Heidelberg Campus OnlineFAQs - Dozierende und Mitarbeitende

Werden alte Lehrveranstaltungen aus LSF importiert?
Ab dem kommenden Sommersemester 2024 werden keine Lehrveranstaltungen aus dem LSF importiert. Diese Lehrveranstaltungen werden neu durch Sie und Ihre Einrichtung angelegt. Ältere Lehrveranstaltungen, die mit Prüfungsleistungen verknüpft sind, werden durch die Leistungsdatenmigration Ihrer Einrichtung von LSF nach heiCO importiert oder sind bereits importiert worden. Wir empfehlen generell, keine importierten Lehrveranstaltungsdaten für zukünftige Veranstaltungen zu nutzen, da LSF und heiCO nicht direkt kompatibel sind und es daher erfahrungsgemäß zu einer fehlerhaften Übertragung der Daten kommen kann.

Ist die Eingabe von „SWS“ (Semesterwochenstunden) ein Pflichtfeld?
Anders als in LSF, ist die Eingabe der SWS an verschiedenen Stellen im System verpflichtend und nicht optional. Ohne diese Eingabe wird eine Fehlermeldung generiert und Sie können keine Lehrveranstaltung anlegen.

Was ist die „betreuende Organisation“ und was ist die „prüfende Organisation“?
Wenn Sie eine neue Lehrveranstaltung in der Applikation „LV-Erhebung“ anlegen, befinden sich die „betreuende Organisation“ und die „prüfende Organisation“ bei den „LV-Parametern“ (Basisdaten einer Lehrveranstaltung). Beide Organisations-Typen sind bereits auf Ihre Organisation voreingestellt. Die „betreuende Organisation“ ist die Organisationseinheit, bei der die Lehrveranstaltung angesiedelt ist und so auch für die Studierenden über heiCO sichtbar ist. Anders als in LSF ist es in heiCO nicht möglich, eine Lehrveranstaltung an mehrere Organisationen anzusiedeln. Entsprechend ist die „prüfende Organisation“ jene Organisationseinheit, bei der die Prüfung angesiedelt ist. Im Regelfall sollten diese Organisationen identisch sein.

Wann und wo werden Lehrveranstaltungen zu Modulen (einer Studien- und Prüfungsordnung) zugeordnet?
Sie können eine Lehrveranstaltung mit einer Vorlage einer Studien- und Prüfungsordnung (SPO) verknüpfen, sobald die Veranstaltung erstellt ist. Hierfür müssen Sie auf die Applikation „SPO-Management“ mit Ihren Berechtigungen Zugriff haben. Sie finden auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung: „Lehrveranstaltung mit einer Vorlage in der Studien- und Prüfungsordnung (SPO) verknüpfen“. Dieser Prozess wird auch in dem Schulungsblock Lehrveranstaltungen – Fortgeschrittene thematisiert. Auf dem Sharepoint findne Sie ebenfalls eine Eine Übersicht zu den Prozessen der Anlage von Lehrveranstaltungen.

Wie setzt sich die „LV-Nummer“ für Lehrveranstaltungen zusammen?
Jede Lehrveranstaltung hat eine eindeutige zehnstellige LV-Nummer, die Sie selbst vergeben. Unsere Empfehlung lautet hier, die ersten vier Stellen von Ihrer Organisationseinheit (Dienstellenschlüssel) zu übernehmen. Die weitern sechs Stellen können Sie frei wählen und sich entweder eine logische Reihenfolge innerhalb Ihrer Organisation überlegen, oder auf den Button „nächste freie Nummer“ klicken, falls die Nummer für Sie keine wichtige Funktion erfüllt. Die alten Nummern von LSF können nicht übernommen werden, da häufig die Begrenzung von zehn Stellen überschritten wurden.

Können bei der LV-Nummer nur Ziffern eingetragen werden?
Sie können theoretisch auch Buchstaben verwenden, wofür wir allerdings keine Empfehlung aussprechen möchten. Eine Verwendung von Buchstaben kann z.B. bei späteren oder bestehenden Exporten oder Reports insbesondere in Drittsysteme(n) zu Problemen führen. Der Umfang der damit verbundenen Probleme und der entstehende Arbeitsaufwand auch in den dezentralen Bereichen kann zum aktuellen Zeitpunkt schwer abgeschätzt werden, daher lautet unsere dringende Empfehlung: Bitte nutzen Sie ausschließlich Zahlen.

Was ist der Unterschied zwischen „Meldung“ einer Lehrveranstaltung und „Genehmigung“?
Das Melden einer Lehrveranstaltung ist ein organisationsinterner Prozess, der eine Vorstufe zur Veröffentlichung und Freischaltung der Lehrveranstaltung darstellt. In der Regel ist mit der Meldung einer Lehrveranstaltung die Lehrveranstaltung fertig erstellt und enthält alle wichtigen Daten (Dozierende, Inhalte, Raum, Zeiten, Tage, usw.). Nach dem Vier-Augen-Prinzip, kann eine weitere Person, nun überprüfen, ob alle Angaben korrekt und vollständig sind. Erst dann, kann eine Lehrveranstaltung von einer Person mit entsprechender Funktion (Berechtigung) die Lehrveranstaltung „genehmigt“ werden. Erst ab dem Zeitpunkt der „Genehmigung“ ist die Lehrveranstaltung für Studierende sichtbar. Dies wurde vorher zentral durch LSF für alle Fächer übernommen; in heiCO werden die Lehrveranstaltungen durch Sie freigeschaltet und sind damit sichtbar für Studierende ab dem Moment der „Genehmigung“ der Lehrveranstaltungen.

Sind „Tags“ an bestimmte Funktionen/Rechte geknüpft, sodass nicht jeder „Tags“ vergeben kann? Ist es möglich, dass eine Person eine „Tag-Liste“ für die ganze Organisation erstellen kann?
„Tags“ können von allen Personen, die berechtigt sind Lehrveranstaltungen zu bearbeiten, erstellt und bearbeitet werden. Eine „Tag-Liste“ kann derzeit automatisiert nicht erstellt werden, da „Tags“ auf Ebene jeder einzelnen Lehrveranstaltung eingetragen werden. Sie können jedoch manuell nach Durchsuchen jeder Lehrveranstaltung eine solche Liste selbst führen. Für Studierende besteht die Option nach Tags zu suchen (Applikation „Lehrveranstaltungen“). Die Studierenden können beim Lehrveranstaltungsangebot sowohl nach Tags innerhalb einer Organisationseinheit als auch für die gesamte Universität suchen.

Ist es möglich bei einer Lehrveranstaltung Termine anzugeben, ohne schon einen Lehrraum dafür zu haben?
Ja, dies ist möglich. Sie können sowohl Einzel- als auch Serientermine zu einer Lehrveranstaltung erstellen und beim Raum „Raum noch nicht bekannt“ auswählen. Einen entsprechenden Raum können Sie später nachtragen.

Wie funktionieren die Raumbuchungen über heiCO?
Alle Räume der Universität Heidelberg werden nach der Einbindung Ihres Faches in heiCO abgebildet sein und können da dann auch gebucht werden. Unabhängig von heiCO müssen Rollen- und Berechtigungskonzepte der Universität Heidelberg hierfür noch definiert und implementiert werden.

Ich sehe in der Applikation „Ressourcenmanagement“ die Räume meiner Organisation nicht. Was kann der Grund sein?
Dies kann mehrere Gründe haben: 
1.) Jeder Raum ist einer Organisationseinheit zugeordnet. Sollte ein Raum auf „Fakultätsebene“ zugeordnet sein, Sie aber die Funktion (Berechtigung) „VLM-Raummanagement“ auf Institutsebene haben, können Sie nicht auf die Räume zugreifen, die auf Fakultätsebene angesiedelt sind. 
2.) Sollten Sie Räume bisher noch nicht finden, die Sie aber für die Lehre benötigen, können Sie über die Applikation „Ressourcenmanagement“ eine „Neue Ressource erstellen/übernehmen“. Hierzu finden Sie auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung „Berechtigungsprofil erstellen“.

Werden Räume aus LSF übernommen?
Räume mit Ihren Basisdaten (z.B. Raumcode, Raumgröße, Anzahl der Sitzplätze usw.) kommen aus dem zentralen Raumverwaltungssystem der Universität Heidelberg (CAFM) und werden zentral in heiCO eingespielt bzw. mit heiCO synchronisiert. Diese Basisdaten können Sie in der Applikation „Räume“ universitätsweit einsehen.

Ich bekomme in der Applikation „Ressourcenmanagement“ bei den Kontaktpersonen keine Personen zur Auswahl angezeigt. Woran kann das liegen?
An dieser Stelle werden Sie erst Personen angezeigt bekommen, wenn Sie zuvor bei den „Berechtigungsprofilen“ dem „Sachbearbeiter“-Profil (Personen, die die Raumverwaltung übernehmen) Personen zugeordnet haben. Hierzu finden Sie auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung „Berechtigungsprofil erstellen“.

Wie erfahre ich, dass ich einen angefragten Raum zugeteilt bekomme?
Sobald die Person in der Raumverwaltung, bei der Sie den Raum angefragt haben, Ihnen den Raum zuteilt, oder Ihre Anfrage ablehnt, bekommen Sie eine entsprechende Mail zugesandt. Dieses Thema wird im Schulungsblock Räume und Ressourcenmanagement – Raumanfragen bearbeiten behandelt.