Erläuterung Auszahlungsanordnung FIBU 1

• Bestellt durch die Zentrale Beschaffungsstelle
  Wurde die Bestellung über SAP (Modul MM) oder durch die Zentrale Beschaffungsstelle (ZBS) durchgeführt, ist hier die 10-stellige SAP-Bestellnummer einzutragen (45xxxxxxxx), wobei die führende „45“ bereits vorgegeben ist.
   
• Erfolgt die Auszahlung aufgrund einer Rechnung, aufgrund von Belegen (Quittungen bzw. Kassenzettel bei Barauslagen) oder im Rahmen von Dienstreisen  ist hier das Kreuz zu setzen. Die jeweilige Eingangsrechnung, Belege und/oder entsprechende Dienstreise-Formulare sind – wie bisher auch – als zahlungsbegründende Unterlage beizufügen.
   
• Für folgende Sachverhalte sind die Vordrucke/Formulare der Universität zusätzlich zur zahlungsbegründenden Unterlage (i. d. R. Rechnung) beizufügen, das entsprechende Feld ist anzukreuzen:
  
  Vergabedokumentation („Dokumentation zur dezentralen Beschaffung“):
  Grundsätzlich für alle Beschaffungen ab 500,- Euro.
  Informationen & Formular:  https://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html
  
  Beiblatt Anlagenbuchhaltung:
  Beim Kauf von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GwGs) oder Anlagegütern (Kontierung 61010 mit Investauftrag).
  Informationen & Formular:
  https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/inventarisierungsregeln.html
  https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/#Anlagenbuchhaltung
  
  Formular Nachweis Bewirtung:
  Für alle Zahlungen, die i. R. einer Bewirtung angefallen sind.
  Informationen & Formular:
  https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/repraesentationsausgaben.html
  
  Vordruck Strahlenschutz:
  Auszufüllen und beizufügen bei der Bestellung von radioaktiven Stoffen.
  Informationen & Vordruck: https://www.zbt.uni-heidelberg.de/strahlenschutz/downloads.html
  Der Vordruck ist im Bereich Formulare zu finden und heißt „Bestellung von Radioaktiven Stoffen“.
   
• Soll ein Stipendium ausgezahlt werden (Einzelanweisung oder Dauerbeleg), so ist der Stipendienbewilligungsbescheid als zahlungsbegründende Unterlage beizufügen. Aus diesem gehen der Stipendiennehmer, der (ggf. monatliche) Betrag sowie die Dauer (Laufzeit) des Stipendiums eindeutig hervor.
   
• Honorar-/Werkvertrag, Gastvortrag, Gastaufenthalt, sonstige Verträge
  Erfolgt die Zahlung im Rahmen bestimmter Vereinbarungen, ist der jeweilige Vertrag/die Vereinbarung als zahlungsbegründende Unterlage beizufügen. Dies gilt bei Lehraufträgen, Honorar- oder Werkverträgen, Gastvorträgen, Gastvorträgen (nur Reisekosten), Gastaufenthalten, Workshopteilnahmen, etc. Werden Reisekosten o. Ä. erstattet, sind diese durch Kopien nachzuweisen. Hierunter fallen z. B. auch Mittelweiterleitungs- oder Kooperationsverträge, aus denen Zahlungsverpflichtungen hervorgehen.

Zeile 1: Anordnende Stelle
Ansprechpartner, Dienststelle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Neu ist die Angabe des Ansprechpartners. Eine Angabe der Faxnummer kann optional erfolgen.

Zeile 2: Empfangsberechtigter
Der Empfangsberechtigte ist in Kurzform (aber trotzdem eindeutig) anzugeben. Als Empfangsberechtigter ist zuerst immer der tatsächliche Empfänger des Geldes anzugeben. Wird das Geld für den Empfangsberechtigten von einer dritten Person abgeholt, ist dies zusätzlich anzugeben ("Abholer: xxx"). Nur die Angabe des Abholers als Empfangsberechtigter ist nicht zulässig.

Anschrift und vor allem Bankverbindung des Zahlungsempfängers sind nur anzugeben, wenn sie nicht aus der zahlungsbegründenden Unterlage (Rechnung, Vertrag, o. Ä.) hervorgehen. Soll der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt werden, ist „Barauszahlung“ zu vermerken.

Zeile 2.1/2.2: Empfänger ist / LBV-Personalnummer / Angaben zum Beschäftigtenbezug

Ist dem Rechnungsbearbeiter bekannt, dass ein Zahlungsempfänger

- ein Beschäftigter/Bediensteter der Universität ist oder
- in einem verwandtschaftlichen Verhältnis (2) zu einem Beschäftigten/Bediensteten der Universität steht,

so ist in Zeile 2.1 „ja“ anzukreuzen. Infolge dessen ist in der Zeile 2.2. die 8-stellige LBV-Personalnummer des Beschäftigten einzutragen.

Bei juristischen Personen (Firmen) wird dies regelmäßig nicht der Fall sein, dementsprechend ist in Zeile 2.1 "nein" anzukreuzen.

Liegen für o. g. Verhältnisse keine Anhaltspunkte vor, ist "nein" anzukreuzen. Den Rechnungsbearbeiter trifft hier keine Nachforschungspflicht. In Zweifelsfällen muss nachgefragt werden.

Die Sachlich-Richtig-Zeichner bzw. Anordner müssen die Anordnung ggf. vor Einreichung zur Buchung abändern, falls ihnen ein in Frage kommendes Beschäftigungs- oder Verwandschaftsverhältnis bekannt ist.
 

Achtung:

• Betrifft eine Rechnung mehrere Beschäftigte, wie z. B. beim gleichzeitigen Kauf von mehreren Fahrkarten für diverse Beschäftigte, die zusammen reisen, so ist das Feld LBV-Personalnummer wie folgt zu füllen: 99999999
  Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die jeweils personenbezogene LBV-Personalnummer der zahlungsbegründenden Unterlage (z. B. Dienstreisegenehmigung) zu entnehmen ist.
   
• Ist die LBV-Personalnummer - zum Bespiel aufgrund einer Neu-Einstellung - noch nicht bekannt, so ist dies durch einen geeigneten Hinweis auf der AuszAO anzugeben (z. B. "NEU"). Sobald die LBV-Personalnummer vorliegt, ist diese unaufgefordert nachzureichen.
  
  Hierfür genügt ein Scan der ursprünglichen AuszAO mit dem Nachtrag der LBV-Personalnummer. Diesen Scan schicken Sie bitte per Email an: kreditoren@zuv.uni-heidelberg.de. Dem Link ist bereits der folgende E-Mail-Text hinterlegt:

"Zum Zeitpunkt der Erstellung der Auszahlungsanordnung
war die LBV-Personalnummer noch nicht bekannt.

Diese wir hiermit nachgereicht (siehe Scan der betreffenden Kassenanordnung)
und kann nun im SAP-Beleg nachgetragen werden."

Sollten Sie auf den Scan verzichten wollen, müssen im Emailtext zwingend zusätzlich die wichtigsten Daten der AuszAO (Empfänger, Kostenstelle/Auftrag, Betrag) sowie die LBV-Personalnummer angegeben werden.

Zeile 2.3: Zahlung erfolgt aufgrund
Hier ist zu entscheiden, ob die Zahlung aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses mit der Universität Heidelberg erfolgt oder ob ein anderer Zahlungsgrund vorliegt (ja oder nein ist anzukreuzen). Wird beispielsweise eine Fahrkarte beim Reisebüro für eine Dienstreise eines Beschäftigten gekauft, so ist der Zahlungsempfänger kein Beschäftigter, die Zahlung erfolgt aber aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses. Im Gegensatz dazu wird ein Honorar an einen Beschäftigten für Leistungen neben seiner Dienstaufgabe (Ausnahmefall Honorarvertrag) nicht aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt, deshalb ist hier nein anzukreuzen (allerdings ja in Zeile 2.1). Beim Auslagenersatz kommt es darauf an, ob die Zahlung an einen Beschäftigten und damit aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt (dann Angabe ja in Zeilen 2.1, 2.2 und 2.3). Des Weiteren ist anzugeben, ob die Zahlung aufgrund eines Stipendienbewilligungsbescheides der Universität Heidelberg erfolgt oder nicht.

>>> Beispiele für Ankreuzfelder und die Zeilen 2/2.1/2.2/2.3

Zeile 3: Auszuzahlender Rechnungsbetrag
Hier ist der Rechnungsbetrag incl. Mehrwertsteuer aber ohne Skontoabzug einzutragen. Im SAP sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen. Bei Dauerbelegen (siehe Zeile 3.1 und 3.2) ist der Gesamtbetrag (Teilbetrag x Anzahl Zahlungstermine) anzugeben. Ein „unendlicher“ Dauerbeleg ist nicht möglich. Im Formular FIBU 2 ist hier zusätzlich die Währung anzugeben.

Zeile 3.1 Teilbetrag UND Zeile 3.2 Fälligkeit
Sollen turnusmäßig Beträge gezahlt werden, sogenannte Dauerbelege (Stipendien, Werkverträge, Abschläge, etc.), ist hier der Teilbetrag (der turnusmäßige Betrag) anzugeben, außerdem der Tag der Fälligkeit. Im Formular FIBU 2 wäre hier zusätzlich die Währung anzugeben.

Zeile 4: Aufteilung der Nettobeträge
Kostenstelle oder Auftrag geben an, für wen ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Es handelt sich um sogenannte "Kontierungsobjekte": Dahinter verbergen sich die Einrichtungen und Projekte, die mit dem angefallenen Aufwand belastet werden sollen.

Das Sachkonto gibt an, wofür ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Um die Zuordnung der richtigen Sachkonten zu den Rechnungspositionen zu ermöglichen, benutzen Sie bitte das Kontierungshandbuch.

Sofern mehrere Sachkonten und/oder Kontierungsobjekte in einer Auszahlungsanordnung angesprochen werden, sind die Nettobeträge diesen jeweils einzeln zuzuordnen. Nebenkosten brauchen Sie dabei nicht prozentual aufzuteilen, sie können dem Sachkonto mit dem höheren Rechnungsbetrag zugerechnet werden.

Eine Aufteilung der Nettobeträge muss auch erfolgen, falls in der Rechnung unterschiedliche (deutsche) Steuersätze angegeben sind und somit unterschiedliche Steuerkennzeichen zu verwenden wären.

Achtung:
Bei der Abrechnung der Handkassen ist keine gesonderte Errechnung der Nettobeträge erforderlich. Hinter den Sachkonten werden die Bruttobeträge angegeben.

Zeile 5: ID-Nr. -optional-
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.). Zu beachten ist, dass nur die ersten 5 Zeichen der ID-Nummer im Einzelpostenbericht angezeigt werden.

Zeile 6: Begründung
Eine zusätzliche Begründung ist i. d. R. nur anzugeben, wenn der Zweck und Anlass einer Auszahlung nicht aus den der Anordnung beizufügenden Unterlagen (Rechnung) ersichtlich ist oder diese Unterlagen den Zahlungsgrund nur unzureichend erkennen lassen.

Zeile 7: Feststellungsvermerke
Ist die sachliche Richtigkeit auf der begründenden Unterlage (z. B. der Rechnung) bescheinigt, entfällt die Bescheinigung in der Anordnung. Die rechnerische Richtigkeit ist in jedem Fall zu bescheinigen. Mit der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der Betrag einer zahlungsbegründenden Unterlage ordnungsgemäß in die Zeile 3 - Auszuzahlender Bruttobetrag - übertragen wurde. Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Unterzeichners in Druckbuchstaben anzugeben.

Zeile 8: Anordnung
Datum und Unterschrift des/der Anordnungsbefugten. Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Anordnungsbefugten in Druckbuchstaben anzugeben.

Achtung:
Es gilt das 4-Augen-Prinzip. Feststellungsvermerk und Anordnung dürfen nur in Ausnahmefällen von derselben Person gegeben werden. Siehe auch: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/anordnungsbefugnis.html

Zeile 9:
Wird der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt, wird hier vom Empfangsberechtigten der Erhalt des Betrages durch seine Unterschrift bestätigt. Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Empfängers in Druckbuchstaben anzugeben.

 

Diese Felder sind für die Weiterverarbeitung des Belegs nach Buchung und Zahlung innerhalb der Universitätsverwaltung relevant.
 

Intrastat erfasst:
Dem statistischen Bundesamt sind alle Warengeschäfte mit dem EU-Ausland zu melden. Dies erfolgt über die Intrahandelsstatistik. In der Rechnung sollten die im folgenden Link angegebenen Daten enthalten sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie das auf der Homepage abrufbare Formular „Meldeangaben“ entsprechend ausfüllen und der Auszahlungsanordnung beifügen.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/Intrahandelsstatistik.html

KSA geprüft:
Die Universitätsverwaltung erhebt für alle Einrichtungen zentral die Künstlersozialabgabe und informiert die Betroffenen vierteljährlich über ihre Zahlungen. Die Fakultäten und Einrichtungen der Universität werden mit der Erhebung nicht belastet, müssen aber mit Mehrkosten von aktuell 4,2% (2019, ab 2020 5,2 %) auf abgabepflichtige Entgelte (z. B. an Graphiker, Musiker) rechnen.

Weitere Informationen zur Künstlersozialabgabe: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/ksa.html

Steuerkartei/Kontrollmitteilung:
Gemäß Abgabenordnung ist die Universität verpflichtet, bestimmte Zahlungen dem zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu melden.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/kontrollmitteilung.html

⁽¹⁾ Sofern aus Gründen der besseren Lesbarkeit im Text nur die männliche Form verwendet wird, ist stets sowohl die weibliche als auch die männliche Form gemeint.

⁽²⁾ Siehe hierzu § 15 Abgabenordnung: