Beschäftigtenbezug / Angabe der LBV-Personalnummer

Warum ist die 8-stellige LBV-Personalnummer anzugeben?

Jede Zahlung der Universität an oder zugunsten eines ihrer Beschäftigten wird im Einkommensteuergesetz (EStG) grundsätzlich als Lohn bzw. Gehalt angesehen (§ 8 Abs. 1 EStG; § 2 Lohnsteuerdurchführungsverordnung LStDV).

Zumeist sind solche (Lohn)Zahlungen jedoch steuerfrei, da sie nur Auslagenersatz oder Ähnliches darstellen.

Auch wenn lediglich eine steuerfreie Auszahlung vorliegt, ist sie dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen, der sie erhält oder zu dessen Gunsten sie erfolgt (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV).

Dies geschieht über die Nennung der Personalnummer auf der Auszahlungsanordnung und entsprechender nachfolgender Verbuchung im Buchhaltungssystem der Universität.

Papierbelege/eRechnung:

Die in der rechten Spalte unter Service-Angebote aufgeführten Beispiele beziehen sich auf die Ankreuzfelder in den Papier-Kassenanordnungen. Inhaltlich sind die Beispiele aber analog in der eRechnung anzuwenden, falls der entsprechende Sachverhalt bereits im eRechnungssystem abgewickelt wird.

Wird bereits jetzt im eRechnungsworfklow beim Beschäftigtenbezug J (= JA) ausgewählt, ist die LBV-Personalnummer mitzugeben. Eine Weiterbearbeitung ohne Angabe der LBV-Personalnummer ist nicht möglich. 

Sonderfälle:

• Betrifft eine Rechnung mehrere Beschäftigte, wie z. B. beim gleichzeitigen Kauf von mehreren Fahrkarten für diverse Beschäftigte, die zusammen reisen, so ist das Feld LBV-Personalnummer wie folgt zu füllen: 99999999
  
  Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die jeweils personenbezogene LBV-Personalnummer der zahlungsbegründenden Unterlage (z. B. Dienstreisegenehmigung) zu entnehmen ist.

• Ist die LBV-Personalnummer - zum Bespiel aufgrund einer Neu-Einstellung - noch nicht bekannt, so ist dies durch einen geeigneten Hinweis auf der AuszAO anzugeben (z. B. "NEU"). Sobald die LBV-Personalnummer vorliegt, ist diese unaufgefordert nachzureichen.
  
  Hierfür genügt ein Scan der ursprünglichen AuszAO mit dem Nachtrag der LBV-Personalnummer. Diesen Scan schicken Sie bitte per Email an: kreditoren@zuv.uni-heidelberg.de. Dem Link ist bereits der folgende E-Mail-Text hinterlegt:
  
  "Zum Zeitpunkt der Erstellung der Auszahlungsanordnung war die LBV-Personalnummer noch nicht bekannt. Diese wird hiermit nachgereicht (siehe Scan der betreffenden Kassenanordnung) und kann nun im SAP-Beleg nachgetragen werden."
  
  Sollten Sie auf den Scan verzichten wollen, müssen im Emailtext zwingend zusätzlich die wichtigsten Daten der AuszAO (Empfänger, Kostenstelle/Auftrag, Betrag) sowie die LBV-Personalnummer angegeben werden.