Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:
Feststellung der sachlichen Richtigkeit
Feststellung der rechnerische Richtigkeit
Feststellung in besonderen Fällen
Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Anwendung des Feststellungsstempels
Allgemeines
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben in der Kassenanordnung und in den begründenden Unterlagen ist festzustellen und zu bescheinigen.
Feststellung der sachlichen Richtigkeit
Begriffsbestimmung
Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit darf nur durch Beschäftigte erfolgen, die dazu befugt sind.
Übertragung der Befugnis
Mit der Übertragung der Anordnungsbefugnis wird gleichzeitig die Befugnis zur sachlichen Feststellung übertragen. Darüber hinaus kann die Befugnis zur sachlichen Feststellung für weitere Beschäftigte der mittelbewirtschaftenden Stelle (ohne Medizin) beantragt werden. Den Antrag auf Erteilung dieser Befugnis stelllen die Leiter der mittelbewirtschaftenden Stellen (geschäftsführende Einrichtungsleiter/ Dienststellenleiter). Es ist der gleiche Vordruck wie für die Anordnungsbefugnis zu verwenden. Jedoch ist zu beachten, dass die Befugnis nur an folgende Personen übertragen werden kann:
- Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A 9),
- vergleichbare eingruppierte Beschäftigte (ab der Entgeltgruppe E9),
- andere Beschäftigte für einen begrenzten Verantwortungsbereich, der sich aus ihrer Tätigkeitsbeschreibung/ Dienstaufgabenbeschreibung ergibt. Die Beschränkung der Befugnis auf die in der Tätigkeitsbeschreibung/ Dienstaufgabenbeschreibung genannten Aufgabenfelder ist vom Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle in einem dem Formular beigefügten Schreiben zu bestätigen. Erforderlich ist in diesem Fall außerdem die Teilnahme der betreffenden Beschäftigten an einer der universitätsintern angebotenen Schulungen zum Thema " Zeichnungsbefugnisse" (vgl. unten)
Voraussetzung für die Übertragung der Befugnis ist in jedem Fall die Befähigung des/der betreffenden Beschäftigten. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann.
Und das Antragsverfahren und die Verwaltung der Befugnisse zu erleichtern, können mit einem Antragsformular Befugnisse für alle Fonds der Einrichtung (abgegrenzt durch die Finanzstelle) beantragt werden.
Sofern die Befugnisse auf bestimmte Fonds, Verantwortungsbereiche o. Ä. eingegrenzt werden sollen, sind für die Drittmittelfonds einerseits und die Haushaltsfonds andererseits separate Anträge zu stellen, da die anschließende Bearbeitung in unterschiedlichen Dezernaten erfolgt.
Nach erfolgter Genehmigung erhält die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mehrfertigung des Antragsschreibens zurück.
Ändert sich der Kreis der Befugten z. B. durch Mitarbeiterwechsel oder Namensänderung, ist rechtzeitig ein neuer förmlicher Antrag zu stellen. Scheidet ein unterschriftsberechtigter Mitarbeiter aus oder soll die Befugnis aus anderen Gründen entzogen werden, ist eine formlose schriftliche Mitteilung an das Finanzdezernat zu richten.
Verantworung des sachlichen Feststellers
Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit bescheinigt mit seiner Unterschrift, dass
- die in der Kassenanordnung und den begründenden Unterlagen enthaltenen Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von anderen Feststellern zu bescheinigen ist (s. Festellung in besonderen Fällen),
- die Kassenanordnung und die begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten,
- nach den geltenden Vorschriften, insbesondere wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde,
- die Lieferung oder Leistung in der ausgeführten Art notwendig war,
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.
Form der sachlichen Feststellung
Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Sachlich richtig" zu bescheinigen.
Sachlich richtig gezeichnet wird auf dem Originalbeleg. Ergänzend zur Unterschrift soll der Name in Klartext angegeben werden.
Sachlich richtig zeichnen sollte nur, wer Lieferung bzw. Leistung selbst kontrolliert oder sich die Kontrolle durch einen anderen Beschäftigten schriftlich hat bestätigen lassen. (s. Feststellung in besonderen Fällen)
Feststellung der rechnerische Richtigkeit
Übertragung der Befugnis
Die Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird nicht gesondert übertragen und muss nicht beantragt werden.
Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt,
- Beamte, die mindestens der Besoldungsgruppe A 5 angehören,
- andere Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe E3 angehören.
Der Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle oder der von ihm Beauftragte kann allerdings die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Beschäftigte beschränken.
Mit der Fesstellung der rechnerischen Richtigkeit, darf nur beauftragt werden, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann.
Verantwortung des rechnerischen Feststellers
Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt mit seiner Unterschrift, dass
- der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
- die Rechnung oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet wurde,
- Skontobeträge nach den Zahlungsbedingungen berücksichtigt sind.
Form der rechnerischen Feststellung
Der Feststeller muss die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" sowohl auf dem Originalbeleg als auch auf der Auszahlungsanordnung bescheinigen. Sind die Endbeträge in Rechnungen oder Unterlagen geändert worden, lautet der Vermerk:
„Rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent."
Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Rabatt- oder Skontoabzüge gelten nicht als Änderungen.
Feststellung in besonderen Fällen
Sind außer dem Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit noch andere Bedienstete an der Feststellung beteiligt, die Teilbescheinigungen abgeben, sind diese für ihre Bescheinigung verantwortlich. Aus den abgegebenen Teilbescheinigungen muss der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. Teilbescheinigungen der sachlichen Feststellung können z.B. sein:
- die Bestätigung der vollständigen Lieferung einer Ware,
- Bescheinigungen auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet.
Teilbescheinigungen der rechnerischen Feststellung können z.B. wie folgt lauten:
- „nachgerechnet" für das Nachrechnen von Rechnungen,
- „Die Übereinstimmung mit dem Auftrag wird bestätigt."
Der Feststeller, der in Kassenanordnungen und den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist hinsichtlich der Richtigkeit der Teilbescheinigungen nicht verantwortlich.
Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Die Bescheinigung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden. In diesem Fall lautet der Feststellungsvermerk
„Sachlich und rechnerisch richtig"
oder wenn Endbeträge in Rechnungen oder Unterlagen geändert wurden
„Sachlich und rechnerisch richtig mit ........ Euro ..... Cent."
Sind an der zusammengefassten Bescheinigung neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muss aus deren Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein; siehe Erläuterung Feststellung in besonderen Fällen.
Ergänzende Bestimmungen
Bedienstete dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person oder ihre Angehörigen betreffen, nicht abgeben.
Die Unterschrift des Feststellers muss mit der hinterlegten Unterschrift übereinstimmen. Ergänzend zur Unterschrift soll jeweils der Name in Klartext angegeben werden. Faksimile-Namensstempel oder aufgeklebte Unterschriften sind nicht zulässig.
Bei der Ausübung der Anordnungsbefugnis und der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit ist grundsätzlich das 4-Augen-Prinzip zu beachten. Der Anordnungsbefugte darf in Ausnahmefällen die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit der Anordnung verbinden. In diesem Fall ist beim betreffenden Feststellungsvermerk in der Kassenanordnung anstelle der Unterschrift
„s. A." (siehe Anordnungsbefugter)
einzutragen. Ein Ausnahmetatbestand liegt z.B. vor, wenn eine Zahlung eilig zu veranlassen ist, bei der betroffenen Dienststelle aber kurzfristig nur eine zeichnungsberechtigte Person zur Verfügung steht.
Kann der sachliche Feststeller Angaben in Unterlagen aus bestimmten Gründen nicht lückenlos nachprüfen, beschränkt sich die Verantwortung darauf, dass Zweifel an der Richtigkeit der Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn Daten durch Zählern, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen abgelesen werden. Wird im Verhinderungsfall die sachliche Richtigkeit von einem Beschäftigten bescheinigt, der den Sachverhalt nicht vollständig überblicken oder beurteilen kann, so ist anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.
Rechnungen, die im automatisierten Verfahren erstellt werden (z.B. Strom-, Gas-/Wasser- und Fernmelderechnungen), müssen innerhalb der rechnerischen Feststellung nicht nachgerechnet werden. Die Richtigkeit der Berechnungsgrundlagen (z.B. alter und neuer Zählerstand, Tarife, Anrechnung und Abwicklung von Abschlagsauszahlungen) ist jedoch festzustellen und zu bescheinigen.
Anwendung des Feststellungsstempels
Der Feststellungsstempel der Universität Heidelberg sieht vier Vermerke vor
- die sachliche Richtigkeit,
- die rechnerische Richtigkeit,
- den Eintrag der Inventar-Nr.,
- den Eintrag der Nr. des Bücherverzeichnisses.
Bei der Bearbeitung durch eine Person können die einzelnen Vermerke zusammengefasst werden und sind nur einmal zu unterschreiben.
Vordruckbestellung
Der Vordruck ist im Vorzimmer des Finanzdezernates der Universitätsverwaltung, Tel.: 54-12401, Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de oder bei den jeweiligen Sachbearbeitern der Abt. 6.2 - Heidelberg Research Service - Projektadministration (Dezernat Forschung) erhältlich.
Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (LHO) und Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur LHO
Internes Bildungsprogramm: "Zeichnungsbefugnisse - Grundlagen, Bedeutung, Verantwortung".
