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Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung
Sina Abmaier
Tel. +49 6221 54-12434
sina.abmaier@zuv.uni-heidelberg.de

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Handvorschüsse und Handkasse

Aus dem Handvorschuss (allgemein auch Handkasse genannt), können kleinere, fortlaufend anfallende Ausgaben, z.B. Zeitungs- und
Postgebühren, Kleinhandelswaren usw. bezahlt werden. Höhere Barauslagen sollen nicht über den Handvorschuss abgerechnet werden.
Bitte weisen Sie solche Auslagen mit einer Auszahlungsanordnung gesondert an.

Handvorschüsse werden formlos, aber schriftlich, bei der ZUV - Abt. 4.3 beantragt. Dieser Antrag wird von der Abteilung 4.3 schriftlich beschieden. Es wird außerdem mitgeteilt, wie Sie in den Besitz des ersten Vorschussbetrages kommen. Es ist zu bedenken, dass sich der Betrag des bewilligten Handvorschusses nach den voraussichtlichen Barauslagen für ca. 4 Wochen richtet (Höchstbetrag: 150,- €). Im Antrag ist außerdem anzugeben:

  • die Höhe des vorgesehenen Handvorschusses
  • den Grund, d.h. welche Barausgaben geleistet werden sollen (wird überwiegend Porto verauslagt, kann eine Postcard beantragt werden)
  • wer mit der Verwaltung des Handvorschusses beauftragt werden soll (auch den/die StellvertreterIn)

Die Abt. 4.3 ist zu benachrichtigen, wenn (1) der Handvorschuss erhöht bzw. gesenkt werden soll, (2) der Handvorschuss nicht mehr benötigt wird, (3) der/die Verwalter/in wechselt.


Achtung: Der Handvorschuss ist sachkontengerecht abzurechnen, das Sachkonto 69300 "Sonstige betriebliche Aufwendungen" ist nur zu verwenden, wenn keine Sachkontenzuordnung (z.B. für Porto > 68210, für Büromaterial > 60340, usw.) möglich ist. Eine gesonderte Errechnung der Nettobeträge ist nicht erforderlich. In Zeile 4 des Vordrucks FIBU 1 "Auszahlungsanordnung" sind bei Abrechnungen von Handvorschüssen die Bruttobeträge anzugeben.

 

Allgemeine Hinweise

(ehem. Beitrag A31, Verwaltungshandbuch der Universität)

Aus dem Handvorschuss (allgemein auch Handkasse genannt), können kleinere, fortlaufend anfallende Ausgaben, z.B. Zeitungs- und Postgebühren, Kleinhandelswaren usw. bezahlt werden. Höhere Barauslagen sollen nicht über den Handvorschuss abgerechnet werden. Bitte weisen Sie solche Auslagen mit einer Auszahlungsanordnung gesondert an. Die Formulare/Vordrucke in Papierform können in der Finanzbuchhaltung bestellt werden. Bei Zahlstelle im Neuenheimer Feld können die Kassenanordnungen währen der Kassenstunden (Mo und Do, 10-12 Uhr) abgeholt werden.
Hinweis: Die Innenrevision prüft jährlich die ordnungsgemäße Verwaltung der Handvorschüsse ohne vorherige Ankündigung.

 

Bewilligung des Handvorschusses

Den benötigten Handvorschuss können Sie formlos bei der ZUV - Abt. 4.3 beantragen.  Hierbei sollten Sie berücksichtigen, dass der Betrag des bewilligten Handvorschusses sich nach den voraussichtlichen Barauslagen für ca. 4 Wochen richtet. Dabei ist zu beachten, dass der Handvorschuss max. 150,- € betragen darf. Im Antrag ist  anzugeben:

  • die Höhe des vorgesehenen Handvorschusses
  • den Grund, d.h. welche Barausgaben geleistet werden sollen
  • wer mit der Verwaltung des Handvorschusses beauftragt werden soll (auch den/die StellvertreterIn).

Nach Bewilligung erhalten Sie eine Dienstanweisung. Der bewilligte Handvorschuss wird aus zentralen Mitteln zur Verfügung gestellt. Eine Erhöhung des Handvorschusses können Sie ebenfalls formlos bei der ZUV - Abt. 4.3 beantragen. Sind die Voraussetzungen für den Handvorschuss nicht mehr gegeben oder wird dieser in der bewilligten Höhe nicht länger benötigt, ist die ZUV - Abt. 4.3 zu benachrichtigen.

 

Verwaltung und Aufbewahrung des Handvorschusses

Der/die LeiterIn der mittelbewirtschaftenden Stelle beauftragt eine/n MitarbeiterIn mit der Verwaltung des Handvorschusses und für den Fall der Verhinderung eine/n VertreterIn. VerwalterIn kann jede/r ständige Bedienstete sein, unabhängig von der Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe. Benutzen Sie hierfür Formular „Verwaltung eines Handvorschusses“ (FIBU 18). Jede Änderung der Person ist ebenfalls mit diesem Formular mitzuteilen. Der Handvorschuss muss in einer abschließbaren Geldkassette aufbewahrt werden, die auch nach Dienstende sicher zu verwahren ist. Die Vermengung mit Privatgeldern oder mit Einnahmen der Geldannahmestelle ist unzulässig.

 

Abrechnung des Handvorschusses

Die geleisteten Barauslagen sind aufzuzeichnen. Hierfür ist der Vordruck ”Abrechnung Handvorschuss” (FIBU 12) zu verwenden. Diese Abrechnung und die Belege fügen werden der Auszahlungsanordnung beigefügt. Im Rahmen der Abrechnung sind die Belege auf die korrekten Sachkonten aufzuteilen (siehe Kontierungshandbuch).

Der Abrechnungsbetrag wird von der Zahlstelle im Neuenheimer Feld oder von der Universitätskasse bar ersetzt. Der Handvorschuss ist damit wieder auf die ursprüngliche Höhe aufgefüllt. Der Abrechnungsbetrag wird der von Ihnen angegebenen Kostenstelle oder ggf. dem genannten Auftrag belastet.

Hinweis: Alle Belege sind sachlich und rechnerisch festzustellen. Im Vordruck ”Abrechnung Handvorschuss” (FIBU 12) ist die rechnerische Richtigkeit zu bestätigen. Kleinere Belege bitte auf ein Blatt aufkleben. Es genügt dann die sachliche und rechnerische Feststellung pro Blatt.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 11.07.2017
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