Relaunch Der Weg ins eigene Webkit
Mit dem Webkit können auf einfache Weise Websites im offiziellen Corporate Design der Universität erstellt werden. Egal ob Relaunch oder neue Internetpräsenz, der Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Go-Live läuft in der Regel in drei Phasen ab.
Nachdem Ihre Einrichtung mit dem Webkit-Team Kontakt aufgenommen hat, legen wir gemeinsam zeitnah einen Kick-Off-Termin fest und planen, abhängig von den aktuellen Kapazitäten, wann der Webkit-Prozess für Ihre Einrichtung starten kann.
Phasen
1. Kick-Off, Schulungen und Workshop
Kick-Off
Am Anfang eines neuen Web-Projekts steht immer die Webkit-Einführung. Im Rahmen dieses Treffens geben wir einen Überblick über die Funktionen des universitären Content Management Systems (CMS) und erläutern den Prozess, in dem wir die Erstellung neuer Webauftritte bis zum Go-Live begleiten. Im Anschluss an die Webkit-Einführung vereinbaren wir gemeinsam einen Zeitplan für Schulungen und Workshop.
Schulungen
Alle Personen, die im Rahmen der Erstellung der neuen Website mit dem Webkit arbeiten werden, können sich jetzt zu Schulungen anmelden. In drei aufeinander aufbauenden Schulungen wird der Umgang mit dem Webkit-CMS vermittelt. Die Termine dauern in der Regel zwischen zwei und zweieinhalb Stunden. Der Besuch der Schulungen wird vorausgesetzt, damit wir mit dem Workshop starten können – zugleich sollte aber zum Zeitpunkt des Workshops die letzte Schulung noch nicht allzu weit zurück liegen (max. zwei Wochen Abstand wären gut).
Workshop
Nachdem Sie in den Schulungen ein erstes Gefühl dafür bekommen haben, wie die Seiten in einem Webkit bearbeitet werden, treffen wir - jemand aus dem Webkit-Team und (im Idealfall mehrere) Personen aus Ihrer Einrichtung - uns zum Workshop und klären, welche Inhalte auf der neuen Internetseite abgebildet werden sollen. Manchmal können im Zuge dieses Prozesses Archive minimiert und die bisherigen Internetseiten etwas „entschlackt“ werden. Weiterhin legen wir die Struktur für die neue Seite fest, die das Grundgerüst für die Arbeit im Webkit bildet. Im Anschluss an den Workshop erstellt das Webkit-Team eine Internetseite, die diesem festgelegten Grundgerüst entspricht. Diese Basis-Website ist eine Starthilfe für die weitere Arbeit im Webkit und muss dann inhaltlich angepasst werden.
2. Umsetzungsphase
Die Umsetzungsphase beginn in der Regel damit, dass Sie erste eigene Inhalte in die im Workshop erarbeitete Internetseite einfügen. Im Laufe des Prozesses wächst Ihre Seite dann: Sowohl Texte als auch Bilder, Publikations- und Mitarbeiterverzeichnisse, Linklisten und Kalender-Übersichten können nun auf den neuen Internetseiten eingebunden werden, immer auch mit Blick auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen: Welche Informationen benötigen die Besucher:innen, die neu auf die Internetpräsenz gelangen und finden sie sich auf der Seite logisch zurecht?
Monatlicher Check-In
Wir treffen uns etwa einmal monatlich zu einem „Check-In“-Gespräch. In diesem überlegen wir beispielsweise gemeinsam, wie bestimmte Inhalte mithilfe der vom Webkit bereitgestellten Layout-Bausteine umgesetzt werden können – ein „zusätzliches Paar Augen“ ist oft hilfreich. Wir bleiben auch bezüglich der technischen und Corporate-Design-Vorgaben in enger Abstimmung. Einzelne technische Fragestellungen können darüber hinaus auch in den wöchentlich angebotenen Video-Sprechstunden erörtert werden.
Halbzeit-Check
Wenn die Erstellung der Seite schon etwas weiter fortgeschritten ist, treffen wir uns zu einem Zwischen-Review. Sie bekommen einen detaillierten Report zu Ihrer Seite, über den wir im diesem Treffen sprechen. Der Report enthält Feedback zu allen bislang erstellten Seiten. Konkret: redaktionelle Änderungsvorschläge, sowie Tipps für die Einhaltung der Corporate-Design Guidelines. Dieser Zwischenschritt hat sich im Hinblick auf die Projektschritte Finalisierung und Freigabe als hilfreich erwiesen.
Je nach Umfang des Webkits und abhängig davon, welche zeitlichen Ressourcen Sie investieren können, dauert die Umsetzungsphase erfahrungsgemäß zwischen sechs und zwölf Monaten.
3. Finalisierung, Freigabe und Go-Live
Finalisierung
Sind alle Inhalte eingepflegt, die sich im neuen Webkit wiederfinden sollten und alle Verlinkungen, Teaser und Bilder an der richtigen Stelle, gehen wir gemeinsam alle Internetseiten durch und checken abschließend, ob die Informationen für Außenstehende stimmig und gut auffindbar sind. Darüber hinaus schauen wir auch, ob die Bildsprache stimmt, und ob alle Verknüpfungen funktionieren. In Hinblick auf die Freigabe sehen wir uns die Seiten auch in Bezug auf die Guidelines und Corporate-Design-Vorgaben an. Je nach Umfang der neuen Website werden in dieser Phase ein oder mehrere Treffen angesetzt.
Freigabe
Bevor eine neue Website live gehen kann, muss sie freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt zum einen einrichtungsintern durch die Leitung, und zum anderen durch die Leitung der Abteilung Kommunikation und Marketing (KuM). Freigabekriterien von unserer Seite sind die Einhaltung der Corporate-Design-Vorgaben, des Weiteren sollten alle zuvor in der Finalisierung besprochenenen Änderungen abschließend umgesetzt worden sein.
Go-Live
Hat die Freigabe stattgefunden, kann die Seite online gehen. Der Go-live passiert in der Regel zu einem der regelmäßigen Webkit-Update-Termine, die alle 14 Tage stattfinden. In dem Zuge wird die Domain der Website mit dem Cluster verbunden, auf dem Ihr Webkit gehostet ist. Die „alte“ Internetpräsenz (z.B. im Imperia-System) können Sie zu diesem Termin gegebenenfalls offline nehmen.
