Vorleistung/Vorauszahlung/ Vorkasse/Pro Forma Rechnung

Vorleistung/Vorauszahlung/Vorkasse/Pro Forma Rechnung

1. Allgemeine Hinweise

Ausgaben dürfen nach den haushaltsrechtlichen Bestimmungen erst nach vollständiger Lieferung geleistet werden. Die Zahlung von Vorausrechnungen (auch als Proforma Rechnung oder Payment in Advance bezeichnet) ist grundsätzlich nicht gestattet.

Ausnahmen sind nur zulässig, wenn die Vorleistung bei der Auftragsvergabe schriftlich vereinbart wurde. Verträge mit Vorleistungen von mehr als 1.000 € dürfen nur mit vorheriger Zustimmung der Universitätsverwaltung – Abt. 4.1 abgeschlossen werden.

Keine Vorleistungen sind Abschlagszahlungen, die nach Fertigstellung oder Lieferung von Teilen eines Auftrags gewährt werden  (siehe Link https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/abschlagszahlungen.html)

2. Voraussetzungen für Vorleistungen

Leistungen des Landes ohne gleichzeitige Gegenleistung dürfen nur vereinbart werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

• Als allgemein üblich sind Vorleistungen anzusehen, wenn in einem Wirtschaftszweig regelmäßig Vorleistungen vereinbart werden (z.B. bei Zeitschriftenabonnements).
• Besondere Umstände liegen vor, wenn die Durchführung des Auftrages für den Lieferanten mit einer unzumutbaren Kapitalinanspruchnahme verbunden ist oder der Vertragsabschluss im dringenden Landesinteresse liegt und ohne Vorleistung nicht möglich ist.

Ein besonderer Umstand ist nicht gegeben, wenn am Ende des Haushaltsjahres Ausgaben vor Fälligkeit geleistet werden, um zu verhindern, dass die Mittel verfallen,

• Vorleistungen sind nicht zulässig, wenn ungewiss ist, ob der Auftragnehmer seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommen wird.
• Nach Lage des Einzelfalls sollen für Vorleistungen Sicherheiten und angemessene Zinsen oder Preisermäßigungen vereinbart werden.
• Firmen, die grundsätzlich nur gegen Vorleistung liefern, sollen – sofern die wissenschaftliche Forschung nicht eingeschränkt oder behindert wird – keine Aufträge erhalten.
• Es ist schon bei der Bestellung einer Ware darauf hinzuweisen, dass Vorleistungen nicht möglich sind.

3. Sicherheiten für Vorleistungen

Nach Lage des Einzelfalls sollen für Vorleistungen Sicherheiten vereinbart werden. Die Universitätsverwaltung – Abt. 4.1 ist bei solchen Maßnahmen zu beteiligen.

Beim Bezug von Büchern, Zeitschriften und anderen Druckerzeugnissen können Vorleistungen ohne Sicherheiten in vertretbaren Grenzen vereinbart werden. Dabei wird erwartet, dass die Aufträge an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Lieferanten vergeben werden.

4. Rechnungsanweisung

Bei der Rechnungsanweisung bitte darauf achten, dass Auszahlungsanordnungen, die Vorleistungen betreffen, eine hinreichende Begründung über die Notwendigkeit der Vorleistung beigefügt wird. Bei Beträgen über 1.000 € ist die Genehmigung der Abt. 4.1 zusätzlich der Auszahlungsanordnung anzuheften.