Abschlagszahlungen

1. Allgemeine Hinweise

Abschlagszahlungen sind keine Vorleistungen, (siehe Link https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/vorleistung.html) sondern Zahlungen, die nach Teilerfüllung eines Auftrags gewährt werden. Abschlagszahlungen sind schriftlich zu vereinbaren.

Zahlungen für Reise-, Umzugs, Zollkosten und Kosten für die Einfuhrumsatzsteuer o.ä., die dem Grunde nach feststehen, deren endgültige Höhe jedoch nicht bekannt ist, müssen ebenfalls als Abschlagszahlungen behandelt werden. Diese Zahlungen sind dann unverzüglich abzurechnen.

Siehe unter https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/abschlaege.html

Abschlagszahlungen sind bei den für die Zweckbestimmung vorgesehenen Kontierungsobjekten (Kostenstelle oder Auftrag und Sachkonto) zu buchen.

2. Abwicklung der Abschlagszahlung

Für Abschlagszahlungen bitte den Vordruck Auszahlungsanordnung verwenden. Die zahlungsbegründenden Unterlagen müssen folgende Angaben enthalten:

• Die Höhe der vereinbarten Gesamtforderung (geht meist aus Rechnung hervor)
• Die Belegnummern der bisherigen Zahlungen (es kann auch ein SAP Auszug beigefügt werden)

In der Spalte „Begründung“ der Auszahlungsanordnung bitte angeben, ob es sich um eine Abschlags- oder die Schlusszahlung handelt. Werden für denselben Zweck mehrere Abschlagszahlungen geleistet, muss die laufende Abschlagsnummer angegeben werden.

Sofern von erhaltenen Abschlagszahlungen Beträge an die Finanzbuchhaltung zurückgezahlt werden, muss eine Annahmeanordnung ausgestellt werden.

Der rechnerische Feststeller bestätigt mit seiner Unterschrift, dass alle geleisteten Abschlagszahlungen abgerechnet wurden.