Bereichsbild
Kontakt

Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung

Reisekostenvorschüsse
(Konto 26622)
Anna Maisch
Tel. +49 6221 54-12474
anna.maisch@zuv.uni-heidelberg.de

Sonstige Abschläge/Vorschüsse
(Konto 26706)
Ulrike Müller
Tel. +49 6221 54-12475
ulrike.mueller@zuv.uni-heidelberg.de

Homepage der Abteilung

 
Hinweis

Dies ist der ehemalige Beitrag A21 aus dem Verwaltungshandbuch der Universität

 
Weiterführende Informationen
SUCHE

Abschläge und Vorschüsse

Abschläge werden für die unterschiedlichsten Angelegenheiten ausbezahlt bzw. überwiesen. Nach Abschluss der Veranstaltung/Tagung/Exkursion, etc. ist der Abschlag zeitnah abzurechnen. Restbeträge sind wieder einzuzahlen, Mehraufwendungen werden nachträglich erstattet. Die abgerechneten Beträge sind nachzuweisen. Ein Abschlag dient nicht gleichzeitig als Handkasse.

 

Allgemeine Hinweise

Für Zahlungen, die dem Grunde nach feststehen, deren endgültige Höhe jedoch nicht bekannt ist, z.B. für Reisen, Exkursionen, Forschungsaufenthalte, Tagungen, Konferenzen, Zollkosten u.ä. können Vorschüsse/Abschläge gezahlt werden. Folgende Sachkonten sind für die Abwicklung zu benutzen:

  • Reisekostenvorschüsse > Sachkonto 26622
  • Sonstige Abschläge/Vorschüsse > Sachkonto 26706

Die Höhe der Vorschüsse soll sich an den zu erwartenden Ausgaben orientieren (bei Reisen bis zu 80%). Bei Reisenkostenvorschüssen ist die Dienstreisegenehmigung beizufügen. Bei den sonstigen Abschlägen/Vorschüssen sind die Notwendigkeit und der Verwendungszweck anzugeben. Bei Forschungsaufenthalten zusätzlich auch der Zeitraum. Diese beiden Konten werden in der Finanzbuchhaltung gesondert überwacht.

 

Abrechnung der Abschläge/Vorschüsse

Die Abschläge/Vorschüsse sind umgehend abzurechnen. Bei der Abrechnung sind sämtliche erhaltenen Abschläge/Vorschüsse anzugeben. Die Ausgaben sind einzeln aufzulisten und zu belegen. Sofern aus einem Beleg nicht eindeutig ersichtlich ist, worum es sich handelt (Belege in fremder Sprache, Kassenbons u.ä.) sind diese entsprechend zu erläutern. Sind noch Beträge auszuzahlen bzw. einzuzahlen, ist der Abrechnung eine entsprechende Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnung beizufügen. Auf der Auszahlungs- oder Annahmeanordnung ist das Sachkonto 26706 anzugeben, eine entsprechende Umbuchung in den Aufwand erfolgt in der Finanzbuchhaltung.

 

Abwicklung der Reisekostenvorschüsse und -abrechnung

Nach Beendigung der Reise ist diese umgehend mit dem Formular Reisekostenabrechnung abzurechnen (Abwicklung über die Personalabteilung, Abt. 5.1). In diesem Vordruck ist anzugeben, ob ein Vorschuss gezahlt wurde. Eine eventuelle Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnung wird dementsprechend von der ZUV – Abt. 5.1 erstellt.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 11.07.2017
zum Seitenanfang/up