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Dezernat Finanzen
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Rechtliche Grundlagen, Richtlinien, etc.
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Zeichnungsbefugnis

Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:
 

Begriffsbestimmung

Ausübung, Übertragung und Umfang der Zeichnungsbefugnisse

Anordnungsbefugnis

Befugnis zur Sachlich-Richtig-Feststellung

Befugnis zur Rechnerisch-Richtig-Feststellung

Regeln im Verhältnis der Zeichnungsbefugten zueinander

Zeichnungsbefugte Personen

Prozess der Erteilung und des Entzugs der Zeichnungsbefugnis

Ergänzende Bestimmungen für Papieranordnungen

Schulungsangebot

Gesetzliche Grundlagen

 

Begriffsbestimmung

Mit der Zeichnungsbefugnis wird Beschäftigten der Universität Heidelberg das Recht übertragen, Anordnungen an die Finanzbuchhaltung zu zeichnen, also als richtig zu bescheinigen (Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit) und anzuweisen (Anordnung). Eine Anordnung kann dabei bedeuten, Einzahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung), Auszahlungen zu leisten (Auszahlungsanordnung) oder bereits gebuchte Anordnungen zu ändern (Umbuchungen).

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Ausübung, Übertragung und Umfang der Zeichnungsbefugnis

Gemäß Landeshaushaltsordnung (LHO) und Landeshochschulgesetz (LHG) sind der Rektor als Dienststellenleiter sowie der Kanzler als Haushaltsbeauftragter anordnungsbefugt. Sie können diese Befugnis auf weitere Mitarbeiter der Dienststelle Universität Heidelberg übertragen. Von dieser Möglichkeit hat die Universität Heidelberg im Rahmen des IMPULSE-Projekts Gebrauch gemacht und eine dezentrale Ressourcenverantwortung innerhalb ihrer Organisationsstrukturen etabliert. Die Verantwortung für die jeweiligen Ressourcen – einschließlich der Erst-, Zweit- und Drittmittel – liegt unterhalb der Gesamtverantwortung des Rektors bzw. Kanzlers auf der Ebene der Institute und Einrichtungen (Berechtigungseinheiten (BE)) und wird durch den jeweiligen Geschäftsführenden Einrichtungsleiter bzw. dessen Stellvertreter ausgeübt. Dieser kann die Anordnungsbefugnis weiteren Mitarbeitern übertragen. Dies ist vom Geschäftsführenden Einrichtungsleiter auf einem Formular schriftlich mitzuteilen. Vergleichbares gilt für die Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit. Die Zeichnungsbefugten sollen alle für die Zeichnung relevanten Sachverhalte überblicken und beurteilen können. Soll die Befugnis wieder entzogen werden, ist dies dem Finanzdezernat über das o.g. Formular mitzuteilen.

Jeder Berechtigte erhält die jeweilige Zeichnungsbefugnis für alle Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge) der Einrichtung (Berechtigungseinheit (BE), der er zugeordnet ist. Solange eine Einrichtung noch nicht das ERV-System nutzt, ist auf dem Formular anzugeben, für welche Kontierungsobjekte die Person zeichnungsbefugt sein soll. Die Zeichnungsbefugnis gilt sowohl für Anordnungen in Papierform, als auch für elektronische Anordnungen.  

Das ERV-System prüft diesen Umfang automatisiert. Jeder Berechtigte erhält nur solche Rechnungen, für die er zeichnungsbefugt ist. Eine darüberhinausgehende Eingrenzung des Verantwortungsbereichs durch den Geschäftsführenden Einrichtungsleiter ist für alle drei Zeichnungsebenen (Rechnerisch-Richtig-Feststeller, Sachlich-Richtig-Feststeller, Anordner) möglich, wird systemtechnisch jedoch nicht geprüft. Dies ist innerhalb der jeweiligen Einrichtung eigenständig zu regeln und zu dokumentieren.

 

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Anordnungsbefugnis

Mit der Zahlungsanordnung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass

-    in der Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
-    die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie andere Bescheinigungen in der Zahlungsanordnung bzw. auf der begründenden Unterlage von den dazu befugten Bediensteten abgegeben worden sind und
-    entsprechende Finanzmittel zur Verfügung stehen sowie bei dem angegebenen Kontierungsobjekt vereinnahmt oder verausgabt werden dürfen.

Ausnahmen von der Anordnungsbefugnis:
Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.

 

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Sachlich-Richtig-Feststellung

Mit der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
-    die Zahlungsanordnung und die begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten (insb. Anlass und Höhe der Zahlung),
-    die durch den Rechnerisch-Richtig-Feststeller vorgenommenen Angaben zu Zahlungsempfänger und anrechenbaren Beträgen vollständig und korrekt sind,
-    bei der Festsetzung der zu erhebenden Haushaltseinnahme oder zu leistenden Haushaltsausgabe nach den bestehenden Bestimmungen und nach dem Grundsatz der Sparsamkeit verfahren wurde (z.B. Einhaltung des Vergaberechts, belegt durch die Vergabedokumentation),
-    die Lieferung oder Leistung sowohl hinsichtlich der Art als auch hinsichtlich der Ausführung tatsächlich erforderlich war (Grundsatz der Wirtschaftlichkeit),
-    die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt wurde.

Die Zahlungsanordnung einschließlich ihrer zahlungsbegründenden Unterlagen muss so aussagekräftig sein, dass sie für eine Person, die nicht an der Erstellung dieser Zahlungsanordnung beteiligt war, abschließend und selbsterklärend ist.

Ausnahmen von der Sachlich-Richtig-Feststellung:
Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.

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Rechnerisch-Richtig-Feststellung

Mit der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
-    die in der Zahlungsanordnung und den begründenden Unterlagen enthaltenen tatsächlichen Angaben (z.B. Name des Zahlungsempfängers, Bankverbindung, Betrag) richtig sind,
-    der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
-    Skontobeträge nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen berücksichtigt sind,
-    Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
-    die Rechnung oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet bzw. Belege in Fremdwährung korrekt in Euro umgerechnet wurden (nur Papieranordnungen).

Zeichnungsbefugnis und Aufgaben sind grundsätzlich identisch mit dem Aufgabengebiet des Rechnungsbearbeiters.

 

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Regeln im Verhältnis der Zeichnungsbefugten zueinander

Die Datenerfassung und die Freigabe müssen von verschiedenen Personen ausgeübt werden (4-Augen-Prinzip der LHO). Dies wird in Bezug auf das ERV-System dadurch sichergestellt, dass mindestens die Rollen SR und AO von verschiedenen Personen ausgeübt werden müssen.

Sofern ein Zeichnungsbefugter einzelne Aspekte seiner Zeichnungsbefugnis nicht selbst beurteilen kann, besteht die Möglichkeit, sich diese von anderen Personen bestätigen zu lassen in Form einer  

-    Teilbestätigung: Bestätigung der vollständigen und sachgemäßen Lieferung/Leistung durch eine andere Person, die dies beurteilen kann,  

oder

-    Teilfeststellung: abschließende Feststellung eines in 3 a. (1) oder 3 a. (2) genannten Teilbereichs durch einen anderen, dazu berechtigten Feststeller2.

Aus der Bestätigung sollte hervorgehen, welche der beiden Formen gewählt wurde und auf welchen Teilbereich sich die Bestätigung bzw. Feststellung bezieht.

 

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Zeichnungsbefugte Personen

Grundsatz: Nur Beschäftigte der Universität (ohne Medizinische Fakultäten bzw. Universitätsklinika) können Zeichnungsbefugnisse erhalten (Ausnahmen s. u.).  

Keine Zeichnungsbefugnisse erhalten (Ausnahmen s. u.):

-    ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand,  
-    Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E3/A5 für die Rechnerisch-Richtig-Feststellung bzw. Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E9/A9 für die Sachlich-Richtig-Feststellung,
-    Auszubildende,
-    Wissenschaftliche und Studentische Hilfskräfte,
-    Aushilfskräfte,
-    Geringfügig Beschäftigte (Minijobs),
-    Lehrbeauftragte,
-    Stipendiaten (Ausnahmen: Nachwuchsgruppenleiter, Emmy Noether, Heisenberg),
-    Gastprofessoren (Allerdings können die mit ihnen zusammenarbeitenden Professoren Zeichnungsbefugnisse erhalten.).

Ausnahmen:  

Beschäftigte mit einer Vergütungsgruppe < E9/A9 erhalten die Befugnis zur sachlichen Richtigzeichnung ausnahmsweise, wenn sich diese Befugnis auf ihren Verantwortungsbereich beschränkt (z. B. durch Angabe der zu verantwortenden Organisations-/ Beschaffungsbereiche oder der zu bearbeitenden Fonds), dies in einer Erklärung des Vorgesetzten bestätigt wird und sie entsprechende Erfahrungen gesammelt haben oder an einer Schulung über Zeichnungsbefugnisse teilnehmen. Bisherige Ausnahmegenehmigungen bleiben gültig. Die Übertragung der Befugnis beantragt der Geschäftsführende Einrichtungsleiter, der in diesem Zusammenhang auch den Verantwortungsbereich festlegt.  

Beschäftigte der Medizinischen Fakultät Heidelberg und des Klinikums Heidelberg können auf Antrag die Zeichnungsbefugnis ausnahmsweise erhalten, wenn aus einer Bestätigung der Medizinischen Fakultät Heidelberg bzw. des Klinikums Heidelberg hervorgeht, dass sie dort betreffende Befugnisse bereits besitzen.  

Ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand können die Zeichnungsbefugnis ausnahmsweise in folgenden Fällen erhalten:

Der Beschäftigte beendet ein laufendes Projekt und hat in diesem Zusammenhang einen Vertrag über eine unentgeltliche Tätigkeit geschlossen.

Seniorprofessoren können die Zeichnungsbefugnis erhalten, wenn ihnen Mittel zur Verfügung gestellt werden und sie darüber lt. Einrichtungsleiter verfügen dürfen (durch Bestätigung des Einrichtungsleiters nachzuweisen).

Alternativ kann ein anderer Zeichnungsbefugter der Einrichtung mit der Mittelverwaltung und -freigabe betraut werden und diese in Abstimmung mit dem ehemaligen Beschäftigten/Seniorprofessor ausüben.

Für Personen, die nicht zu den Beschäftigten der Universität zählen und daher keine Zeichnungsbefugnisse besitzen, die aber aufgrund ihres Aufgabengebietes die sachliche Richtigkeit beurteilen können, besteht Möglichkeit einer Vorbeurteilung des Sachverhalts (dokumentiert z. B. durch einen Stempel und ein Handzeichen) mit anschließender sachlicher Feststellung durch eine befugte Person (vgl. die Teilbestätigung).

 

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Prozess der Erteilung und des Entzugs der Zeichnungsbefugnisse

Befugte zur Erteilung der Zeichnungsbefugnisse:
Der Geschäftsführende Einrichtungsleiter erhält die Befugnis zur Erteilung der Zeichnungsbefugnisse für seine Einrichtung. Der Finanzdezernent erteilt die Ausnahmegenehmigungen für die Sachlich-Richtig-Feststellungsbefugnis im Auftrag des Kanzlers.

Solange papiergebundene Zeichnungsprozesse existieren, bedarf es einer Unterschriftsprobe des Zeichnungsbefugten (Ausnahme: Rechnerisch-Richtig-Feststeller).

Bis zur Einführung der eRechnung in der jeweiligen Einrichtung gelten die bisherigen Abläufe und Formulare zur Erteilung von Zeichnungsbefugnissen weiter. Solange die Person nicht im ERV-System tätig werden soll, bedarf es keiner Mitteilung über die Erteilung einer Befugnis zur Rechnerisch-Richtig-Feststellung. Der Formularvordruck ist im Vorzimmer des Finanzdezernates der Universitätsverwaltung, Tel.: 54-12401, Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de, oder bei den jeweiligen Sachbearbeitern der Abt. 6.2 - Heidelberg Research Service - Projektadministration (Dezernat Forschung) erhältlich.

Der Prozess der Erteilung zum Zeitpunkt der Einführung der eRechnung je Einrichtung wird dem Geschäftsführenden Einrichtungsleiter rechtzeitig vor der Einführung mitgeteilt.

Nach Einführung der eRechnung werden die Zeichnungsbefugnisse automatisch mit Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses entzogen. Soll die Zeichnungsbefugnis vorher entzogen werden oder ist das ERV-System in der Einrichtung noch nicht eingeführt und ein Mitarbeiter scheidet aus, hat dies der Geschäftsführende Einrichtungsleiter dem Finanzdezernat schriftlich mitzuteilen.

Die Anordnungsbefugnis kann aus begründetem Anlass auch von Amts wegen durch den Kanzler bzw. den Finanzdezernenten entzogen werden.

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Ergänzende Bestimmungen für Papieranordnungen

Kassenanordnungen sind von dem Zeichnungsbefugten eigenhändig zu unterschreiben. Ergänzend zur Unterschrift soll der Name in Klartext angegeben werden. Die Verwendung von Faksimile-Namensstempeln, das Einfügen von eingescannten oder das Aufkleben von kopierten Unterschriften ist nicht zulässig.

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Schulungsangebot

Internes Bildungsprogramm: "Zeichnungsbefugnisse - Grundlagen, Bedeutung, Verantwortung"

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Gesetzliche Grundlagen

Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (LHO) und Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur LHO sowie die Dienstanweisung des Kanzlers (Rundschreiben xx/2021) in der jeweils gültigen Fassung

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Letzte Änderung: 28.07.2021
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