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Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung

Dr. Nicole Sommerschuh
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nicole.sommerschuh@zuv.uni-heidelberg.de

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Valeska Weber
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Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung und Archivierung: eRechnung Projekt

Universitäten (und andere öffentliche Auftraggeber) müssen ab November 2019 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und in bestimmten Fällen auch zu versenden: Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese der Norm EN 16931 entsprechen. Diese europäischen Vorgaben müssen bis November 2018 auf Bundesebene und bis November 2019 auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden.

Mit dem am 10.04.2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlichten E-Rechnungsgesetz wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Details für die Umsetzung und Anwendung des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes wurden in der am 06.09.2017 durch das Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) geregelt und präzisiert. Die E-Rechnungs-Verordnung bezieht sich auf die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen und geht über die verpflichtenden EU-Vorgaben hinaus. Während die EU nur die verbindliche Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen als Rechnungsempfänger vorschreibt, sind nach dem Willen der Bundesregierung ab dem Jahr 2020 auch die Rechnungssteller verbindlich in der Pflicht, elektronische Rechnungen zu übermitteln, wenn die Rechnung nach Erfüllung eines öffentlichen Auftrags gestellt wird.

Vor diesem Hintergrund wurde im März dieses Jahres das Projekt eRechnung an der Universität Heidelberg gestartet, welches die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung und optischen Archivierung zum Ziel hat. Dabei sollen nicht nur elektronisch, sondern auch in Papierform eingehende Rechnungen sowie alle übrigen zahlungsbegründenden Unterlagen elektronisch erfasst und bearbeitet werden.

 

Hierdurch verspricht sich die Universität folgende Vorteile:

  • Sicherstellung einer rechtskonformen Rechnungsabwicklung und Archivierung unter der Einhaltung der nationalen und europäischen Vorgaben
  • Erhöhung der Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
  • Einhaltung der Skontofristen und Vermeidung von Mahnkosten durch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen
  • Erhöhung der Servicequalität der Finanzbuchhaltung
  • Direkter und gleichzeitiger Zugriff auf die Originalbelege

Die dezentrale Ressourcenverantwortung soll dadurch nicht eingeschränkt werden. Ebenso wenig sollen Personalressourcen eingespart werden.

Derzeit wird im Rahmen einer sog. Ist-Aufnahme die Abläufe beim Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung aller Einrichtungen der Universität erfasst. Bei einigen Einrichtungen wurden die Prozesse vor Ort erhoben.  An die übrigen Einrichtungen wird im November 2017 ein Fragebogen versendet. In dem Fragebogen werden die jeweiligen internen Regelungen und Bearbeitungsweisen abgefragt. Außerdem haben die Einrichtungen die Möglichkeit, ihre Anregungen einzubringen. Das Projektteam möchte mit dieser Erhebung ein realistisches Gesamtbild der Bearbeitungsprozesse in der Universität erhalten.

Die Projektfortschritte sowie weitere Informationen werden auf dieser Seite eingestellt und regelmäßig aktualisiert.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 16.11.2017
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