Zuwendungen - FAQ Häufig gestellte Fragen
Im Juli 2025 kommunizierte das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) konkrete Ausführungshinweise, die in Zusammenhang mit der Annahme von Belohnungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen (Zuwendungen) nach § 42 Abs. 1 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) praktische Hilfestellung geben und an der Universität vermittelt und umgesetzt werden.
Im Rahmen des Formats „Häufig gestellte Fragen“ werden die grundlegenden Ausführungshinweise vorgestellt. Über das Webformular „Anzeige/ Meldung“ können Sie zugleich eine genehmigungsfreie Zuwendung bis 35,00 Euro anzeigen oder eine zuvor genehmigte Zuwendung über 35,00 Euro melden.
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Darüber hinaus eröffnet Ihnen das Webformular „Mitteilung“ die Möglichkeit, die formale Zustimmung der Rektorin bzw. des Kanzlers für die Annahme eines Preisgeldes einzuholen.
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Muss ich jedes im Rahmen meiner Aufgabenerfüllung erhaltene Geschenk, jede Belohnung oder sonstigen Vorteil (insgesamt als Zuwendung bezeichnet) der Universität mitteilen? | Nein, sogenannte Bagatellfälle können Sie ohne Weiteres annehmen. Dazu zählen Massenwerbeartikel wie Kugelschreiber oder ähnliches, die insbesondere auf universitären Veranstaltungen verteilt werden. Auch eine übliche, angemessene Bewirtung aus Anlass dienstlicher Handlungen basierend auf gesellschaftlichen Normen und Höflichkeit oder bei allgemeinen Veranstaltungen im dienstlichem Auftrag (z. B. offizielle Empfänge, gesellschaftliche und kulturelle Veranstaltungen zur Pflege dienstlicher Interessen, Sitzungen von Organen wirtschaftlicher Unternehmungen mit Beteiligung der öffentlichen Hand) ist davon ebenfalls umfasst. Vorteile zur Erleichterung des Dienstgeschäftes (z. B. Abholung mit dem Fahrzeug vom Bahnhof) gehören ebenfalls dazu. |
Darf ich Gastgeschenke annehmen? | Ja, wenn Sie keine persönlichen Geschenke darstellen, sondern Ihnen als Vertreter:in des Rektorats im Rahmen einer Dienstreise im In- und Ausland sowie durch Besucher:innen an die Universität Heidelberg übergeben werden. Allerdings dürfen Sie sie nicht persönlich behalten. Es ist aber möglich, die Gastgeschenke zugunsten der Universität zu verwenden. Bei Büchern kann zudem in Erwägung gezogen werden, diese in den Bestand der Universitätsbibliothek aufzunehmen. Um sich abzusichern, können Sie den Erhalt und Verwahrort im verlinkten Webformular „Anzeige/ Meldung“ zu Ihrer Entlastung dokumentieren. |
Darf ich Einladungen zur Teilnahme an Veranstaltungen annehmen? | Grundsätzlich ja, wenn die Veranstaltung dem Austausch von fachlichen Informationen dient, etwa im Rahmen von Fachveranstaltungen. Steht die Informationsvermittlung nicht im Vordergrund, kann eine Teilnahme dennoch zulässig sein, wenn Sie die Universität Heidelberg repräsentieren, z. B. anlässlich von Jubiläen oder Jahresempfängen. Hierbei muss allerdings von vornherein sichergestellt sein, dass sie aufgrund Ihrer Stellung die Universität repräsentieren können und mit der Repräsentation auch beauftragt wurden. |
Darf ich Einladungen zur Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen, bspw. Kultur- oder Sportereignisse, annehmen? | Dies ist nur in besonderen Ausnahmefällen zulässig, wenn jeglicher Anschein einer Beeinflussbarkeit vermieden werden kann, wenn bspw. die Universität Heidelberg als Sponsor auftritt. Grundsätzlich ablehnen sollten Sie Einladungen z. B. in die Loge in einem Fußballstadion oder den VIP-Bereich auf Einladung einer Unternehmerin oder eines Unternehmers, auch wenn diese Person Mitglied des Heidelberger Universitätsrats ist. |
Darf ich als Erst- oder Zweitbetreuer:in ein kostenloses Belegexemplar annehmen? | Ja. Das MWK sieht im Erhalt eines solchen Buches nicht die Gefahr einer Bestechung oder des Anscheins einer solchen und erteilt daher nach Ziffer 32.15 BeamtVwV allgemein die Zustimmung zur Annahme je eines kostenlosen Belegexemplars von Promotions- und Habilitationsschriften. Auf eine Anzeige gegenüber der Universität Heidelberg kann verzichtet werden. |
An wen wende ich mich für die Zustimmung zur Annahme von Zuwendungen bis 35,00 Euro? | Wenn die Zuwendung keiner Fallgruppe der Bagatellfälle zugeordnet werden kann, erfolgt bis zu einer Wertgrenze von 35,00 Euro die Anzeige einer genehmigungsfreien Geschenkannahme über das Webformular (siehe Link „Anzeige/ Meldung“). Eine Genehmigung durch die Universität ist daher nicht notwendig. Die Wertgrenze von 35,00 Euro gilt pro Jahr und Zuwendungsgeber, sprich Unternehmen A bis zu 35,00 Euro, Unternehmen B ebenso, etc. |
An wen wende ich mich für die Zustimmung zur Annahme von Zuwendungen über 35,00 Euro? | Bei Überschreitung der Wertgrenze muss im Vorfeld die Genehmigung Ihrer/ Ihres direkten Vorgesetzten eingeholt werden, wenn es sich nicht um eine Fallgruppe der Bagatellfälle handelt. Anschließend erfolgt eine Meldung über das Webformular (siehe Link „Anzeige/ Meldung“). Die Antikorruptionsbeauftragte ist verpflichtet, eine jährliche Berichterstattung über die Fallzahlen an das MWK abzugeben. |
Mir wurde ein Preisgeld zur persönlichen Auszahlung angeboten. Habe ich dabei etwas zu beachten? | Eine persönliche Auszahlung des Preisgeldes ist an beamtenrechtlichen Maßstäben zu messen, die auch für Tarifangestellte Anwendung finden. Ferner ist nachzuweisen, dass sowohl eine Beeinträchtiung oder Beeinflussung der Amtsführung als auch ein möglicher Eindruck der Befangenheit ausgeschlossen ist, um ein Preisgeld persönlich vereinnahmen zu dürfen. Da nach den Vorgaben des MWK eine formale Zustimmung der Rektorin bzw. des Kanzlers ausgesprochen werden muss, ist eine Mitteilung über das angebotene bzw. angenommene Preisgeld über das verlinkte Webformular (siehe Link „Mitteilung“) erforderlich. |
Mir wurden ein Preisgeld zur Vereinnahmung durch die Universiät angeboten. Wie gehe ich dabei weiter vor? | Das Preisgeld wird als Einwerbung von Drittmitteln gewertet und fällt nicht unter die Reglementierung des § 42 Beamtenstatusgesetz. Daher ist in diesem Fall eine Drittmittelanzeige an das Dezernat Forschung (6.2) der nächste erforderliche Schritt, bevor dieses durch die Universität vereinnahmt werden kann. |