Abschläge und Vorschüsse
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Abschläge werden für die unterschiedlichsten Angelegenheiten ausbezahlt bzw. überwiesen. Nach Abschluss der Veranstaltung/Tagung/Exkursion, etc. ist der Abschlag zeitnah abzurechnen. Restbeträge sind wieder einzuzahlen, Mehraufwendungen werden nachträglich erstattet. Die abgerechneten Beträge sind nachzuweisen. Ein Abschlag dient nicht gleichzeitig als Handkasse.
Allgemeine Hinweise
Für Zahlungen, die dem Grunde nach feststehen, deren endgültige Höhe jedoch nicht bekannt ist, z.B. für Reisen, Exkursionen, Forschungsaufenthalte, Tagungen, Konferenzen, Zollkosten u.ä. können Vorschüsse/Abschläge gezahlt werden. Folgende Sachkonten sind für die Abwicklung zu benutzen:
- Reisekostenvorschüsse > Sachkonto 26622 (nur für Beschäftigte der UHD)
- Sonstige Abschläge/Vorschüsse > Sachkonto 26706
Die Höhe der Vorschüsse soll sich an den zu erwartenden Ausgaben orientieren (bei Reisen bis zu 80%). Bei Reisenkostenvorschüssen ist die Dienstreisegenehmigung beizufügen. Bei den sonstigen Abschlägen/Vorschüssen sind die Notwendigkeit und der Verwendungszweck anzugeben. Bei Forschungsaufenthalten zusätzlich auch der Zeitraum. Diese beiden Konten werden in der Finanzbuchhaltung gesondert überwacht.
Abrechnung der Abschläge/Vorschüsse
Die Abschläge/Vorschüsse sind umgehend abzurechnen. Bei der Abrechnung sind sämtliche erhaltenen Abschläge/Vorschüsse anzugeben. Die Ausgaben sind einzeln aufzulisten und zu belegen. Sofern aus einem Beleg nicht eindeutig ersichtlich ist, worum es sich handelt (Belege in fremder Sprache, Kassenbons u.ä.) sind diese entsprechend zu erläutern. Sind noch Beträge auszuzahlen bzw. einzuzahlen, ist der Abrechnung eine entsprechende Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnung beizufügen. Auf der Auszahlungs- oder Annahmeanordnung ist das Sachkonto 26706 anzugeben, eine entsprechende Umbuchung in den Aufwand erfolgt in der Finanzbuchhaltung.
Abwicklung der Reisekostenvorschüsse und -abrechnung
Nach Beendigung der Reise ist diese umgehend mit dem Formular Reisekostenabrechnung abzurechnen (Abwicklung über die Personalabteilung, Abt. 5.1). In diesem Vordruck ist anzugeben, ob ein Vorschuss gezahlt wurde. Eine eventuelle Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnung wird dementsprechend von der ZUV – Abt. 5.1 erstellt.
