A1-Bescheinigung FAQ

Wann wird die A1-Bescheinigung benötigt?

Sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Beamt*innen benötigen eine A1-Bescheinigung, wenn sie eine Dienstreise in einen Mitgliedsstaat unternehmen.

Bearbeitungszeit für die Antragstellung

Da mit einer Bearbeitungsdauer von ca. 4 Wochen zu rechnen ist, sollten Sie auf eine rechtzeitige Antragstellung achten.
Wenn die A1-Bescheinigung nicht rechtzeitig ausgestellt werden konnte, sollte eine Kopie des aktuellen Antrags mitgeführt werden.
Hinweis: Bei einer Dienstreise nach Österreich empfiehlt es sich, zusätzlich einen Nachweis über die Sozialversicherung in Deutschland mitzunehmen. Das kann z. B. eine frühere A1-Bescheinigung sein.

Konnte die Ausstellung der A1-Bescheinigung aufgrund einer kurzfristigen Planung nicht rechtzeitig erfolgen, so ist im Falle einer Prüfung durch die ausländischen Behörden die Antragstellung unverzüglich nachzuholen. Sollte es in diesem Zusammenhang bei Kontrollen zu Bußgeldern oder anderweitigen Sanktionierungen kommen, wird gebeten, diese unverzüglich dem Dezernat Personal zur Weiterleitung an das Finanzministerium mitzuteilen.

Sollte sich später herausstellen, dass der Antrag nicht zu stellen war oder sich Änderungen zum bereits genehmigten Antrag ergeben haben, kann der genehmigte Antrag von Seiten des Landesamts für Besoldung Baden-Württemberg (LBV) elektronisch storniert und mit den korrekten Daten neu gestellt werden.

Kurzfristige anberaumte und/oder kurze Dienstreisen (bis zu einer Woche)

Nach Mitteilung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales kann für kurzfristige anberaumte und/oder kurze Dienstreisen (bis zu einer Woche) auf die vorherige Antragstellung verzichtet werden. Im Falle einer Kontrolle kann die Bescheinigung auch rückwirkend beantragt und nachgereicht werden. Sofern - wider Erwarten - im Zielland durch die dortigen Behörden Sanktionen ausgesprochen würden, könnte ggf. bei der Europäischen Union Rechtsmittel eingelegt werden. In diesen Fällen wäre unverzüglich das Dezernat Personal zu informieren.

Dauer-A1-Bescheinigung bei regelmäßig wiederkehrenden und längerfristigen Dienstreisen in Mitgliedsstaaten

Es besteht die Möglichkeit, eine A1-Bescheinigung für mehrere Mitgliedsstaaten zu beantragen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn absehbar ist, dass Dienstreisen in bestimmte Mitgliedsstaaten regelmäßig stattfinden. Bei Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern in mehreren Mitgliedsstaaten findet das elektronische Verfahren über das LBV jedoch keine Anwendung. Die Antragstellung erfolgt weiterhin durch die jeweilige Einrichtung (i. d. R. Geschäftsführende/r Direktor/in). Im Vordruck LBV 42103 finden Sie eine Hilfe, welches Antragsformular zu verwenden und wohin dieses ausgefüllt zu versenden ist.

Daneben kann die A1-Bescheinigungen auch für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden. Das heißt, dass die A1-Bescheinigung nicht für jede Dienstreise einzeln beantragt werden muss. Auf dem entsprechenden Vordruck können die gewünschten Mitgliedsstaaten bzw. der vorgesehene Zeitraum angegeben werden. Für private Reisen wird keine A1-Bescheinigung benötigt. Ebenso benötigen Stipendiat*innen oder Studierende z. B. bei Auslands-Exkursionen keine A1-Bescheinigung, da kein Beschäftigungsverhältnis vorliegt.

Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt?

Grundsätzlich hat die Antragstellung über den Arbeitgeber zu erfolgen. Da die Dienstreisen an der Universität dezentral genehmigt werden, ist die Antragstellung auch durch die jeweilige Einrichtung (i. d. R. Geschäftsführende*r Direktor*in) möglich. Je nach Beschäftigungsart (Beschäftigte oder Beamte*innen) und sozialversicherungsrechtlicher Stelle unterscheiden sich der Vordruck und die zuständige Bewilligungsstelle.

Seit 01.01.2021 erfolgt das Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 auch für Beamt*innen und den Beamt*innen gleichgestellten Personen elektronisch über das Abrechnungsprogramm und somit über das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV). Die vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Fragebögen zur Beantragung einer Entsendung sind daher an das LBV zu richten, das die Daten an die zuständige Stelle weiterleitet.

Für die Antragstellung sind eine Rentenversicherungsnummer sowie aktuelle bei der Deutschen Rentenversicherung geführte Namens- und Adressdaten zwingend erforderlich. Sofern noch keine Rentenversicherungsnummer vorhanden ist, ist diese im Vorfeld bei der Deutschen Rentenversicherung zu beantragen. Hierfür können sich Betroffene unter Angabe des Betreffs „A1-Ausgabe“ dorthin wenden. Für eine zügige Bearbeitung sind in der E-Mail Name, Vorname, Geburtsname (sofern vom aktuellen Familiennamen abweichend), Geburtsdatum, -ort und -land sowie die aktuelle Postadresse anzugeben. 

Für eine Mitteilung der Adressänderung bietet die Deutsche Rentenversicherung einen Online-Service an. Alternativ können die Daten im Kundenportal der Deutschen Rentenversicherung bearbeitet werden. Bei Erfüllung der Voraussetzungen einer Entsendung wird die Bescheinigung A1 über das LBV an den/die zu Entsendenden postalisch versendet und gleichzeitig elektronisch im Kundenportal bereitgestellt.

Kontakt Deutsche Rentenversicherung: 

a1-selbststaendige@drv-bund.de

Wo wird die A1-Bescheinigung beantragt/wer ist die zuständige sozialversicherungsrechtliche Stelle?

Für Beschäftigte:

Anträge sind über das Landesamt für Besoldung und Versorgung, Fellbach, zu stellen (siehe hierzu die Übersicht zur Antragstellung in Kürze). Das LBV stellt im Rahmen eines Online-Verfahrens bei der jeweils zuständigen sozialversicherungsrechtlichen Stelle den Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung und wird diese danach an die antragstellende Einrichtung zur Weiterleitung an die/den Beschäftigte*n schicken oder dieser/diesem direkt zusenden.

Für Beamt*innen:

Für Beamt*innen ist in der Regel die  Deutsche Rentenversicherung Bund, 10704 Berlin, zuständig. (siehe hierzu die Übersicht zur Antragstellung in Kürze). Seit 01.01.2021 erfolgt das Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 auch für Beamt*innen und den Beamt*innen gleichgestellten Personen elektronisch über das Abrechnungsprogramm und somit ebenfalls über das LBV.

Ausnahmen für abweichende Bewilligungsstellen für Beamt*innen sind:

• Krankenkasse: Sie ist für alle Beamt*innen zuständig, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert sind.
• Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): Für Beamt*innen mit einer berufsständischen Versorgung.
• GKV-Spitzenverband: Bei einer Mehrfacherwerbstätigkeit in verschiedenen Staaten wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt. Für Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, DVKA).

Was tun bei einer Entsendung oder Dienstreise in einen anderen Staat außerhalb der Mitgliedsstaaten (Drittländer, vertragsloses Ausland)?

Die A1-Bescheinigung  ist nur für Reisen innerhalb eines Mitgliedsstaates  notwendig. Anders verhält es sich, wenn Beschäftigte in sog. Drittländern (z. B. USA oder China) oder im "vertragslosen Ausland" (z. B. Mexico oder Indonesien) tätig werden.

Auf der Internetseite der DVKA stehen für die jeweiligen Drittländer eigene Anträge bzw. Fragebögen als Online- oder Druckversion zur Verfügung.

Für das „vertragslose Ausland“ gibt es grundsätzlich keine Entsendebescheinigungen. Sollten Sie auf der Internetseite der DVKA also keinen Antrag für das bestimmte Reiseland finden, so handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um ein "vertragslose Ausland". In diesen Fällen sollte mit der entsprechenden sozialversicherungsrechtlichen Stelle Kontakt aufgenommen werden, ob und inwieweit auf eine Entsendebescheinigung verzichtet werden kann.

Das elektronische Verfahren über das LBV findet in diesen Fällen keine Anwendung. Die Antragstellung erfolgt weiterhin durch die jeweilige Einrichtung (i. d. R. Geschäftsführende*r Direktor*in). Im Vordruck LBV 42103 finden Sie eine Hilfe, welches Antragsformular zu verwenden und wohin dieses ausgefüllt zu versenden ist.