Bereichsbild
Kontakt

Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung
-------------------------------------------
Support:
service-eRechnung@uni-heidelberg.de
-------------------------------------------
Dr. Nicole Sommerschuh
Tel. +49 6221 54-12430
nicole.sommerschuh@zuv.uni-heidelberg.de

Thi My Phuc Nguyen
Tel. +49 6221 54-12481
tmphuc.nguyen@zuv.uni-heidelberg.de

Valeska Weber
Tel. +49 6221 54-12482
valeska.weber@zuv.uni-heidelberg.de 

Homepage der Abteilung

 
Anleitungen & Videos

Unter dem folgenden Link:

Zugang Anleitungen & Videos

finden Sie Anleitungen, Videos und Schulungstermine zur eRechnungs-Bearbeitung.

Der Zugang erfordert eine Anmeldung mit der Uni-ID und Passwort.

 
Aktuelles / Informationen
Service-Angebote
Rechtliche Grundlagen, Richtlinien, etc.
SUCHE

Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung und Archivierung: eRechnung Projekt

Update - Stand des Projektes - 12/2020


Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL 2014/55/EU) verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz) und der dazugehörigen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) wurden bereits 2017 die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt. Gemäß dieses Gesetzes sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, ab dem 27. November 2018 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die nachgelagerten Behörden auf Bundesebene gilt jedoch diese Verpflichtung erst ab dem 27. November 2019. Als Frist für die Bundesländer und Kommunen (und somit auch für die Hochschulen) wurde April 2020 festgesetzt.

Vor diesem Hintergrund wurde im März 2017 das Projekt eRechnung an der Universität Heidelberg gestartet, welches die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung und digitalen Ablage zum Ziel hat. Dabei sollen nicht nur elektronisch, sondern auch in Papierform eingehende Rechnungen, sowie mittel- bis langfristig auch alle übrigen zahlungsbegründenden Unterlagen, elektronisch erfasst, bearbeitet und archiviert werden.

Hierdurch verspricht sich die Universität folgende Vorteile:

  • Sicherstellung einer rechtskonformen Rechnungsabwicklung und Archivierung unter der Einhaltung der nationalen und europäischen Vorgaben
  • Erhöhung der Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
  • Einhaltung der Skontofristen und Vermeidung von Mahnkosten durch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen
  • Erhöhung der Servicequalität der Finanzbuchhaltung
  • Direkter und gleichzeitiger Zugriff auf die Originalbelege

Die dezentrale Ressourcenverantwortung soll dadurch nicht eingeschränkt werden. Ebensowenig sollen Personalressourcen eingespart werden.

In der ersten Phase des Projekts wurden im Rahmen einer Ist-Aufnahme die Abläufe beim Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung an der Universität erfasst. Anschließend erarbeitete das Projektteam zusammen mit Fachexperten von verschiedenen Abteilungen der Universitätsverwaltung sowie drei Vertretern der dezentralen Einrichtungen  und mit der Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens (myconsult GmbH) die Prozesse der künftigen digitalisierten Rechnungsbearbeitung (Soll-Konzept). Der Entwurf des Soll-Konzepts wurde im April 2018  im Rahmen einer sogenannten Prozessgalerie der Hochschulöffentlichkeit präsentiert mit dem Ziel, Verständnis über die zukünftige Abläufe der Rechnungsbearbeitung zu fördern sowie allen Universitätsangehörigen die Möglichkeit zu geben, über den Prozessentwurf zu diskutieren, Fragen zu stellen und Anregungen einfließen zu lassen. Auf dieser Basis wurden weitere Anforderungen an die zu beschaffende Softwarelösung erhoben und in einem Anforderungskatalog dokumentiert, welcher die Grundlage für die Ausschreibung bildete.
 

Update 02/2020
Als Ausschreibungsverfahren wurde ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausgewählt. Das Verfahren begann im September 2018 und wurde mit der Zuschlagserteilung am 8. März 2019 für die Bietergemeinschaft Codia Software GmbH / dvelop mit dem Produkt d3 (für das Dokumentenmanagementsystem) und dem Unterauftragnehmer xSuite  Group GmbH (vormals WMD) mit dem Produkt xFlow (für das System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung) beendet.
 
Nach den Vertragsverhandlungen, der Erstellung des Projektplanes und fachlichen Workshops wurde im Oktober 2019 das Testsystem implementiert. Derzeit wird die ERV von verschiedenen internen Gruppen getestet und von xSuite auf die Belange der Universität Heidelberg angepasst. Nach der Testphase der Pilotinstitute (BZH, COS, KIP, IWR, IEK, Dekanat der juristischen Fakultät und Dezernat 7 der Univerwaltung), die im April 2020 beginnt, und einer erfolgreichen Abnahme des Testsystems Ende Juni 2020 wird das Produktivsystem voraussichtlich zum 1. Juli 2020 implementiert werden. Darauffolgend  ist eine sukzessive Umstellung der Institute bis Ende Februar 2021 geplant mit Schulungen und individueller Unterstützung.

 

Update 07/2020
Aufgrund der Corona-Pandemie musste die ab März 2020 geplante Einführungs- und Testphase mit den Pilotinstituten auf Juni/Juli 2020 verschoben werden. Dadurch verschiebt sich der Produktivstart auf Oktober 2020. Nach einer erfolgreichen Umsetzung des Produktivsystems in den Pilotinstituten im November/Dezember 2020 werden alle Einrichtungen der Universität Heidelberg schrittweise in die ERV eingeführt.
 

 

Update 12/2020
Nach dem erfolgreichen Produktivstart der eRechnung am 2. November 2020 mit vier unserer Pilotinstituten, sind wir nun dabei, die letzten "Kinderkrankheiten" des Systems auszukurieren und die sukzessive flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung an der Universität Heidelberg für das Jahr 2021 zu planen und vorzubereiten.
Seit dem 2. November 2020 werden bereits alle bearbeiteten Lieferanten-Rechnungen und -Gutschriften nach dem Buchung eingescannt ("Spätes Scannen") und mit dem SAP-Beleg verknüpft, so dass Rechnungen/Belege, welche nach dem Produktivstart gebucht und gesannt wurden, jetzt schon im SAP-Einzelpostenbericht zu finden sind (Anleitung unter Änderung des SAP-Einzelpostenberichts unter Sonstiges auf unserer durch Uni-ID und Passwort gesicherten Homepage Zugang Anleitungen & Videos).


Weitere Informationen zu den verschiedenen Projektphasen können Sie den auf dieser Seite  eingestellten Dokumenten entnehmen. Wie bereits bisher wird es auch nach dem Test des Systems  Informationsveranstaltungen geben. Gerne können Sie sich auch an das Projektteam wenden.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 22.11.2021
zum Seitenanfang/up