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Anordnungsbefugnis

Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:
 

Begriffsbestimmung

Ausübung der Anordnungsbefugnis

weitere Delegation

Übertragung der Anordnungsbefugnis

Verantwortung des Anordnungsbefugten

Ergänzende Bestimmungen

Anordnung bei Drittmitteln

Vordruckbestellung

Schulungsangebot

 

Begriffsbestimmung

Mit der Anordnungsbefugnis wird Beamten oder Beschäftigten der Universität Heidelberg das Recht übertragen, die Finanzbuchhaltung/ Universitätskasse anzuweisen, Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sowie Umbuchungen vorzunehmen und die Beträge nach näheren Angaben zu buchen.

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Ausübung der Anordnungsbefugnis

Im Geschäftsbereich der Universität wird die Anordnungsbefugnis von der Kanzlerin als Beauftragte für den Haushalt wahrgenommen.

Bei dezentraler Mittelbewirtschaftung überträgt sie den geschäftsführenden Einreichtungsleitern/ Leitern der Dienststellen Haushaltsmittel zur selbstständigen Bewirtschaftung im Rahmen der hierzu ergangenen Bestimmungen. Diesem Personenkreis wird auf Antrag die Anordnungsbefugnis schriftlich übertragen.

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Weitere Delegation

Die Anordnungsbefugnis kann von der Kanzlerin auf weitere Beamte oder Beschäftigte der mittelbewirtschaftenden Stellen übertragen werden. Dies ist vom geschäftsführenden Einrichtungsleiter/ Dienststellenleiter schriftlich zu beantragen. Dabei sollte die Anordnungsbefugnis nach Möglichkeit auf den geschäftsführenden Einrichtungsleiter/ Dienststellenleiter und zwei Stellvertreter beschränkt werden.

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Übertragung der Anordnungsbefugnis

Der Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle muss beim Dezernat Finanzen der Universitätsverwaltung die Anordnungsbefugnis für den vorgesehenen Personenkreis förmlich beantragen. Es ist zu beachten, dass die Befugnis nur an Personen übertragen werden kann, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Es handelt sich um Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A9) oder vergleichbar eingruppierte Beschäftigte (ab Entgeltgruppe E9)
  • Befähigung, alle für die Anordnung relevanten Sachverhalte zu überblicken und zu beurteilen

Um das Antragsverfahren und die Verwaltung der Befugnisse zu erleichtern, können mit einem Antragsformular Befugnisse für alle Fonds der Einrichtung (abgegrenzt durch die Finanzstelle) beantragt werden.

Sofern die Befugnisse auf bestimmte Fonds, Verantwortungsbereiche o. Ä. eingegrenzt werden sollen, sind für die Drittmittelfonds einerseits und die Haushaltsfonds andererseits separate Anträge zu stellen, da die anschließende Bearbeitung in unterschiedlichen Dezernaten erfolgt (s. u.).

Mit der Anordnungsbefugnis wird gleichzeitig die Befugnis zur sachlichen Feststellung übertragen (Voraussetzungen zur Übertragung der Befugnis). Nach erfolgter Genehmigung erhält die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mehrfertigung des Antragsschreibens zurück.

Ändert sich der Kreis der Anordnungsbefugten z.B. durch Mitarbeiterwechsel, ist rechtzeitig ein neuer förmlicher Antrag zu stellen. Scheidet ein unterschriftsberechtigter Mitarbeiter aus oder soll die Befugnis aus anderen Gründen entzogen werden, ist eine formlose schriftliche Mitteilung an das Finanzdezernat zu richten.

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Verantwortung des Anordnungsbefugten

Mit der Unterzeichnung einer Kassenanordnung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass

  • in der förmlichen Kassenanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
  • die Bescheinigung der sachlich und rechnerischen Richtigkeit sowie andere Bescheinigungen in der förmlichen Kassenanordnung  bzw. auf der begründenden Unterlage von den dazu befugten Bediensteten abgegeben worden sind (siehe Erläuterungen zur sachlichen und rechnerischen Richtigkeit)  und
  • Finanzmittel zur Verfügung stehen und bei der angegebenen Buchungsstelle vereinnahmt sind verausgabt werden dürfen.

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Ergänzende Bestimmungen

Kassenanordnungen sind von dem Anordnungsbefugten eigenhändig zu unterschreiben. Ergänzend zur Unterschrift soll der Name in Klartext angegeben werden. Die Verwendung von Faksimile-Namensstempeln oder das Aufkleben von Unterschriften ist nicht zulässig.

Der Anordnungsbefugte kann in Ausnahmefällen die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit der Anordnung verbinden. In diesem Fall ist beim betreffenden Feststellungsvermerk in der Kassenanordnung anstelle der Unterschrift der Vermerk "s. A." (siehe Anordnungsbefugter) anzubringen.

In Angelegenheiten, die seine eigene Person oder seine Angehörigen betreffen, muss die Anordnungsbefugnis von einem anderen Berechtigten ausgeübt werden.

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Anordnungsbefugnis bei Drittmitteln

Für die Drittmittelbewirtschaftung gelten die vorgenannten Ausführungen. Die Anträge sind vom Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle bzw. vom Drittmittelempfänger der Abteilung 6.2 der Universitätsverwaltung vorzulegen.

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Vordruckbestellung

Der Vordruck ist im Vorzimmer des Finanzdezernates der Universitätsverwaltung, Frau Smith (Tel.: 54-12401) oder bei den jeweiligen Sachbearbeitern der Abt. 6.2 - Heidelberg Research Service - Projektadministration (Dezernat Forschung) erhältlich.

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Schulungsangebot

Internes Bildungsprogramm: "Zeichnungsbefugnisse - Grundlagen, Bedeutung, Verantwortung"

 

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 29.06.2018
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