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Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung

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Tel. +49 6221 54-2321
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Formulare in Papierform
Gabriele Czisch
Tel. +49 6221 54-2126
czisch@zuv.uni-heidelberg.de

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Erläuterung Annahmeanordnung FIBU 5

Wesentliche Änderungen in 05/2017:

  • Formular steht als ausfüllbares pdf Dokument zur Verfügung
  • in Zeile 7 und 8 sind die Namen der Unterzeichner zusätzlich in Druckbuchstaben anzugeben

Änderungen im Formular (in 09/2014):

  • Wegfall der (ehemaligen) Zeile 4 - Ankreuzfelder steuerflichtige(r) Einnahme/Ertrag

Allgemeines

Die Annahmeanordnung ist zu verwenden für die Buchung von Erträgen und für die Annahme von Geld und Geräten (z.B. Schenkungen, Leihgaben DFG). Sollte es sich um eine(n) Einnahme/Ertrag aus Drittmitteln handeln, wird das Sachkonto von der Drittmittelabteilung eingetragen!

ACHTUNG: Das Schreiben der Universitätsverwaltung, mit welchem Ihnen teilweise mitgeteilt wird, dass für Ihr Institut/Ihre Einrichtung Geld eingegangen ist, ist keine zahlungsbegründende Unterlage. Bitte fügen Sie der Annahmeanordnung eine geeignete zahlungsbegründende Unterlage bei (z.B. Rechnung).

Bitte erstellen Sie eine Annahmeanordnung, sobald Sie wissen, dass Sie Geld erwarten bzw. sobald Sie eine Rechnung gestellt haben, und schicken Sie diese mit den zahlungsbegründenden Unterlagen an die entsprechenden Mitarbeiter der Universitätsverwaltung. Warten Sie bitte nicht mit dem Erstellen der Annahmeanordnung, bis Sie einen Hinweis von uns erhalten, dass für Sie Geld eingegangen ist. Ihre Geldeingänge können so schneller zugeordnet/verbucht werden.

Hinweis: Das Original der Annahmeanordnung wird an die Universitätsverwaltung geschickt (inkl. zugehöriger Unterlagen), der Durchschlag ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Annahmeanordnungen für Drittmittel gehen an Dezernat 6.

Die Annahmeanordnung ist wie folgt auszufüllen:

Drittmittel: Ja/Nein
Hier ist anzukreuzen, ob die Einnahmen/Erträge bei einem Drittmittelprojekt gebucht werden sollen oder nicht.

Zeile 1: Anordnende Stelle
Dienststelle, Telefon- und Faxnummer, E-Mail

Zeile 2: Einzahlungspflichtiger
Der Einzahlungspflichtige ist in Kurzform (aber trotzdem eindeutig) anzugeben.

Zeile 3: Anzunehmender Gesamtbetrag
Hier ist Gesamtbetrag anzugeben. Bei den steuerpflichtigen Betrieben gewerblicher Art (BgA) ist hier der Bruttobetrag anzugeben.

Zeile 3.1 Teilbetrag UND Zeile 3.2 Fälligkeit
Bei wiederkehrenden, d.h. turnusmäßig (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich) in gleicher Höhe zu leistenden Teilzahlungen sind diese Zeilen auszufüllen.

Zeile 4: Aufteilung der Nettobeträge
Im Normalfall sind die Bruttobeträge anzugeben. Ausnahme hierzu bilden die steuerpflichtigen Betriebe gewerblicher Art (BgA). In einem solchen Fall sind hier die Nettobeträge anzugeben. Außerdem ist das entsprechende Steuerkennzeichen zu vermerken sowie der auf der Rechnung der Universität Heidelberg ausgewiesene Gesamt-Steuerbetrag einzutragen.

Sofern mehrere Sachkonten in einer Annahmeanordnung angesprochen werden, sind die Beträge diesen jeweils einzeln zuzuordnen. Das Sachkonto gibt an, wofür ein bestimmter Ertrag angefallen ist. Um die Zuordnung der richtigen Sachkonten zu den Positionen zu ermöglichen, benutzen Sie bitte das Kontierungshandbuch. "Kostenstelle oder Auftrag" geben an, für wen ein bestimmter Ertrag angefallen ist. Es handelt sich dabei um sogenannte "Kontierungsobjekte": Dahinter verbergen sich die Einrichtungen und Projekte, die mit dem angefallenen Ertrag belastet werden sollen.

Zeile 5: ID-Nr. -optional-
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.). DIE ID-Nr. darf maximal 5 stellig sein.

Zeile 6: Begründung
Nur ausfüllen, wenn der Zweck und Anlass einer Annahme nicht aus den der Kassenanordnung beizufügenden Unterlagen ersichtlich ist , oder diese Unterlagen den Zahlungsgrund nur unzureichend erkennen lassen.

Zeile 7: Feststellungsvermerke
Ist die sachliche Richtigkeit auf der begründenden Unterlage, z.B. Rechnung, bescheinigt, entfällt die Bescheinigung in der Kassenanordnung. Die rechnerische Richtigkeit ist in jedem Fall zu bescheinigen. Mit der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der Betrag einer begründenden Unterlage ordnungsgemäß in die Zeile 3 - Anzunehmender Gesamtbetrag übertragen wurde. Zusätzlich Name(n) in Druckbuchstaben.

Zeile 8: Anordnung
Datum & Unterschrift des/der Anordnungsbefugten. Zusätzlich Name in Druckbuchstaben.

Zeile 9
Wird der Betrag bar eingezahlt, wird hier von der Universitätskasse der Erhalt des Betrages bescheinigt.

 

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 22.11.2017
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