Dienstreisen

Definition

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind; die Anordnung bzw. Genehmigung bedarf hierfür nicht der Schriftform.
 

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Sie dürfen erst dann angetreten werden, wenn sie zuvor schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. Werden Dienstreisen ohne schriftliche Genehmigung oder Anordnung angetreten, kann dies zum Verlust von Ansprüchen bei Dienst- oder Arbeitsunfällen führen.

Dienstreisen sollen nur dann durchgeführt werden, wenn eine kostengünstigere Art der Erledigung des Dienstgeschäftes nicht möglich oder sinnvoll ist. Kostengünstigere Arten sind insbesondere die Teilnahme an Veranstaltungen in Online- oder Hybridform.

Wichtig:

Ausschlussfrist

Reisekostenabrechnugen aller Art (inkl. Abrechnung der BahnCard) müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Beschäftigungsbehörde (Universitätsverwaltung, Abt. 5.1) vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.

Wichtige Informationen

Dienstreisegenehmigung

Fahrtkostenerstattung

Tage- und Übernachtungsgeld / Hotelkosten

Auslandsreisen

Nebenkosten

Checkliste für die Abrechnung von Dienstreisen

Bahncard

Zuständigkeiten

Informationen zu Dienstreisen und Abrechnungen

Dienstreisegenehmigung

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Die Dienstreise muss grundsätzlich vor Antritt vom/von der Vorgesetzten schriftlich genehmigt/angeordnet werden.
-> Vordruck: Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise finden Sie bei den Formularen unter diesem Link

• Reisekostenrechtliche Prinzipien, die anschließend die Reisekostenabrechnung erleichtern (die schriftliche Genehmigung ist Grundlage für die Berechnung der Reisekostenvergütung und muss der Abrechnung im Original beigefügt werden), können somit schon vor Antritt einer Dienstreise geprüft und festgelegt werden.
• Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z. B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge nach einem Unfall während einer Dienstreise usw.).
• Der/Die Vorgesetzte hat die Notwendigkeit einer Dienstreise unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel zu prüfen und darauf zu achten, dass bei Reisen ins außereuropäische Ausland die anwendbaren nationalen und internationalen Exportkontrollvorschriften eingehalten werden. Das Gebot der Sparsamkeit hat sowohl der Dienstreisende als auch der/die Vorgesetzte zu beachten.
• Dazu gehört auch, dass der Antritt und die Beendigung der Dienstreise an der Wohnung oder der Dienststelle grundsätzlich nach diesem Grundsatz zu bestimmen ist. Der/Die Vorgesetzte kann hierzu eine Anordnung treffen. (Es handelt sich um die Wohnung, von der aus der Bedienstete regelmäßig seiner dienstlichen Tätigkeit nachgeht, ein zweiter Wohnsitz, z.B. Familienwohnsitz bleibt unberücksichtigt.)
• Die Anordnung/Genehmigung einer Dienstreise muss der Reisekostenabteilung mit der Reisekostenabrechnung vorgelegt werden.
• Eine pauschale Genehmigung für Dienstreisen ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Sie darf nur an Dienstreisende erteilt werden, die Dienstgeschäfte bestimmter Art an denselben auswärtigen Geschäftsort oder Bezirk über einen längeren Zeitraum hinweg zu erledigen haben.
• Für Externe ohne Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis zur Universität Heidelberg ist keine Genehmigung erforderlich. Ein Einladungsschreiben oder ähnliches sowie eine Bestätigung des Instituts zur Kostenübernahme ist ausreichend. Auch hier ist der Sparsamkeitsgrundsatz nach § 3 LRKG zu beachten.

Beförderungsmittel

Der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln sollte der Vorzug gegeben werden. Aus Sicht des Reisekostenrechts ist die Wahl des Beförderungsmittels zwar freigestellt, doch bleibt es dem Dienstvorgesetzten vorbehalten die Benutzung eines bestimmten Beförderungsmittels anzuordnen.

Privatfahrzeug

Bei Benutzung eines Privatfahrzeugs wird als Auslage eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent/km gewährt. Für Fahrten, die von den Dienstreisenden mit einem Fahrrad, E-Bike oder Pedelec zurückgelegt wurden, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 25 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt.

Bahnfahrten

Es werden die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet.

Bei der Buchung von Bahnreisen bestehen folgende Möglichkeiten:
a) Direktkauf am Schalter, Automaten oder online über die Homepage der Deutschen Bahn (Vorkasse)
b) Onlinebuchung über Geschäftskundenportal der Deutschen Bahn (Die Anmeldung zum Onlineportal erfolgt durch eine formlose E-Mail an die Reisekostenstelle.)
c) Buchungen über GTB Deutschland GmbH DER Business Travel auf Rechnung (Sonderkonditionen)

Deutschlandticket

Die Kosten für das Deutschlandticket können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich in der Summe mehrerer Dienstreisen im monatlichen Geltungszeitraum vollständig amortisiert haben. Eine teilweise Erstattung der für das Deutschlandticket entstandenen Kosten (wenn z.B. nur eine Fahrt im Monat zu einem Preis von 10 EUR durchgeführt wird) ist nicht möglich.

Taxi (sh. Nebenkosten)

Flugzeug

Durch das am 15. Oktober 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Weiterentwicklung des Klimaschutzes in Baden-Württemberg wurde eine Ausgleichszahlung für alle dienstlich notwendigen Flugreisen verpflichtend eingeführt. Dies gilt auch für Flüge, die bei Projekten aus Drittmitteln gezahlt werden, sofern Vorgaben der Drittmittelgeber einer entsprechenden Verwendung nicht entgegenstehen. Um die Berechnung der Augleichsabgabe (Klimaabgabe) sicherstellen zu können, wird vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst dringend empfohlen alle In- und Auslandsflüge über das Vertragsreisebüro des Landes Baden-Württemberg, GTB Deutschland GmbH DER Business Travel, gebucht werden.

Kosten für die Benutzung eines Flugzeuges können erstattet werden, wenn die Benutzung dieses Beförderungsmittels aus besonderen dienstlichen Gründen erforderlich ist. Erstattungsfähig sind nur die Flugkosten der niedrigsten Klasse. Zusätzliche Kosten wie Sitzplatzreservierungen, Upgrades oder Versicherungen sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Inlandsflüge sind immer zu begründen.

Bitte beachten Sie, dass innerdeutsche Flüge aus Klimaschutzgründen vermieden werden sollen.

Mit dem Antrag auf Reisekostenerstattung sind immer die Original-Flugtickets bzw. die Boarding Card oder bei Internetbuchungen ein entsprechender Ausdruck der Buchung beizufügen.

Tage- und Übernachtungsgeld / Hotelkosten

Das Tage- und Übernachtungsgeld für Reisen innerhalb Deutschlands wird nach folgenden Sätzen berechnet:

Tagegeld:

• bei einer Abwesenheit von 24 Std. am Kalendertag: 24 Euro
• bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Std., aber mehr als 14 Std. am Kalendertag: 12 Euro
• bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Std., aber mehr als 8 Std. am Kalendertag: 6 Euro

Übernachtungsgeld und Hotelkosten:
Bei einer notwendigen Übernachtung wird eine Pauschale von 20 Euro gewährt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher, werden Sie erstattet (=Mehrbetrag zum Übernachtungsgeld), soweit sie unvermeidbar waren. Die Höhe der Hotelkosten ist dabei immer zu begründen. Handelt es sich bei den Hotelkosten um reine Übernachtungskosten (ohne Frühstück), ist dies unbedingt auf dem Beleg zu vermerken.

Das Land Baden-Württemberg hat eine Liste der Hotels (bundesweit) zur Verfügung gestellt, bei denen für dienstliche Übernachtungen Sonderkonditionen ausgehandelt wurden. Diese Hotelliste kann beim zuständigen Sachbearbeiter angefragt werden. Bitte beachten Sie, die Hotelliste darf ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden.

Übernachtungssteuer / City Tax / Tourismustaxe

Die sogenannte Übernachtungssteuer zählt grundsätzlich nicht zu den erstattungsfähigen Nebenkosten, sofern diese Kosten vermeidbar und somit nicht notwendig i.S.d. § 14 LRKG i.V.m. § 3 LRKG sind.

Einige Länder und Städte erheben eine Übernachtungssteuer für entgeltliche Übernachtungen. Von dieser Besteuerung sind Geschäftsreisende oftmals ausgenommen, müssen jedoch den beruflichen Reisezweck nachweisen können. In der Regel ist der berufliche Aufwand durch den Übernachtungsgast glaubhaft zu machen. Diese "Glaubhaftmachung" sollte unproblematisch sein, sofern die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt wird, die Rechnung unmittelbar durch den Arbeitgeber bezahlt wird oder die Buchung unmittelbar durch den Arbeitgeber erfolgt. Eventuell ist aber auch eine Bescheinigung des Arbeitgebers oder eine Eigenbestätigung des Übernachtungsgastes erforderlich.

Weitere Informationen zur Besteuerung sowie notwendige Formulare (Eigenbestätigung, Arbeitsgeberbescheinigung) sind über die jeweiligen Städte, Länder oder Beherbergungsbetriebe zu erhalten.
Beispiele:
Berlin, Hamburg
 

Auslandsreisen:

Grundsätzlich sollten sich Reisende an den Vorsichtsmaßnahmen und aktuellen Sicherheitshinweisen des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts und der Weltgesundheitsorganisation orientieren. Dienstreisen ins Ausland können in der Regel nur für jene Länder genehmigt werden, für die keine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes vorliegt.

Bei Auslandsdienstreisen werden Pauschbeträge gezahlt, die auf Grund von Erhebungen durch allgemeine Verwaltungsvorschriften nach § 16 des Bundesreisekostengesetzes festgelegt werden. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung des Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeldes. Das Auslandstagegeld wird wie das Inlandstagegeld nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt.

Reisen in Staaten außerhalb der EU unterliegen exportkontrollrechtlichen Beschränkungen. Bitte überprüfen Sie im Vorfeld ob Verbote, Genehmigungs- oder Anzeigepflichten bestehen. Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Stabsstelle Exportkontrolle.

Die EU-Regelungen schreiben für Dienstreisen in das europäische Ausland vor eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Anders verhält es sich, wenn Beschäftigte in sog. Drittländern (z. B. USA oder China) oder im "vertragslosen Ausland" (z. B. Mexico oder Indonesien) im Rahmen einer Dienstreise tätig werden. Auf der Internetseite der DVKA stehen für die jeweiligen Drittländer eigene Anträge bzw. Fragebögen als Online- oder Druckversion zur Verfügung.

Nebenkosten

Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht als Fahrkosten, Tagegelder, Übernachtungsgelder zu erstatten sind, werden bei Nachweis als Nebenkosten ersetzt.

Nebenkosten sind zum Beispiel:

• Post-, Internet-, Fernsprechgebühren, die durch die Ausführung des Dienstgeschäfts entstanden sind
• Parkgebühren, sofern diese nicht vermeidbar waren
• Taxikosten, in Ausnahmefällen mit entsprechender Begründung
• Teilnahme- bzw. Registrierungsgebühren für Konferenzen oder Tagungen

Keine Nebenkosten sind u.a. Auslagen für

• die übliche Reiseausstattung
• übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
• der Abschluß einer besonderen Unfall-, Reiserücktritts- oder Krankenversicherung
• Verpflegung

Checkliste für die Abrechnung von Dienstreisen

Bei der Abrechung einer Dienstreise sind folgende Punkte zu beachten:

• Die Reisegenehmigung liegt der Abrechnung bei.
• Alle Originalbelege (Fahrkarten, Rechnungen, etc.) liegen der Abrechnung bei.
• Die Übernachtungskosten wurden begründet.
• Waren die Kosten für das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten?
• Hatten Sie sonstige unentgeltliche Verpflegung?
• Eine Taxibenutzung wurde begründet.
• Waren die nachgewiesenen Telefonkosten dienstlich oder privat?

Anmerkung: Bei einer mehrtägigen Dienstreise muss neben dem Formular "Reisekostenrechnung" und der Reisegenehmigung ein Nachweis (z.B. Tankbeleg, Hotelrechnung, Teilnahmebestätigung des Veranstalters o.ä.) erbracht werden, dass der Reisende tatsächlich am Veranstaltungsort war.

Erstattung der BahnCard

Die Erstattung der BahnCard ist gesondert zu beantragen. Eine Abrechnung innerhalb der Laufzeit ist jedoch erst möglich, wenn die vollen Kosten eingespart wurden. Dabei können nur Einsparungen für abgerechnete Reisen angerechnet werden. Wer innerhalb der Gültigkeitsdauer der BahnCard/RailPlus nicht die vollen Anschaffungskosten einspart, erhält eine Erstattung in Höhe der Teil-Ersparnis. Diese kann jedoch erst nach Ablauf der BahnCard beantragt werden. Die Erstattung erfolgt bei der Reisekostenrechnung, bei der anhand von Kopien früherer Reisekostenrechnungen die Einsparung nachgewiesen wird. Zusätzlich muss dieser Abrechnung eine Kopie der BahnCard/RailPlus beigefügt werden.

Bitte fügen Sie Ihrem Antrag folgende Unterlagen bei:

BahnCard ist noch nicht abgelaufen:

• Kopie der BahnCard
• Kopien der Bahntickets
• Die Kopie der Reisekostenrechnung(en) für die Reise(n), bei denen Einsparungen geltend gemacht werden können. Ist keine Kopie mehr vorhanden genügt ausnahmsweise auch die Kopie der Fahrscheine zuzüglich der jeweiligen Dienstreisegenehmigung
• Originalrechnung der BahnCard

BahnCard ist bereits abgelaufen:

• Die BahnCard im Original
• Kopien der Bahntickets
• Die Kopie der Reisekostenrechnungen
• Originalrechnung der BahnCard

Abschläge und Vorschüsse

Für Beschäftigte der Universität Heidelberg besteht die Möglichkeit, im Vorfeld einer Dienstreise einen Reisekostenvorschuss zu beantragen. Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Abteilung 4.3 - Finanzbuchhaltung.

An Externe ohne Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis dürfen keine Reisekostenvorschüsse gezahlt werden.

Nach Beendigung der Dienstreise ist der Vorschuss umgehend abzurechnen.

Erfolgt die Abrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten, ist der Abschlag in voller Höhe zurückzuzahlen.