Großes Etappenziel: „Service for Excellence“

Für die zentrale Universitätsverwaltung in Heidelberg war bereits in den ersten Konzeptions- und Diskussionsphasen der Exzellenzinitiative zu Beginn des Jahres 2004 klar: Auch wir machen da mit. Dazu gehörte zunächst einmal eine realistische Einschätzung eigener Stärken und Schwächen: Wie muss die Administration einer exzellenten Universität aufgestellt sein? Wo sind wir bereits gut aufgestellt und welche Veränderungen müssen angepackt werden?

Diverse Umstrukturierungen sind bereits auf den Weg gebracht: Die Neugründung des Dezernats für Stiftungen und Beziehungspflege, die Reorganisation des Studierendenservices mit Telefonportal, Internet-Portal und demnächst auch dem persönlichen Portal, die Neustrukturierung ganzer Dezernate und Bereiche wie der EDV – auch das URZ, die Bibliothek und der Zentralbereich Neuenheimer Feld sind am Projekt "Service for Excellence" beteiligt – sowie erste Anfänge einer Personalentwicklung und individuelle Hilfestellungen für Dual-Career-Paare und Familien mit Kindern. Auch das neu eingeführte Ideenmanagement ist in diesem Zusammenhang zu sehen.

Im Rahmen des Projekts "Service for Excellence" soll nun ein kontinuierlicher Qualitätsverbesserungsprozess gestaltet werden. Dabei wird versucht, insbesondere auf Sichtweisen, Wünsche, Kritik und Vorschläge von Studierenden, Mitarbeitern und Lehrenden, also den "Kunden" der Service-Einheiten, einzugehen, um gemeinsam mit ihnen herauszuarbeiten, wie Prozesse optimiert werden und noch besser ineinandergreifen können. Dazu gehören zum einen "Kundenbefragungen", zum anderen Workshops mit den Dezernaten, Stabsstellen und dem Rektorat, in denen Verbesserungspotentiale identifiziert werden.


Die Ergebnisse der Qualitätsanalysen sollen schließlich in konkrete Zielvereinbarungen münden und dazu führen, dass die Bereiche der zentralen Administration – wie auch für wissenschaftliche Bereiche üblich – nach Leistungskriterien budgetiert werden. Das Projekt wurde von Professor Peter Comba, Prorektor für Struktur und Entscheidungssysteme, initiiert. Unterstützt wird es von der Stabsstelle Strategie und Kommunikation des Rektorats und Karin Stelzer aus der Arbeitsgruppe von Peter Comba.

Vorangegangen auf diesem Weg ist die Heidelberger Universitätsbibliothek, die bereits seit 2004 über Zielabsprachen und Leistungskriterien budgetiert wird. Ihr ist es gelungen, binnen weniger Jahre eine ursprünglich in 106 Standorte zersplitterte Bibliothekslandschaft unter Einsatz integrierender Steuerungsinstrumente (z.B. ein gemeinsames EDV-System) zu reorganisieren. Dabei wurden die verbleibenden 80 Instituts- und Klinikbibliotheken in sechs Verwaltungsverbünde gegliedert, die nun zusammen mit der UB ein gemeinsam agierendes, leistungsfähiges Bibliothekssystem bilden. Von diesem Beispiel erfolgreich gestalteter umfassender Veränderungen können wir lernen. Und auch aus dem neuen Rektorat wurde bereits signalisiert, dass das Projekt "Service for Excellence" überaus positiv wahrgenommen und auch künftig mit großem Nachdruck vorangetrieben werden wird.