Baubeauftragte

Aufgaben der:des Baubeauftragten

Jedes Institut bzw. jede Einrichtung ernennt eine:n Baubeauftragte:n inkl. einer:s Vertreters:in, der:die im Rahmen des laufenden Betriebs wie auch bei jeglichen Neubau-, Umbau- und Instandsetzungsmaßnahmen an den Planungs- und Bauprozessen der Universität mitwirkt und die wissenschaftlichen Interessen der jeweiligen Einrichtung vertritt sowie für deren Arbeitsfähigkeit Sorge trägt.

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Rechte der:des Baubeauftragten (BB)

Der:die BB wird von der Geschäftsleitung für diese Tätigkeiten ausreichend freigestellt.
Der:die BB hat Anspruch auf Schulungen, die ihn:sie für die Aufgaben im Zusammenhang mit Baumaßnahmen ausreichend qualifizieren.
Der:die BB hat Recht auf umfassende und aktuelle Informationen zu einer laufenden Baumaßnahme aus allen Bereichen der Projektsteuerung.
Der:die BB hat Recht darauf, dass alle Mitarbeiter:innen der ausführenden Firmen bekannt gemacht werden und alltäglich informiert zu werden, wann diese die Baustelle und damit das Gebäude betreten und verlassen.
Der:die BB besitzt die Schließgewalt über die von der Universitätsverwaltung formal zugewiesenen Räumlichkeiten.
Der:die BB darf die Sicherheitsfachkräfte in allen Fragen des Arbeitsschutzes, insbesondere im Bereich der vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung, konsultieren.

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Aufgaben der:des Baubeauftragten (BB)

Der:die BB vertritt die wissenschaftlichen Interessen der nutzenden Einrichtung.
Der:die BB ist Ansprechpartner und Schnittstelle innerhalb des Instituts oder der Organisationseinrichtung und zuständig für die Einholung von notwendigen Entscheidungen der Geschäftsleitung oder der Institutsleitung im Betrieb und bei Planungs- und Baumaßnahmen.
Der:die BB ist wissenschaftlicher Ansprechpartner für die Projektbeteiligten der Universitätsverwaltung (D3), die formal die Universität vertreten und arbeitet diesen gegenüber Vermögen und Bau, Amt Mannheim Heidelberg unmittelbar zu.
Der:die BB ist verantwortlich für den institutsinternen Informationsfluss insbesondere mit den Sonderbeauftragten innerhalb eines Instituts oder einer Einrichtung für die Schutzbereiche: Arbeitsschutz, Brandschutz und – soweit gegeben - für Strahlen-, Röntgen- und/oder Laserschutz.
Der:die BB ist verantwortlich für einen kontinuierlichen Informationsfluss mit ihrem:seinem formalen Vertreter:in.
Der:die BB unterstützt die Bau-/Projektbeteiligten auf Seiten der Universität und Vermögen und Bau, Amt Mannheim und Heidelberg vor Ort.
Der:die BB ist insbesondere zuständig für die Übermittlung von Informationen zu: Laboratorien, Gefahrstofflagern, gentechnischen Anlagen, Strahlenschutzbereichen und Tierhaltungen im zugewiesenen Flächenbestand.
Der:die BB hat Zugriff auf das CAFM System inkl. der Möglichkeit zur Erstellung von Instandhaltungsmeldungen (Hinweis: Dazu hat die Institutsleitung den:die Baubeauftragte:n gegenüber der CAFM Administration zu bestätigen).

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(1) Tätigkeiten im laufenden Betrieb

Meldung von Schäden und Mängeln an Gebäude bzw. Gebäudeausstattung an D3 über das CAFM-System.
Teilnahme an der Mängelverfolgung / Schadensbehebung.
Planung und Durchführung von Beschaffungen inkl. sachlich rechnerischer Feststellung von Rechnungen der Erstausstattung/Ersatzbeschaffung.
Teilnahme an turnusmäßig stattfindenden Bauschauen/Brandschauen zusammen mit D3, Vermögen und Bau, Feuerwehr etc.
Information über Optimierungspotentiale (insbesondere Energiemanagement und Flächenmanagement)
Mitwirkung bei der Datenaktualisierung im CAFM.

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(2) Tätigkeiten während der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen

Teilnahme an Planungs- und Baubesprechungen, diesbezügliche Jour Fixe und Einzeltreffen.
Unterstützung der:des Projektleiters:in D3, Abt. 3.2 bei der Erstellung folgender Unterlagen:
Bedarfsanmeldung (BAM)
Nutzungsanforderung (NAF)
Flächenprogramm, textliche Erläuterungen etc.
Betriebskonzept
Gefährdungsbeurteilung
Sowie sonstiger Dokumente, die im Rahmen der Durchführung von Baumaßnahmen erforderlich werden
Unterstützung der:des Projektleiters:in D3, Abt. 3.2 bei der Prüfung relevanter Planungsunterlagen wie bspw.
Prüfung und Bestätigung der NAF
Ggf. Prüfung der Entwurfsplanung auf Basis der verabschiedeten NAF
Ggf. Sichtung der Bauunterlage bzw. Teilen davon
Koordination der Planung und Beschaffung der Erstausstattung in Absprache und Zusammenarbeit mit dem:der Projektleiter:in der Abt. 3.2, ggf. inkl. sachlich rechnerischer Feststellung von den zugehörigen Rechnungen.
Ansprechpartner:in für den:die Bauleiter:in während der Bauausführung bei Fragen der Zugänglichkeit.
Information und Einweisung der Vorarbeiter:innen der beauftragten Firmen über die Betriebsabläufe im Institut.
Kontrolle, ob alle Mitarbeiter:innen der ausführenden Firmen vor Ort die notwendige Einweisung von ihren Vorarbeitern erhalten haben.
Allgemeine Kontrolle der in Betrieb befindlichen Flächen außerhalb der Baustelle auf Ordnung und Sauberkeit, bei Missständen und Unregelmäßigkeiten Meldung an D3, Abt.3.2 und Vermögen und Bau, Amt Mannheim Heidelberg.
Information an die Sicherheitsfachkraft und den:die Projektleiter:in D3, Abt. 3.2 bei offensichtlichen Sicherheitsmängeln, die eine potentielle Gefährdung der Mitarbeiter:innen und/oder des Publikumsverkehrs bedeuten.
Direktes Eingreifen der:des BB bei "Gefahr in Verzug“. Ggf. Einstellen von Bauarbeiten und Aussprechen von Hausverboten soweit erforderlich und anschließender Information an D3, Vermögen und Bau, Amt Mannheim und Heidelberg und das geschäftsführende Direktorium der jeweiligen Einrichtung.
Meldepflicht an den:die Projektleiter:in D3, Abt. 3.2 besteht insbesondere bei:
Abweichungen von benannten Terminen.
Änderungs- und Anpassungswünschen der Nutzer:innen.
Erkannten oder vermuteten Unregelmäßigkeiten der Bauarbeiten (Ordnung, Sauberkeit, ggf. erkennbare Ausführungsmängel etc.).
Erkannten Sicherheitsmängeln, die die Beschäftigten der Einrichtung betreffen.
Von der Bauleitung gewünschten Arbeiten außerhalb der Regelarbeitszeiten (Wochenende, über Nacht o.ä.)

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Letzte Änderung: 17.07.2023