vollzogen. Mit der Immatrikulation als ERASMUS-Austauschstudent*In wird eine auf ein bis zwei Semester befristete Mitgliedschaft der Universität Heidelberg erworben.

 

Beiträge für das Studierendenwerk

Alle Studierenden, also auch Austauschstudierende, müssen einen Sozialbeitrag an das Studierendenwerk zahlen. Zurzeit beträgt die Höhe des Beitrages 101,80 € pro Semester. Bei diesem Beitrag für das Studierendenwerk handelt es sich nicht um eine Studiengebühr, sondern um eine Gebühr, die zur Deckung der Kosten für die sozialen Einrichtungen des Studierendenwerks (Mensa, Semesterticket, Internet-Cafés, Kinderbetreuung, Versicherung für Unfälle auf dem Unigelände, kostenfreie Beratungsdienste etc.) dient.

Erforderliche Dokumente

Learning Agreement

Im Learning Agreement vereinbaren Sie mit Ihrer Heimatuniversität und den Fachkoordinator*Innen der Universität Heidelberg Ihren Studienplan für den Aufenthalt in Heidelberg. Deshalb muss das Learning Agreement von Ihrem/Ihrer ERASMUS-Fachkoordinator*In unterschrieben werden (und nicht von der ERASMUS-Hochschulkoordinatorin). Eine Gesamtübersicht über das Veranstaltungsangebot aller Fakultäten ist im allgemeinen Vorlesungsverzeichnis der Universität zu finden.

Die einzelnen Institute geben zumeist auch Kommentierte Vorlesungsverzeichnisse heraus, in denen alle angebotenen Lehrveranstaltungen mit ausführlichen Beschreibungen inklusive Literaturliste aufgeführt sind. Die Kommentierten Vorlesungsverzeichnisse sind besonders hilfreich für die Absprache der Lehrveranstaltungen und die Einschätzung der Leistungspunkte. Sie sind bei den Instituten bzw. über die Fachkoordinatoren zu erhalten, teilweise auch direkt im Internet über die Homepages der Fachbereiche.

Transcript of Records

Am Ende des Studienaufenthaltes können sich Gaststudierende die erworbenen Studienleistungen an der Universität Heidelberg in einem Transcript of Records bescheinigen lassen. In diesem Dokument listen die Studierenden die besuchten Veranstaltungen auf. Der/die ERASMUS-Fachkoordinator*In wird nach Vorlage der Leistungsnachweise (Scheine) das Dokument abzeichnen.