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Der Auslagenersatz verursacht dezentral wie zentral zusätzlichen Verwaltungsaufwand, da weitere Belege/Nachweise benötigt werden, häufig Rückfragen zu klären sind u. a. m., und kann insbesondere bei Auslandsbeschaffungen zu erhöhten Steuerzahlungen führen.

Diese Art der Beschaffung ist daher nur für Ausnahmefälle vorgesehen, in denen kein anderer Beschaffungsweg in Betracht kommt. Der Auslagenersatz ist, wenn immer möglich, zu vermeiden.

Die gesonderte Genehmigung der Finanzbuchhaltung ist nicht notwendig.
Es liegt in Ihrer Verantwortung zu prüfen, ob ein anderer Beschaffungsweg in Betracht kommt.

Hier wird auf das Serviceangebot der Zentralen Beschaffungsstelle verwiesen: www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung. Dieses umfasst insbesondere zahlreiche, leicht zu nutzende Rahmenverträge.
Im Zweifel kann bei der Zentralen Beschaffungsstelle nachgefragt werden.

Ist dennoch ein Auslagenersatz vorzunehmen - weil kein anderer Weg in Frage kommt - gelten nachstehende Vorgaben:
 

1. Zahlungsnachweise:
   Als zahlungsbegründende Unterlage ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung der verauslagten Ware/Dienstleistung beizufügen. In Onlineshops ist die Rechnung ggf. über das Kundenkonto erhältlich. Ggf. muss eine Rechnung aktiv vom Besteller im Kundenkonto heruntergeladen werden.
   
   Für Auslagenerstattungen/Barauslagen ab einer Höhe von 1.000 € netto ist neben der Rechnung zusätzlich ein Zahlungsnachweis beizufügen. Diese Betragsgrenze gilt pro eingereichtem Beleg, nicht pro Gesamtsumme Auslagenerstattung.
   
   Kann keine Rechnung vorgelegt werden, muss eine entsprechende Erklärung sowie ein Zahlungsnachweis beigefügt werden (z. B. Kontoauszug, Kreditkartenabrechnung).
    
2. Einreichungsfrist:
   Ein Auslagenersatz ist nur innerhalb von drei Monaten nach Leistung der Auslage möglich. Wird die Frist überschritten, kann eine Erstattung nicht mehr erfolgen.
    
3. Beleganzahl:
   Mit jedem Formular Auslagenerstattung Beschäftigte oder Nicht-Beschäftigte können maximal drei Belege/drei Rechnungen eingereicht werden - so ist auch das Formular entsprechend gestaltet. In den Fällen, in denen mehr als drei Belege eingereicht werden sollen, verwenden Sie bitte weitere Formulare.
   
   Vgl. hierzu auch das Rundschreiben der Universitätsverwaltung Nr. 08/2023.
    
4. Berechtigter Personenkreis:
   Den Ersatz von Auslagen dürfen nur Beschäftigte/Bedienstete der Universität unter Angabe ihrer LBV-Personalnummer geltend machen. Bitte verwenden Sie in diesen Fällen das Formular „Antrag auf Auslagenerstattung Beschäftigte“.
   
   Für Auslagenersatz im Zusammenhang mit einer Dienstreise oder einem Dienstgang ist das Formular "Auslagenerstattung DR/DG" zu verwenden. Hierbei ist zu beachten, dass analog zur Reisekostenabrechnung und abweichend zur normalen Auslagenerstattung die 6-Monatsfrist gilt.
   
   Nichtbeschäftige Personen der UHD (bspw. Studierende, Stipendiaten, Dozenten) können ausschließlich privat verursachte Forderungen gegenüber der Universität mit dem Formular „Antrag Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte" an die Universität geltend machen. Die Zahlungen unterliegen den allgemeinen Regeln der Mitteilungspflicht gegenüber den Finanzbehörden (sog. Kontrollmitteilung).
   
   Gewerbetreibende, selbstständig Tätige, Freiberufler, Unternehmen, Vereine, Gäste (Gastvortragende, Gastaufenthalte) etc. erhalten Zahlungen nur bei Vorlage selbst erstellter Firmenrechnungen oder aufgrund vertraglicher Vereinbarungen (Werk-, Honorarvertrag, Gastvortrag-Vertrag, Gastaufenthalt, etc.). Hier ist die Rechnung und/oder die Vereinbarung einzureichen. Hierfür sind nicht die Formulare Auslagenerstattung zu verwenden.
    
5. Auszahlungsart:
   Es gelten weiterhin die Vorgaben gem. Rundschreiben Nr. 17/2007. Auslagenerstattungen können nicht über die Barkassen abgerechnet werden; sie sollen bitte per Überweisung an den Zahlungsempfänger geleistet werden.

Anträge auf Auslagenerstattung, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden ab dem 01.01.2024 unbearbeitet zurückgesendet (vgl. hierzu auch das Rundschreiben der Universitätsverwaltung Nr. 08/2023).
 

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Formular-Updates

 

Update 27.11.2023

Auslagenerstattung DR/DG

4. Aufstellung der angefallenen Kosten:
Klammerzusatz ergänzt um: „Erstattungen in Fremdwährung an eine Deutsche Bankverbindung sind nicht möglich. Beträge in Fremdwährung sind selbst umzurechnen. Der umgerechnete Betrag ist in EUR anzugeben“;
Analog zu den anderen beiden Formularen Auslagenerstattung wurde auch hier die Anzahl der einzureichenden Belege auf drei begrenzt, daher sind unter Punkt 4 nun nur noch drei Zeilen vorhanden.

Update 29.08.2023

 

Auslagenerstattung Beschäftigte

Überschrift:
Abkürzung/Begriff in der Klammer geändert (sinnvollere Abkürzung, da dieser Zusatz automatisch ins Feld Referenz übertragen wird und dem Zahlungsempfänger mitgeteilt wird)

1. Angaben des Beschäftigten:
Privatanschrift und Telefon/Email wurde gestrichen

2. Einrichtung/Institut:
Zeile Ansprechpartner am Institut wurde eingefügt

4. Aufstellung der zur Erstattung beantragten Ausgaben:
Klammerzusatz ergänzt um: „Erstattungen in Fremdwährung an eine Deutsche Bankverbindung sind nicht möglich. Beträge in Fremdwährung sind selbst umzurechnen. Der umgerechnete Betrag ist in EUR anzugeben“

Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte

Überschrift:
Abkürzung/Begriff in der Klammer geändert (sinnvollere Abkürzung, da dieser Zusatz automatisch ins Feld Referenz übertragen wird und dem Zahlungsempfänger mitgeteilt wird)

Auslagenerstattung DR/DG

Überschrift:
Abkürzung/Begriff in der Klammer geändert (sinnvollere Abkürzung, da dieser Zusatz automatisch ins Feld Referenz übertragen wird und dem Zahlungsempfänger mitgeteilt wird)

2. Einrichtung/Institut:
Zeile Ansprechpartner am Institut wurde eingefügt

5. Reiseziel/Reisezeitraum hinzugefügt:
Reiseziel (dient der Sachkontenfindung) und Reiseende (notwendig für das Feld Abrechnungsperiode, interne notwendige Angabe)

Update 26.05.2023

Anpassung der Kopfzeilen (Einfügen von Begrifflichkeiten in einer Klammer) zur besseren Auslesbarkeit für das eRechnungssystem

Update 08.02.2023

Auslagenerstattung Beschäftigte und Nicht-Beschäftigte
Weiterhin Anpassungen der  Formulare (Verdeutlichung von Abläufen und zur besseren OCR-Erkennung beim Scannen)

Update 21.09.2022

Aufgrund verschiedener Rückfragen bzw. auch Missverständnissen bei der Anwendung wurden die Formulare angepasst.

Auslagenerstattung Beschäftigte:

• Nr. 5 Begründung eingefügt
• Feld „Datum“ in der Unterschriftszeile umbenannt in „Antragsdatum =Rechnungsdatum“ aufgrund Problemen beim Scannen/Einlesen eines Rechnungsdatums in XSuite/in der eRechnung

Privatforderung:

• Umbenennung in "Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte"
• Ausschlusskriterien eingefügt (wofür nicht zu verwenden)
• Nr. 5 Begründung eingefügt
• Feld „Datum“ in der Unterschriftszeile umbenannt in „Antragsdatum =Rechnungsdatum“ aufgrund Problemen beim Scannen/Einlesen eines Rechnungsdatums in XSuite/in der eRechnung

Update 25.08.2022+13.09.2022

Bei Auslagenerstattungen ist darauf zu achten, dass bei Auslagen, die Dienstreisen oder Dienstgänge betreffen, die RK-Stelle einzubinden ist. Daher wurde für diese Vorgänge ein gesondertes Formular Auslagenerstattung erstellt: Antrag auf Auslagenerstattung Dienstreisen/Dienstgang (Beschäftigte).

Für diese Fälle gilt weiterhin die 6-Monatsfrist gem. LRKG. Es ist sicherzustellen, dass dieses gesonderte Formular entsprechend nur für Auslagen zu verwenden ist, die einen Dienstgang oder eine Dienstreise betreffen. Es darf keine Vermischung mit anderen Auslagen stattfinden, die unter die 3-Monatsfrist fallen.

Dieses Formular steht in der rechten Spalte zum Download bereit.