Bereichsbild
Kontakt

Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung

Jürgen Jülg
Tel. +49 6221 54-12433
juergen.juelg@zuv.uni-heidelberg.de

Homepage der Abteilung

 
Weiterführende Informationen
Fragen zu Personalbuchungen

Halten Sie bitte die 8-stellige LBV-Personal­nummer und den Namen der Person bereit.

Ohne diese Angaben ist keine Auskunft möglich. Die LBV-Personal­nummer finden Sie in Spalte 1 der Rechnungs­legungs­an­forderungs­liste, im Feld FI-Referenz (3te Spalte von rechts) des SAP-Einzel­posten­berichts für Institute (zeb_ep6) oder auf der Personal­abrechnung des Landes­amtes für Besoldung und Versorgung (rechts oben).

 
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Personalkostenverbuchung

 Aktuelle Hinweise

  • Bitte beachten Sie die Hinweise zur Personalkostenverbuchung am Jahresende
    Sie finden diese in der rechten Spalte unter den weiterführenden Informationen.
     
  • Die VBL hat im November 2015 beschlossen, dass die für die Jahre 2013 - 2015 erhobenen Sanierungsgelder zurückerstattet werden sollen. Dieser Beschluss muss von der Aufsichtsbehörde noch genehmigt werden. Die Erstattung erfolgt, sobald wir das Geld erhalten, voraussichtlich auf den selben Kontierungen auf denen die Belastung am 6.11.15 bzw. am 6.12.14 gebucht wurde. Ob und wann dies erfolgt ist zurzeit noch offen. Weitere Informationen zum Sanierungsgeld finden Sie unten auf dieser Seite bzw. auf der Homepage der VBL.
     
  • Seit 14.Oktober 2014 sind die Einzelpostenberichte für Institute (zeb_ep5 und zeb_ep6) im Bereich Personalverrechnung um die Namen der Beschäftigten ergänzt. Die Namen stehen im selben Feld wie die Bezeichnungen der Kreditoren bzw. Debitoren. Dies gilt nur für die wissenschaftlichen Hilfskräfte und das aus Drittmitteln finanzierte Personal.

    (Stand: 09.10.2017)

 

Umbuchungen

Umbuchungen sind immer an den/die für Sie zuständigen Mitarbeiter/in in der Personalabteilung zu senden.

Bei der Verwendung von Umbuchungsanordnungen (Formular FIBU3 bzw. FIBU3P) darf je Anordnung nur eine Person umgebucht werden.
 

Es sind drei Fälle zu unterscheiden:

Fall A: Die Umbuchung betrifft das laufende Jahr
Diese Umbuchung können Sie formlos an den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung senden. Wenn Sie die Umbuchung in Form einer Umbuchungsanordnung anweisen, dann beachten Sie bitte, dass je Person eine Umbuchungsanordnung zu erstellen ist, die bestimmte Pflichtangaben (s.u.) enthalten muss. Von Mitte November bis Ende Dezember fragen Sie bitte den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung, ob eine Umbuchung über das LBV noch möglich ist (Fall A) oder ob Sie eine manuelle Umbuchung (Fall B) veranlassen müssen. Auch bei Umbuchungen, durch die Monate anteilig umgebucht werden sollen, sollten Sie vorab Kontakt mit dem für dem/der Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in in der Personalabteilung aufnehmen.

Fall B: Die Umbuchung betrifft frühere Jahre
Es muss je LBV-Personalnummer (8stellig) eine vollständig ausgefüllte und unterschriebene Umbuchungsanordnung (Formular FIBU3 bzw. FIBU3P) erstellt und an den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung gesendet werden. Diese(r) leitet die Umbuchungsanordnung nach Prüfung und Gegenzeichnung weiter an die Abteilung 4.3. Bitte beachten Sie außerdem, dass Personalkostenumbuchungen nicht zusammen mit anderen Umbuchungen auf einer Umbuchungsanordnung angewiesen werden können und dass Umbuchungen, die ab der 4ten Kalenderwoche eingehen nur im jeweils laufenden Jahr gebucht werden können.

Fall C: Die Umbuchung betrifft sowohl das laufende Jahr, wie auch frühere Jahre
In diesem Fall müssen Sie den umzubuchenden Betrag aufteilen.
Der Anteil, der das laufende Jahr betrifft, ist wie unter Fall A beschrieben umzubuchen.
Der Anteil, der frühere Jahre betrifft, ist wie unter Fall B beschrieben umzubuchen.

 

Pflichtangaben
In allen drei Fällen sind folgende Angaben zu machen:

  • anordnende Stelle
  • Ansprechpartner für Rückfragen
  • Telefonnummer der anordnenden Stelle bzw. des Ansprechpartners
  • LBV-Personalnummer (8-stellig, siehe Spalte FI-Referenz im SAP-Einzelpostenbericht für Institute oder linke Spalte der Rechnungslegungsanforderungsliste)
  • Name der Person, die umgebucht werden soll
  • Zeitraum, der umgebucht werden soll
  • Betrag, der umgebucht werden soll (nur Fall B)
  • Sachkonto (5-stellig, siehe Spalte Fipos im SAP-Einzelpostenbericht für Institute)
  • Kontierungsobjekt (Kostenstelle ODER Personalauftrag) von dem bzw. auf das umgebucht werden soll
    Wichtig: Bei Personalumbuchungen, die nicht über das LBV vollzogen werden, kann im Gegensatz zu anderen Umbuchungen auf der Soll- und Habenseite der Umbuchungsanordnung nur jeweils ein Kontierungsobjekt angewiesen werden. Soll von bzw. soll auf mehrere Kontierungsobjekte umbucht werden, dann müssen Sie mehrere Umbuchungsanordnungen ausfüllen und an die Personalabteilung senden.
  • Bei Umbuchungen, die Sie in den ersten 3 Wochen eines Jahres (Kalenderwoche 1-3) veranlassen, ist zusätzlich anzugeben, ob die Umbuchung  - wenn möglich - noch im Vorjahr gebucht werden soll.

 

Unterschiede zwischen Rechnungs­legungs­anforderungs­liste und SAP-Berichten

Die Rechnungs­legungs­anforderungs­listen enthalten nur die monatlichen Gehaltsbuchungen, die mit Datum 27. des Auszahlungszeitraums im SAP-System zu sehen sind.
In den Rechnungslegungsanforderungslisten sind folgende Buchungen nicht enthalten:

  • Beihilfen
  • manuelle Umbuchungen (Umbuchungsanordnungen)
  • Sanierungsgeld (siehe unten)
  • Sonderbuchungen des LBV
    (z.B.: Erstattungen des Arbeitsamtes in ATZ-Fällen, Schadensersatzleistungen, Fürsorgeleistungen)
  • Versorgungsrücklage (Beamte)
  • Versorgungszuschlag (Beamte)
  • Zuzahlungen zur Beihilfe

Maßgeblich sind nur die im SAP-System gebuchten Personalkosten!

 

Sanierungsgeld - Was ist das ?

Die Zusatzversorgung der Angestellten wurde im Jahr 2002 geändert. Zur Ausfinanzierung von Altfällen haben sich VBL und Arbeitgeber darauf geeinigt, dass zusätzlich zu den normalen monatlichen VBL-Beiträgen ein sogenanntes Sanierungsgeld an die VBL überwiesen wird.

Ca. 6 Monate nach Ablauf eines Jahres berechnet die VBL, ob das überwiesene Sanierungsgeld ausgereicht hat. Je nachdem erhalten wir als Arbeitgeber eine Nachbelastung oder eine Rückzahlung, die einmal im Jahr (am 6.11.xx oder am 6.12.xx) ins SAP-System gebucht wird.

Wichtig für Drittmittelprojekte: Die Nachbelastung bzw. die Gutschrift erfolgt  zu Lasten bzw. zu Gunsten der letzten bekannten nicht gesperrten Kontierung (Personalauftrag oder Kostenstelle). Um (Fehl-)Buchungen auf bereits beendeten Projekten zu verhindern, sollten Sie die zu Ihrem Projekt gehörigen Kontierungsobjekte (Personalauftrag, Sachauftrag, Investitionsauftrag) zeitnah zum Projektende von der Drittmittelabteilung sperren lassen. Auf gesperrte Kontierungsobjekte wird kein Sanierungsgeld gebucht. Zuständig für die Sperrung der Kontierungsobjekte von Drittmittelprojekten ist die Drittmittelabteilung.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 09.10.2017
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