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Kontakt

Daniela Scheible

Tel. +49 6221 54-2363
Fax +49 6221 54-2288 daniela.scheible@zuv.uni-heidelberg.de

 
Hinweis

Dies ist der ehemalige Beitrag A26 aus dem Verwaltungs­handbuch der Universität

 
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Repräsentationsausgaben

Hinweise zu Repräsentations- und Bewirtungskosten

Grundsätzliche Regelungen:

  • In jedem Fall gilt der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit.
  • Spezielle Regelungen eines Drittmittelgebers werden vorrangig angewandt; sind keine vorgegeben, gelten für Drittmittel die gleichen Regelungen wie für Landesmittel.
  • Bei internen Arbeitstagungen sollen Bewirtungen grundsätzlich unterbleiben.
  • Ausgaben müssen in adäquater Relation zum Anlass stehen.
  • Bewirtungen sollen sich im Rahmen des nach Anlass und Status der Beteiligten Üblichen bewegen; Maßstab kann das Gegenüberstehen gleichwertiger Gegeneinladungen sein.
  • Grundsätzlich sollen bei einer Bewirtung mehr Externe anwesend sein. Ein universitärer Bezug muss gegeben sein.
  • Die Kosten für ein Essen incl. Getränke sollen 40,- € pro Person nicht überschreiten. Pro Tag und Person sollen 60,- € nicht überschritten werden (Bewirtung von Gästen).
  • Bei wissenschaftlichen Tagungen sind grundsätzlich kostendeckende Beiträge zu erheben.
  • Die Ausgaben sind zu belegen. Den zahlungsbegründenden Unterlagen sind Angaben über den verursachenden Anlass und die Anzahl der Teilnehmer anzufügen.
  • Gepflogenheiten außerhalb des öffentlichen Dienstes sind kein Maßstab.
  • Es besteht kein dienstliches Bedürfnis, für Repräsentationszwecke Ware teurerer Qualität als üblich zu beschaffen.
  • Steuerrechtliche Behandlung: Ansprechpartner Herr Bollmann, Tel. 54-2189
    • Eine Subvention von mehr als derzeit 44,- € pro Teilnehmer (110,- € bei Betriebsveranstaltungen) auch bei einer mehrtägigen Maßnahme gefährdet nach Rechtsauffassung des Finanzamtes die Gemeinnützigkeit. Der Betrag von 44,- € ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze, die bei Überschreiten zusammen mit allen anderen geldwerten Vorteilen lohnsteuerrechtlich behandelt werden muss. Dies gilt nicht für die Bewirtung von Gästen. Zu diesem Thema wird von der Steuerabteilung noch ein gesondertes Hinweisblatt erstellt.

Was ist erlaubt und darf aus Haushaltsmitteln finanziert werden? (Beispiele)

  • Bewirtung bei internen Besprechungen und Gremiensitzungen, sofern Zeit und Dauer so bemessen sind, dass ein Imbiss gereicht werden muss (Anwendung LRKG *)
  • Empfang und Bewirtung von Gästen; Pflege von Universitätspartnerschaften und Alumnibeziehungen
  • Empfang und Bewirtung von Gästen auf eigene Kosten auch über die Bemessungsgrenze hinaus
  • Promotionsfeiern (für alle Promovenden eines oder mehrerer Fächer), sofern keine anderen Finanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen
  • Klausurtagungen (bei Verpflegung Anwendung LRKG *, höhere Beträge müssen begründet werden)
  • Werbemaßnahmen zur Profilierung oder Präsentation auf Messen und Kongressen

Was darf nicht aus Haushaltsmitteln finanziert werden? (Beispiele)

  • Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen, nach Probe- oder Antrittsvorlesungen
  • Bewirtung von Begleitpersonen
  • Bewirtungen, deren Aufwand den gewöhnlichen Lebenszuschnitt der Teilnehmenden erkennbar überschreitet
  • Veranstaltungen geselliger Art, wie Ausflüge, Weihnachts- oder Geburtstagsfeiern, Examensfeiern
  • Geschenke an Bedienstete der eigenen Einrichtung oder deren Angehörige
  • Künstlerische Darbietungen
  • Beschaffung von Tannenbäumen
  • Glückwunsch- oder Weihnachtskarten
  • Flaschenpfand ist den Haushaltsmitteln zurückzuführen
  • Trinkgelder. (Die Erstattung von Trinkgeldern ist nach derzeitiger Auffassung des Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) gemäß Haushaltsrecht nicht zulässig. Die Universität Heidelberg wird dies jedoch mit dem MWK nochmals klären (Stand Juni 2017)
E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 13.06.2017
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