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Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung
Rechnungsprüfung
rechnungspruefung@zuv.uni-heidelberg.de

Karin Weigold
Tel. +49 6221 54-12478

Karin Freiseis
Tel. +49 6221 54-12437

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Service Finanzen A-Z

Antrag auf Auslagenerstattung (Beschäftigte)

Antrag auf Auslagenerstattung Dienstreisen/Dienstgang (Beschäftigte)

 
Aktuelle Änderungen sh. mittlere Spalte unter Update.

Um die hier angebotenen Formular korrekt ausfüllen zu können, bitte nicht im Browser bearbeiten sondern downloaden/speichern und mit dem Adobe/Acrobat Reader öffnen und bearbeiten. Eine Anleitung finden Sie >>hier<<.
 
Weiterführende Informationen
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Auslagenersatz / Auslagenerstattung

>> Formular - UPDATES


Der Auslagenersatz verursacht dezentral wie zentral zusätzlichen Verwaltungsaufwand, da weitere Belege/Nachweise benötigt werden, häufig Rückfragen zu klären sind u. a. m., und kann insbesondere bei Auslandsbeschaffungen zu erhöhten Steuerzahlungen führen.

Diese Art der Beschaffung ist daher nur für Ausnahmefälle vorgesehen, in denen kein anderer Beschaffungsweg in Betracht kommt. Der Auslagenersatz ist, wenn immer möglich, zu vermeiden.

Für den universitären Einkauf wird auf das Serviceangebot der Zentralen Beschaffungsstelle, das insbesondere zahlreiche, leicht zu nutzende Rahmenverträge umfasst, verwiesen:
www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung

Ist dennoch ein Auslagenersatz vorzunehmen, gelten folgende Regeln:

  1. Zahlungsnachweise:
    Als zahlungsbegründende Unterlage ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung der verauslagten Ware/Dienstleistung beizufügen. In Onlineshops ist die Rechnung ggf. über das Kundenkonto erhältlich.

    Für Auslagenerstattungen/Barauslagen ab einer Höhe von 1.000 € netto ist neben der Rechnung zusätzlich ein Zahlungsnachweis beizufügen.

    Kann keine Rechnung vorgelegt werden, muss eine entsprechende Erklärung sowie ein Zahlungsnachweis beigefügt werden (z. B. Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung).
     
  2. Einreichungsfrist:
    Ein Auslagenersatz ist nur innerhalb von drei Monaten nach Leistung der Auslage möglich. Wird die Frist überschritten, kann eine Erstattung nicht mehr erfolgen.
     
  3. Berechtigter Personenkreis:
    Den Ersatz von Auslagen dürfen nur Beschäftigte/Bedienstete der Universität unter Angabe ihrer LBV-Personalnummer geltend machen. Bitte verwenden Sie in diesen Fällen das Formular „Antrag auf Auslagenerstattung“.

    Nichtbeschäftigte erhalten Zahlungen nur bei Vorlage selbst erstellter Firmenrechnungen oder aufgrund vertraglicher Vereinbarungen (Werk-, Honorarvertrag etc.). Ausschließlich privat verursachten Forderungen gegenüber der Universität können Nichtbeschäftigte mit dem Formular „Antrag Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte (ehemals Abrechnung über eine Privatforderung an die Universität“ geltend machen. Die Zahlungen unterliegen den allgemeinen Regeln der Mitteilungspflicht gegenüber den Finanzbehörden (sog. Kontrollmitteilung).
     
  4. Auszahlungsart:
    Es gelten weiterhin die Vorgaben gem. Rundschreiben Nr. 17/2007. Auslagenerstattungen können nicht über die Barkassen abgerechnet werden; sie sollen bitte per Überweisung an den Zahlungsempfänger geleistet werden.

 



Formular-Updates

Update 25.10.2022

Weiterhin geringfügige Anpassungen der  Formulare, vorallem zur besseren OCR-Erkennung beim Scannen:

  • Feld "Name"  geändert in "Name, Vorname"
  • Hinweise ergänzt, dass die IBAN fortlaufend, ohne Leerzeichen einzugeben ist
  • beim Drucken wird unter dem Feld "Barcode" automatisch das Datum gedruckt, welches im Feld Antragsdatum eingetragen wird. Setzt voraus, dass das Formular am PC ausgefüllt und das Feld selbst gefüllt wird.

Update 21.09.2022

Aufgrund verschiedener Rückfragen bzw. auch Missverständnissen bei der Anwendung wurden die Formulare angepasst.

Auslagenerstattung Beschäftigte:

  • Nr. 5 Begründung eingefügt
  • Feld „Datum“ in der Unterschriftszeile umbenannt in „Antragsdatum =Rechnungsdatum“ aufgrund Problemen beim Scannen/Einlesen eines Rechnungsdatums in XSuite/in der eRechnung

Privatforderung:

  • Umbenennung in "Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte"
  • Ausschlusskriterien eingefügt (wofür nicht zu verwenden)
  • Nr. 5 Begründung eingefügt
  • Feld „Datum“ in der Unterschriftszeile umbenannt in „Antragsdatum =Rechnungsdatum“ aufgrund Problemen beim Scannen/Einlesen eines Rechnungsdatums in XSuite/in der eRechnung

Update 25.08.2022+13.09.2022

Bei Auslagenerstattungen ist darauf zu achten, dass bei Auslagen, die Dienstreisen oder Dienstgänge betreffen, die RK-Stelle einzubinden ist. Daher wurde für diese Vorgänge ein gesondertes Formular Auslagenerstattung erstellt: Antrag auf Auslagenerstattung Dienstreisen/Dienstgang (Beschäftigte).

Für diese Fälle gilt weiterhin die 6-Monatsfrist gem. LRKG. Es ist sicherzustellen, dass dieses gesonderte Formular entsprechend nur für Auslagen zu verwenden ist, die einen Dienstgang oder eine Dienstreise betreffen. Es darf keine Vermischung mit anderen Auslagen stattfinden, die unter die 3-Monatsfrist fallen.

Dieses Formular steht in der rechten Spalte zum Download bereit.

 

E-Mail: SabineHofmann
Letzte Änderung: 23.01.2023
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