Personalkostenverbuchung

Umbuchung von Personalkosten

Umbuchungen sind immer an den/die für Sie zuständige/n Mitarbeiter/in in der Personalabteilung zu senden. Diese(r) leitet die Umbuchung - nach Gegenzeichnung - an die Finanzbuchhaltung weiter.

Bei der Verwendung von Umbuchungsanordnungen (Formular FIBU3 bzw. FIBU3P) darf je Anordnung nur eine Person
(bzw. Aufwendungen einer LBV Personalnummer) umgebucht werden.

Personalkostenumbuchungen müssen immer gesondert von anderen Umbuchungen erfolgen. Eine gleichzeitige Umbuchung von Personalaufwand und Sachaufwand oder Investitionen auf einer Umbuchungsanordnung ist nicht möglich!
 

Es sind drei Fälle zu unterscheiden:

Fall A: Die Umbuchung betrifft das laufende Jahr
Diese Umbuchung können Sie - falls es sich um ganze Monate handelt, die umgebucht werden sollen - formlos an den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung senden. Wenn Sie die Umbuchung in Form einer Umbuchungsanordnung anweisen, dann beachten Sie bitte, dass je Person eine Umbuchungsanordnung zu erstellen ist, die bestimmte Pflichtangaben (s.u.) enthalten muss.
Von Mitte November bis Ende Dezember fragen Sie bitte den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung, ob eine Umbuchung über das LBV noch möglich ist (Fall A) oder ob Sie eine manuelle Umbuchung (Fall B) je Personalfall veranlassen müssen.
Auch bei Umbuchungen, durch die Monate anteilig umgebucht werden sollen, sollten Sie vorab Kontakt mit dem für dem/der Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in in der Personalabteilung aufnehmen. Grundsätzlich ist auch bei diesen Buchungen je Personalfall eine manuelle Umbuchung anzuweisen (Fall B).

Fall B: Die Umbuchung betrifft frühere Jahre
Es muss je LBV-Personalnummer (8stellig) eine vollständig ausgefüllte und unterschriebene Umbuchungsanordnung (Formular FIBU3 bzw. FIBU3P) erstellt und an den/die für den umzubuchenden Personalfall zuständigen Mitarbeiter/in der Personalabteilung gesendet werden. Diese(r) leitet die Umbuchungsanordnung nach Prüfung und Gegenzeichnung weiter an die Abteilung 4.3. Bitte beachten Sie außerdem, dass Personalkostenumbuchungen nicht zusammen mit anderen Umbuchungen auf einer Umbuchungsanordnung angewiesen werden können und dass Umbuchungen, die ab der 4ten Kalenderwoche eingehen nur im jeweils laufenden Jahr gebucht werden können.

Fall C: Die Umbuchung betrifft sowohl das laufende Jahr, wie auch frühere Jahre
In diesem Fall müssen Sie den umzubuchenden Betrag aufteilen.
Der Anteil, der das laufende Jahr betrifft, ist wie unter Fall A beschrieben umzubuchen.
Der Anteil, der frühere Jahre betrifft, ist wie unter Fall B beschrieben umzubuchen.

Pflichtangaben
In allen drei Fällen sind folgende Angaben zu machen:

• anordnende Stelle
• Ansprechpartner für Rückfragen
• Telefonnummer der anordnenden Stelle bzw. des Ansprechpartners
• LBV-Personalnummer (8-stellig, siehe Spalte FI-Referenz im SAP-Einzelpostenbericht für Institute oder linke Spalte der Rechnungslegungsanforderungsliste)
• Name der Person, die umgebucht werden soll
• Zeitraum, der umgebucht werden soll
• Betrag, der umgebucht werden soll (nur Fall B)
• Sachkonto (5-stellig, siehe Spalte Fipos im SAP-Einzelpostenbericht für Institute)
• Kontierungsobjekt (Kostenstelle ODER Personalauftrag) von dem bzw. auf das umgebucht werden soll
  Wichtig: Bei Personalumbuchungen, die nicht über das LBV vollzogen werden, kann im Gegensatz zu anderen Umbuchungen auf der Soll- und Habenseite der Umbuchungsanordnung nur jeweils ein Kontierungsobjekt angewiesen werden. Soll von bzw. soll auf mehrere Kontierungsobjekte umbucht werden, dann müssen Sie mehrere Umbuchungsanordnungen ausfüllen und an die Personalabteilung senden.
• Bei Umbuchungen, die Sie in den ersten 3 Wochen eines Jahres (Kalenderwoche 1-3) veranlassen, ist zusätzlich anzugeben, ob die Umbuchung  - wenn möglich - noch im Vorjahr gebucht werden soll.

Unterschiede zwischen Rechnungs­legungs­anforderungs­liste und SAP-Berichten

Die Rechnungs­legungs­anforderungs­listen enthalten nur die monatlichen Gehaltsbuchungen, die mit Datum 27. des Auszahlungszeitraums im SAP-System zu sehen sind.
In den Rechnungslegungsanforderungslisten sind folgende Buchungen nicht enthalten:

• Beihilfen
• manuelle Umbuchungen (Umbuchungsanordnungen)
• Sanierungsgeld (siehe unten)
• Sonderbuchungen des LBV
  (z.B.: Erstattungen des Arbeitsamtes in ATZ-Fällen, Schadensersatzleistungen, Fürsorgeleistungen)
• Versorgungsrücklage (Beamte)
• Versorgungszuschlag (Beamte)
• Zuzahlungen zur Beihilfe

Maßgeblich sind nur die im SAP-System gebuchten Personalkosten!

Sanierungsgeld - Was ist das ?

Die Zusatzversorgung der Angestellten wurde im Jahr 2002 geändert. Zur Ausfinanzierung von Altfällen haben sich VBL und Arbeitgeber darauf geeinigt, dass zusätzlich zu den normalen monatlichen VBL-Beiträgen ein sogenanntes Sanierungsgeld an die VBL überwiesen wird.

Ca. 6 Monate nach Ablauf eines Jahres berechnet die VBL, ob das überwiesene Sanierungsgeld ausgereicht hat. Je nachdem erhalten wir als Arbeitgeber eine Nachbelastung oder eine Rückzahlung, die einmal im Jahr (am 6.11.xx oder am 6.12.xx) ins SAP-System gebucht wird.

Wichtig für Drittmittelprojekte: Die Nachbelastung bzw. die Gutschrift erfolgt  zu Lasten bzw. zu Gunsten der letzten bekannten nicht gesperrten Kontierung (Personalauftrag oder Kostenstelle). Um (Fehl-)Buchungen auf bereits beendeten Projekten zu verhindern, sollten Sie die zu Ihrem Projekt gehörigen Kontierungsobjekte (Personalauftrag, Sachauftrag, Investitionsauftrag) zeitnah zum Projektende von der Drittmittelabteilung sperren lassen. Auf gesperrte Kontierungsobjekte wird kein Sanierungsgeld gebucht. Zuständig für die Sperrung der Kontierungsobjekte von Drittmittelprojekten ist die Drittmittelabteilung.