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Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:

Allgemeines

Sachliche Richtigkeit

Rechnerische Richtigkeit

Feststellung in besonderen Fällen

Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Ergänzende Bestimmungen

Anwendung des Feststellungsstempels

Vordruckbestellung

Schulungsangebot

 

Allgemeines

Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben in der Kassenanordnung und in den begründenden Anlagen ist festzustellen und zu bescheinigen.

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Sachliche Richtigkeit

Begriffsbestimmung

Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit räumt das Recht ein, die sachliche Richtigkeit für die Zahlung maßgebenden Angaben in der Zahlungsverordnung und in den begründenden Anlagen festzustellen.

 

Übertragung der Befugnis

Mit der Übertragung der Anordnungsbefugnis wird gleichzeitig die Befugnis zur sachlichen Feststellung übertragen. Darüber hinaus kann die Befugns zur sachlichen Feststellung für weitere Mitarbeiter beantragt werden. Der Antrag auf Erteilung dieser Befugnis stelllen die geschäftsführenden Einrichtungsleiter/ Dienststellenleiter. Es ist der gleiche Vordruck wie für die Anordnungsbefugnis zu verwenden. Jedoch ist zu beachten, dass die Befugnis nur an folgende Personen übertragen werden kann:

  • Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A 9),
  • vergleichbare Beschäftigte (ab der  Entgeltgruppe E9),
  • andere Bedienstete für einen begrenzten Verantwortungsbereich, der sich aus ihrer Tätigkeitsbeschreibung/ Dienstaufgabenbeschreibung ergibt. Die Beschränkung der Befugnis auf die in der Tätigkeitsbeschreibung/ Dienstaufgabenbeschreibung genannten Aufgabenfelder ist vom Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle in einem dem Formular beigefügten Schreiben zu bestätigen. Erforderlich ist in diesem Fall außerdem die Teilnahme der betreffenden Bediensteten an einer der universitätsintern angebotenen Schulungen zum Thema " Zeichnungsbefugnisse" (vgl. unten)

 

Voraussetzung für die Übertragung der Befugnis ist in jedem Fall die Befähigung des/der betreffenden Bediensteten. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann.

Umd das Antragsverfahren und die Verwaltung der Befugnisse zu erleichtern, können mit einem Antragsformular Befugnisse für alle Fonds der Einrichtung (abgegrenzt durch die Finanzstelle) beantragt werden.

Sofern die Befugnisse auf bestimmte Fonds, Verantwortungsbereiche o. Ä. eingegrenzt werden sollen, sind für die Drittmittelfonds einerseits und die Haushaltsfonds andererseits separate Anträge zu stellen, da die anschließende Bearbeitung in unterschiedlichen  Dezernaten erfolgt.

Nach erfolgter Genehmigung erhält die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mehrfertigung des Antragsschreibens zurück.

Ändert sich der Kreis der Anordnungsbefugten z. B. durch Mitarbeiterwechsel, ist rechtzeitig ein neuer förmlicher Antrag zu stellen. Scheidet ein unterschriftsberechtigter Mitarbeiter aus oder soll die Befugnis aus anderen Gründen entzogen werden, ist eine formlose schriftliche Mitteilung an das Finanzdezernat zu richten.

Verantworung des sachlichen Feststellers

Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit bescheinigt mit seiner Unterschrift, dass

  • die in der Kassenanordnung und den begründenden Unterlagen enthaltenen Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von anderen Feststellern zu bescheinigen ist (s. Fesstellungin besonderen Fällen),
  • die Kassenanordnung und dei begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten,
  • nach den geltenden Vorschriften, insbesondere wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde,
  • die Lieferung oder Leistung in der ausgeführten Art notwendig war,
  • die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
  • Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.üp

Form der sachlichen Feststellung

Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerkes "Sachlich richtig" zu bescheinigen.

Sachlich richtig gezeichnet wird auf dem Originalbeleg. Ergänzend  zur Unterschrift soll der Name in Klartext angegeben werden.


Sachlich richtig zeichnen sollte nur, wer Lieferung bzw. Leistung selbst kontrolliert oder sich die Kontrolle durch eine/n andere/n schriftlich hat bestätigen lassen.

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Rechnerische Richtigkeit

Übertragung der Befugnis

Die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird nicht gesondert übertragen und muss nicht beantragt werden.

Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt,

  • Beamte, die mindestens der Besoldungsgruppe A 5 angehören,
  • Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe E3 angehören.

Der Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle oder der von ihm Beauftragte kann allerdings die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Beschäftigte beschränken.

Verantwortung des rechnerischen Feststellers

Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt mit seiner Unterschrift, dass

  • der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
  • die Rechnung oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet wurden,
  • Skontobeträge nach den Zahlungsbedingungen berücksichtigt sind.

 

Form der rechnerischen Feststellung

Der Feststeller muss die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" sowohl auf dem Originalbeleg, als auch auf der Auszahlungsanordnung bescheinigen. Sind die Endbeträge in Rechnungen oder Unterlagen geändert worden, lautet der Vermerk:

„Rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent."

Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Rabatt- oder Skontoabzüge gelten nicht als Änderungen.

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Feststellung in besonderen Fällen

Sind außer dem Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit noch andere Bedienstete beteiligt, die Teilbescheinigungen abgeben, sind diese für ihre Bescheinigung verantwortlich. Aus den abgegebenen Teilbescheinigungen muss der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. Teilbescheinigungen der sachlichen Feststellung können z.B. sein:

  • die Bestätigung der vollständigen Lieferung einer Ware,
  • Bescheinigungen auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet.

 

Teilbescheinigungen der rechnerischen Feststellung können z.B. wie folgt lauten:

  • „nachgerechnet" für das Nachrechnen von Rechnungen,
  • „Die Übereinstimmung mit dem Auftrag wird bestätigt."

 

Der Feststeller, der in Kassenanordnungen und den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist hinsichtlich der Richtigkeit der Teilbescheinigungen nicht verantwortlich.

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Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Bescheinigung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden. In diesem Fall lautet der Feststellungsvermerk

„Sachlich und rechnerisch richtig"

oder wenn die Endbeträge in Rechnungen geändert werden

„Sachlich und rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent."

 

Sind an der zusammengefassten Bescheinigung neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muss aus deren Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein; siehe Erläuterung Feststellung in besonderen Fällen.

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Ergänzende Bestimmungen

Bedienstete dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person oder ihre Angehörigen betreffen, nicht abgeben.

 

Die Unterschrift des Feststellers muss mit der hinterlegten Unterschrift übereinstimmen. Ergänzend zur Unterschrift soll jeweils der Name in Klartext angegeben werden. Faksimile-Namensstempel oder aufgeklebte Unterschriften sind nicht zulässig.

 

Der Anordnungsbefugte darf in Ausnahmefällen die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit der Anordnung verbinden. In diesem Fall ist beim betreffenden Feststellungsvermerk in der Kassenanordnung anstelle der Unterschrift

        „s. A." (siehe Anordnungsbefugter)

einzutragen.

Kann der sachliche Feststeller Angaben in Unterlagen aus bestimmten Gründen nicht lückenlos nachprüfen, beschränkt sich die Verantwortung darauf, dass Zweifel an der Richtigkeit der Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn Daten von Zählern, Uhren oder sonstigen Kontrolleinrichtungen abgelesen werden. Wird im Verhinderungsfall die sachliche Feststellung von einem Bediensteten bescheinigt, der den Sachverhalt nicht vollständig überblicken oder beurteilen kann, so ist anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.

 

Rechnungen, die im automatisierten Verfahren erstellt werden (z.B. Strom-, Gas-/Wasser- und Fernmelderechnungen), müssen innerhalb der rechnerischen Feststellung nicht nachgerechnet werden. Die Richtigkeit der Berechnungsgrundlagen (z.B. alter und neuer Zählerstand, Tarife, Anrechnung und Abwicklung von Abschlagsauszahlungen) ist jedoch festzustellen und zu bescheinigen.

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Anwendung des Feststellungsstempels

Der Feststellungsstempel der Universität Heidelberg sieht vier Vermerke vor

  • die sachliche Richtigkeit,
  • die rechnerische Richtigkeit,
  • den Eintrag der Inventar-Nr.,
  • den Eintrag der Nr. des Bücherverzeichnisses.

Bei der Bearbeitung durch eine Person können die einzelnen Vermerke zusammengefasst werden und sind nur einmal zu unterschreiben.

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Vordruckbestellung

Der Vordruck ist im Vorzimmer des Finanzdezernates der Universitätsverwaltung, Frau Smith (Tel.: 54-12401) oder bei den jeweiligen Sachbearbeitern der Abt. 6.2 - Heidelberg Research Service - Projektadministration (Dezernat Forschung) erhältlich.

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Schulungsangebot

Internes Bildungsprogramm: "Zeichnungsbefugnisse - Grundlagen, Bedeutung, Verantwortung".

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 29.06.2018
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