Exkursionen (finanzielle Abwicklung)
Exkursionen sind ein Bestandteil des Lehrangebots und damit universitäre Veranstaltungen.
Erhebung von Teilnehmerbeiträgen
Sofern bei einer Exkursion Kosten entstehen, sind in angemessener Höhe Teilnehmerbeiträge zu erheben.
Verbuchung der Teilnehmerbeiträge
- Finanzierung einer Exkursion ausschließlich durch Teilnehmerbeiträge:
Ist die Exkursion ausschließlich durch Teilnehmerbeiträge finanziert, so hat die Verbuchung der Teilnehmerbeiträge auf ein Aversalkonto (Grundausstattungskonto) zu erfolgen. - Finanzierung der Exkursion durch Teilnehmerbeiträge und durch Aversalmittel:
Ist die Exkursion durch Teilnehmerbeiträge und Aversalmittel finanziert, so hat die Verbuchung der Teilnehmerbeiträge auf das entsprechende Aversalkonto zu erfolgen, aus dem die Finanzierung des restlichen Betrages erfolgen soll. - Finanzierung der Exkursionen durch Teilnehmerbeiträge und durch Drittmittel/Zweitmittel (Kassenanschläge/ Mittelbereitstellungen)/Berufungsmittel/studentische Qualitätssicherungsmittel, sofern die Verwendungsrichtlinien dies gestatten:
Die Verbuchung der Teilnehmerbeiträge hat in diesem Fall ebenfalls auf ein Aversalkonto zu erfolgen. Vorerst sind auch ALLE Ausgaben auf dem Aversalkonto zu verbuchen. Nach Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben ist eine Gesamtabrechnung entsprechend der Vorlage zu erstellen. Vorlage Kalkulations- und Gesamtabrechnung. Von den Gesamtausgaben, ist dann der Anteil, der nicht über Teilnehmerbeiträge abgedeckt ist, auf das Konto umzubuchen, aus dem die restlichen Mittel finanziert werden sollen. Der Umbuchungsanordnung (keine interne Leistungsverrechnung) ist in jedem Falle ein Ausdruck der Gesamtabrechnung beizufügen.
Die Verbuchung der Teilnehmerbeiträge hat auf dem Sachkonto 54120 zu erfolgen.
Die entsprechenden Belege über die Ausgaben sind in jedem Falle beizufügen.
Bargeldlose Abwicklung
Die Teilnehmerbeiträge sind bargeldlos zu entrichten.
Beschaffungsrichtlinien
Bei Exkursionen ist bei der Beauftragung von Dienstleistungen und bei der Beschaffung von Waren das jeweils gültige Beschaffungshandbuch der Universität Heidelberg zu beachten.
Beschaffungshandbuch
Kostenkalkulation
Vor der Durchführung einer Exkursion sollte eine Kostenkalkulation aufgestellt werden, damit ermittelt werden kann, in welcher Höhe Teilnehmerbeiträge zu erheben sind und in welcher Höhe eine Mitfinanzierung aus anderen Mitteln erforderlich ist. Siehe Vorlage:
Vorlage Kalkulations- und Gesamtabrechnung (XLSX)
