Reisekosten Kontierungshilfe

Um etwas Klarheit in die vielfältigen Arten von Reisekostenerstattungen bzw. -zahlungen zu bringen wurden diese Übersichten erstellt.

Die wichtigste Frage vorab ist:
An wen sollen Reisekosten erstattet werden und aus welchem Grund?
 

• Beschäftigte und Beamte der Universität

hierzu gehören auch:

• wissenschaftliche Hilfskräfte (HiWis)
• Gastprofessoren nach VwV für Reisen im Auftrag der Universität (Dienstreisen)

• Gruppe der nicht-Beschäftigten, aber zur Universität gehörenden Personen

Gruppe A:
Studenten, Doktoranden (ohne Arbeitsvertrag), Praktikanten/Volontäre, Mitarbeiter ohne Vergütung (MOV-Vertrag)

Gruppe B:
Ruhestandsprofessoren, Emeriti, apl. Professoren, ehemalige Beschäftigte (die noch an der UHD "aktiv" sind)
 

• Stipendiaten
  (geändert 29.04.2024 / neu ab 27.11.2023)
   
• Reisekostenerstattungen für externe Personen, die nicht von Heidelberg aus reisen bzw. nach Heidelberg kommen, sondern von extern nach extern reisen - GAST 01
   
• Externe/Gäste, die von extern nach Heidelberg kommen:

• Teilnahme an einer Veranstaltung der UHD (Konferenz, Symposium, Tagung, Workshop, etc.) - GAST01 oder
  mit Gegenleistung (Lehrleistung) wie Gastvortrag, Lehrauftrag, Gastdozent, Gastprofessor ohne Dienstvertrag

• DAAD- oder Erasmus+ Programme
  (Reisekosten/Zuschüsse zu Aufenthaltskosten)
   
• Gastaufenthalte/Forschungsaufenthalte - GAST02
  (mit Gegenleistung, Leistungsaustausch)
   
• für Vorstellungsgespräche (oder auch Vorstellungsvorträge), Antrittsbesuche, Vorstellungsgespräche im Rahmen von Berufungsverfahren - GAST01

• Tätigkeit in Prüfungskommission/Disputation, Berufungskommission (mit Gegenleistung)

• Reisekosten im Rahmen von Honorarverträgen, Werkverträgen oder freiberuflichen Leistungen/Tätigkeiten/Freiberufler

hierzu zählen (auch)/Beispiele sind:

• Übersetzungen
• Korrekturarbeiten
• Gutachter
• Beiratsmitglieder (z. B. AAC), Advisory Board,
• Dienstleistungen wiss. und nicht wissenschaftlich
  (wenn keine Lehrleistung im Sinne des Lehrauftrags erbracht wird)
• durch Vertrag bestimmte andere Gegenleistung
• auch: Gastdozent oder Gastprofessor, die nicht über die VwV Gastprof abgewickelt werden)

Durch entsprechende Auswahl ist auf den nachfolgenden Seiten ersichtlich, wer zuständig ist, welche Unterlagen beizufügen sind und wie im Anschluss die Bearbeitung und Verbuchung erfolgt.