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Drittmittelprojektabwicklung

Inhalt der Seite

Annahme von Drittmitteln

Anordnungen (Annahmeanordnung /Auszahlungsanordnung/ Umbuchungsanordnung)

Anordnungsbefugnis und Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit

Anzeige von Drittmitteln

Arbeitgebererklärung/Verpflichtungserklärung

Drittmittelbewilligung, Bewilligungsbescheid und Projektanlage

Gastaufenthalt im Rahmen eines Forschungsprojekts

Mittelabruf/Mittelanforderung

Projektverlängerung

Stipendien zur Forschungszwecken

Verwendungsnachweis

Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung)

 

Diagramm: Prozessdarstellung Drittmittelprojektabwicklung
Prozessdarstellung Drittmittelprojektabwicklung [Diagramm vergrößern]

Annahme von Drittmitteln

Die Annahme von Drittmitteln erfolgt durch die Universität. Sie wird durch das Rektorat oder das Dezernat Forschung erklärt. Das einwerbende Hochschulmitglied kann die Universität dabei nicht vertreten, d.h. das Hochschulmitglied kann die Drittmittel weder persönlich, noch für die Hochschule annehmen. Die Erklärung der Hochschule über die Annahme umfasst zugleich die korruptionsrechtlich relevante Zustimmung zur Inanspruchnahme der damit verbundenen Vorteile für die beteiligten Mitglieder der Hochschule.
Gründe für eine Ablehnung:
Nach § 13 Abs. 6 LHG kann ein Angebot kann abgelehnt werden oder die Annahme mit Auflagen versehen werden bei

  • Beeinträchtigung anderer Aufgaben der Hochschule,
  • Beeinträchtigung von Rechten und Pflichten anderer Personen,
  • nicht angemessener Berücksichtigung von Folgelasten.

Die Beeinträchtigung anderer Aufgaben der Hochschule kann sich insbesondere aus einer unverhältnismäßigen Inanspruchnahme der Ressourcen der Hochschule durch Drittmittelprojekte ergeben. Im Einzelfall kann ein Verstoß gegen spezielle Gesetze, die insbesondere Datenschutz, Strahlenschutz, Gentechnik, Tierschutz oder Arzneimittel betreffen, zur Ablehnung der Annahme von Drittmitteln führen.

Bei privaten Drittmitteln kommt es zur Ablehnung der Annahme, wenn die Annahme gegen gesetzliche Vorschriften verstößt.

§ 13 Abs. 6 LHG Finanz- und Berichtswesen

 

Anordnungen (Annahmeanordnung /Auszahlungsanordnung/ Umbuchungsanordnung)

Mit Anordnungen wird die Abteilung Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr zur Buchung von Geldbeträgen veranlasst. Auszahlungsanordnungen werden bei der Auszahlung von Geldbeträgen, Annahmeanordnungen bei der Einzahlung von Geldbeträgen verwendet. Umbuchungsanordnungen lösen Umbuchungen zwischen Drittmittelfonds bzw. deren Innenaufträgen aus. In allen Fällen ist eine zahlungsbegründende Unterlage, d.h. ein Beleg, der die Zahlung verursacht hat, notwendig. Die Formulare finden sich auf den Seiten des Dezernats Finanzen.

Zahlungsbegründende Unterlage

Formulare und Downloads (Dezernat Finanzen)

 

Anordnungsbefugnis und Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit

Die Anordnungsbefugnis bezeichnet die Erlaubnis, für ein Drittmittelprojekt wirksam finanzielle Buchungen mittels sogenannter Anordnungen veranlassen zu dürfen. Daneben gibt es die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit, die dem Berechtigten erlaubt, die Richtigkeit von maßgeblichen Angaben in Kassenanordnungen bescheinigen zu können. Ohne eine Übertragung der Befugnis ist eine Bewilligung nicht möglich. Das Formular wird vom Dezernat Forschung nach Eingang des Bewilligungsbescheids dem Zuwendungsempfänger zugestellt. Die Übertragung beider Befugnisse erfolgt durch den Projektleiter.
Für beide Befugnisse gibt es Voraussetzungen bezüglich der Besoldungsgruppe (mindestens E9 für Feststellung sachliche Richtigkeit, mindestens E13 für Anordnungsbefugnis). Bei Mitarbeitern in niedrigeren Besoldungsgruppen bedarf es einer formlosen Ausnahmegenehmigung des Projektleiters, die an das Dezernat Forschung zu senden ist. Die Anordnungsbefugnis und die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit werden vom Kanzler oder der Kanzlerin auf Antrag erteilt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite des Dezernats Finanzen.

Anordnungsbefugnis

Sachliche Richtigkeit

 

Anzeige von Drittmitteln

Die Anzeige von Zuwendungen und entgeltpflichtigen Forschungsleistungen (Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistung, Kooperationsforschung) ist bei allen Fördermittelgebern rechtzeitig und vollständig ausgefüllt dem Dezernat Forschung vorzulegen. Damit die Universität die Drittmittel annehmen kann, muss ihr die Einwerbung bzw. die beabsichtigte Einwerbung unverzüglich angezeigt werden. Diese Anzeige muss mit dem vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Dies gilt auch für Drittmittel, die nicht auf dem Antragsweg über das Dezernat Forschung beantragt werden. Der ausgefüllte Vordruck ist an das Dezernat Forschung zu senden, bevor entsprechende Anträge auf Zuwendungen gestellt werden. Aufgrund der schriftlichen Unterlagen prüft die Universität, ob die Zuwendung angenommen werden darf.
Nach Eingang des Bewilligungsbescheids ist – sofern gefordert – die Einverständniserklärung der Universität abzugeben. Die rechtsverbindliche Unterschrift darf nur von der Kanzlerin/ vom Kanzler oder den dazu beauftragten Personen geleistet werden.

Vorgeschriebener Vordruck (RTF)

 

Arbeitgebererklärung/Verpflichtungserklärung

Einige Drittmittelgeber (insbesondere DFG: eigene Stelle; ERC-Grants) machen eine Arbeitgebererklärung erforderlich, in der dem Projektleiter Räume, Ausstattung u.a. zur Verfügung gestellt werden. Die Arbeitgebererklärung ist eine rechtsverbindliche Bestätigung der Universität zur Bereitstellung dieser Ressourcen. Die Arbeitgebererklärung, die vom Dezernat Forschung ausgestellt wird, kann erst nach Abgabe einer Verpflichtungserklärung durch die einwerbende Universitätseinrichtung erfolgen. Das Formular zur Verpflichtungserklärung kann beim Heidelberg Research Service angefordert werden und muss ausgefüllt an den zuständigen Projektmanager zurückgesendet werden.

 

Drittmittelbewilligung, Bewilligungsbescheid und Projektanlage

Eine Drittmittelbewilligung kann vorliegen in Form eines Zuwendungsbescheids (Bewilligungsbescheids), eines Vertrags oder eines Geldeingangs (als Spende) oder bei wissenschaftlichen Dienstleistungen als Rechnung. Ein Zuwendungsbescheid nennt Fördersumme und Laufzeit des Projekts. Auf Nachweis einer erfolgten Bewilligung (auch vorab per E-Mail) durch den Fördermittelgeber werden im Dezernat Forschung die Konten für ein Drittmittelprojekt angelegt. Diese Nachweise sind unverzüglich per Hauspost an das Dezernat Forschung zu senden. Nach Anlage der Konten werden die Kontierungsdaten (Fonds und Innenaufträge) vom zuständigen Sachbearbeiter mitgeteilt.

Wissenschaftliche Dienstleistungen

 

Gastaufenthalt im Rahmen eines Forschungsprojekts

Im Rahmen drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte kann ein Fördermittelgeber für den Aufenthalt eines Gastes an der Universität Heidelberg Gelder zur Finanzierung einer Aufwandsentschädigung bewilligen. Hierunter fallen beispielsweise Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Tagegeld. Ebenso ist die Zahlung einer Aufwandsentschädigung aus dezentralen freien Mitteln (z.B. Overheads) und Haushaltsmitteln möglich. Damit die Auszahlungsanordnungen der Vorgabe der Landeshaushaltsordnung entsprechen, muss eine Unterlage beigefügt werden, die die Zahlung begründet. Das Formular ist der Auszahlungsanordnung beizufügen.

Anlage zur Auszahlungsanordnung im Rahmen eines Gastaufenthalts (PDF)

Gastvereinbarung - Allgemeine Bedingungen (PDF)

 

Mittelabruf/Mittelanforderung

Üblicherweise müssen die von einem Fördermittelgeber bewilligten Mittel in Form einer schriftlichen Mittelanforderung regelmäßig abgerufen werden. Hierbei sind die Vorgaben des Fördermittelgebers für die Mittelbereitstellung bzw. den Mittelabruf maßgebend. Die anordnungsbefugte Projektleitung bzw. die entsprechende Universitätseinrichtung ist für die ausreichende Deckung eines Projektkontos verantwortlich.
Im Bereich der DFG ist der erste Mittelabruf nach Unterschrift durch die Projektleitung immer auch zur zusätzlichen Signatur durch eine rechtsverbindliche Vertretung der Universität an das Dezernat Forschung weiterzuleiten. Für alle weiteren Mittelabrufe genügt die Unterschrift der Projektleitung, eine Kopie der Mittelanforderung mit der beigefügten entsprechenden Annahmeanordnung ist aber an das Dezernat Forschung zu senden. Mittelabrufe bei der DFG werden quartalsweise getätigt. Für Zuwendungen des Bundes müssen alle Mittelabrufe (sog. Zahlungsanforderungen) durch die Projektleitung über das Web-Portal PROFI ONLINE erfolgen. Ein von der Projektleitung unterzeichneter Ausdruck des Mittelabrufs sowie die entsprechende Annahmeanordnung sind dem Dezernat Forschung weiterzuleiten. Hier erfolgt nach Prüfung und Gegenzeichnung die Rücksendung des Formulars an die Projektleitung. Auch die erläuternden Hinweise auf den Seiten des Dezernats Finanzen sind zu beachten.

Annahmeanordnung (RTF)

Erläuternde Hinweise zur Annahmeanordnung

 

Projektverlängerung

Bei einer Projektverlängerung muss die neue Projektlaufzeit dem Dezernat Forschung mitgeteilt werden. Die zuständigen Sachbearbeiter im Dezernat Forschung erteilen weitere Auskünfte.

 

Stipendien zur Forschungszwecken

Sofern die Verwendungsrichtlinien des Fördermittelgebers dies zulassen, vergibt die Universität Heidelberg zu Forschungszwecken Qualifizierungsstipendien und Stipendien aus Drittmitteln an Doktorandinnen oder Doktoranden, Promovierte (Postdoc) und internationale Gastwissenschaftler. Stipendien sind über das Dezernat Forschung mit dem Antragsformular zu beantragen. Die Bewilligung eines Stipendiums erfolgt durch einen Zuwendungsbescheid und die daraufhin erklärte Annahme durch den Stipendiaten. Weitere Informationen sind dem Merkblatt zur Vergabe drittmittelfinanzierter Stipendien zu entnehmen. Darüber hinaus können aus freien Mitteln (z.B. Overheads) Stipendien gemäß dem Merkblatt vergeben werden.

Antragsformular (DOC)

Merkblatt zur Vergabe drittmittelfinanzierter Stipendien (PDF) 

 

Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis wird von der anordnungsbefugten Projektleitung nach der Vorgabe des Zuwendungsgebers erstellt. Die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel ist von der anordnungsbefugten Projektleitung nachzuweisen. Der Verwendungsnachweis ist dann dem Dezernat Forschung zur Prüfung und Bestätigung der Angaben zuzuleiten. Der vom Dezernat Forschung bestätigte Verwendungsnachweis ist dem Fördermittelgeber zu übermitteln.

 

Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung)

Bei Zuwendungen zur Förderung von Aufgaben der Universität ist eine Spendenbescheinigung auszustellen, die dem Zuwendungsgeber auf dessen Verlangen (Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung) für steuerliche Zwecke zugestellt wird. Spendenbescheinigungen nach §10 b EStG dürfen nur vom Dezernat Forschung sowie (bei Sachzuwendungen und Schenkungen) vom Dezernat Stiftungen und Vermögen ausgestellt werden. Die Anzeige auf Zuwendung muss von der betreffenden Einrichtung ausgestellt werden.
Die Spendenbescheinigung darf erst erteilt werden, wenn der zugewendete Betrag bei der Universitätskasse vereinnahmt oder wenn die Sachzuwendung in das Eigentum des Landes oder der Universität (Universitätsvermögen) übergegangen ist.
Keine Zuwendungsbescheinigungen werden ausgestellt für

  • Geldzuwendungen Dritter für andere Zwecke
  • Forschungsaufträge.

Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (DOC)

§10 b EStG

Dezernat Stiftungen und Vermögen

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 19.10.2017
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