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Häufige Fragen zur Zusammenarbeit mit privaten Dritten

Wer entscheidet, ob es sich bei der Zusammenarbeit mit privaten Dritten um Auftragsforschung handelt?
Die Zusammenarbeit mit privaten Dritten muss vor Aufnahme der Forschungstätigkeiten vertraglich festgelegt werden. Das Dezernat Forschung unterstützt die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität schon vor der Vertragsanbahnung bei der Einschätzung, ob es sich bei einem konkreten Vorhaben um Auftragsforschung, Kooperationsforschung oder eine wissenschaftliche Dienstleistung (WDL) handelt und unterzeichnet sie gegebenenfalls.

 

Warum kommt bei der Auftragsforschung an der Universität Heidelberg die Trennungsrechnung auf Vollkostenbasis zum Einsatz und was heißt das konkret?
Die buchhalterische Trennung zwischen wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten (Trennungsrechnung) an der Universität Heidelberg erfolgt aufgrund Wettbewerbsrecht der Europäischen Union (EU), gemäß Art. 87 EG-Vertrag und der Gemeinschaftsrahmen für Staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation der EU (kurz EU-Beihilferahmen) vom 31. Dezember 2006 (2006/C 323/01). Alle Hochschulen innerhalb der EU müssen nachweisen, dass ihre wirtschaftlichen Leistungen (z. B. Auftragsforschung, gewerbliche Dienstleistungen/Beratungstätigkeiten, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Vermietung von Infrastruktur) subventionsfrei erbracht werden. Die EU-Kommission will verhindern, dass staatlich finanzierte Einrichtungen, wie Universitäten, privaten Anbietern von wissenschaftlichen Dienstleistungen Niedrigpreis-Konkurrenz machen, indem sie ihre Dienstleistungsangebote aus den öffentlichen Haushalten „quersubventionieren“. Unterbunden werden soll, dass privatwirtschaftliche Unternehmen über „preiswerte Forschungsergebnisse“ aus der Auftragsforschung mit Universitäten einen Vorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen erhalten.

Zur Erfüllung des EU-Beihilferahmens ist die Universität Heidelberg seit dem 15.11.2010 verpflichtet, für Auftragsforschungsprojekte eine Trennungsrechnung auf Vollkostenbasis anzuwenden. Das heißt, dass Forschungsaufträge privater Dritter zu einem Preis angeboten werden müssen, der entweder dem Marktpreis entspricht oder sämtliche Kosten (Vollkosten) und eine angemessene Gewinnspanne (mindestens 5 %) enthält. Der Marktpreis ergibt sich aus einer Gebührenordnung oder aus Vergleichsangeboten. Die Basislösung wird die Kalkulation zu Vollkosten sein, da ein Marktpreis in den seltensten Fällen ordnungsgemäß ermittelt werden kann.

 

Was sind wirtschaftliche Tätigkeiten in der Forschung an der Universität Heidelberg?
In den wirtschaftlichen Bereich fällt die Auftragsforschung für private Dritte, d.h. Forschungstätigkeit für Unternehmen (Auftraggeber), wobei hierfür kennzeichnend ist:

  • die Leistung erfolgt gegen ein angemessenes Entgelt,
  • der Auftraggeber legt die Konditionen für die Dienstleistung fest,
  • der Auftraggeber erhält alle Rechte an den Forschungsergebnissen,
  • der Auftraggeber trägt das Risiko des Scheiterns.

Eine nicht-wirtschaftliche Tätigkeit ist gegeben, wenn:

  • die Forschung, auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses dient,
  • eine Verbreitung der Forschungsergebnisse gegeben ist,
  • bei Technologietransferprojekten alle Einnahmen in die Haupttätigkeit der Forschungseinrichtung investiert werden.

Als nicht-wirtschaftliche Tätigkeit werden Forschungsprojekte und Forschungsaufträge  eingestuft, die von öffentlichen nationalen oder internationalen Drittmittelgebern (z.B. DFG, BMBF, EU) finanziert werden. Die nicht-wirtschaftlichen Forschungsprojekte unterliegen weiterhin nicht den Auflagen des EU-Beihilferahmens.

 

Wie erfolgt die Projektkalkulation bei der Auftragsforschung?
Im Vollkostenansatz müssen sämtliche Kosten des Projektes sowie ein angemessener Gewinnaufschlag berücksichtigt werden:

  • Direkte Projektkosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Auftragsforschungsprojekt stehen (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial etc.)
  • Indirekte Kosten (Gemeinkosten, Overhead), die einem Auftragsforschungsprojekt nicht direkt zurechenbar sind, jedoch als Kosten des Projektdurchführenden identifiziert und gerechtfertigt werden, z. B. als Nutzungsentgelt für Infrastruktur, Raumkosten, Strom, Heizung, Telefon etc. Die indirekten Kosten werden im Verhältnis 70:30 zwischen Rektorat und Institut aufgeteilt, um die entstanden Gemeinkosten adäquat abzudecken.
  • Ein Gewinnaufschlag von mindestens 5%
  • Evtl. eine Forschungszulage
  • Umsatzsteuer
     

Wie werden die indirekten Kosten bei der Auftragsforschung ermittelt?
Die Ermittlung der indirekten Kosten an der Universität Heidelberg bei der Zusammenarbeit mit privaten Dritten erfolgt analog zu den Vollkosten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms. Die Höhe des Overheadsatzes richtet sich danach, in welcher Einrichtung der Universität die Auftragsforschung durchgeführt wird:

  • Cluster 1 (Buchwissenschaften): 78 % Overhead
  • Cluster 2 (empirische Geistes- und Sozialwissenschaften sowie theoretische Naturwissenschaften): 59 % Overhead
  • Cluster 3 (experimentelle Naturwissenschaften): 101 % Overhead
     

Wie erfolgt die Projektkalkulation bei Kooperationsforschung und bei der wissenschaftlichen Dienstleistung (WDL)?
Bei kooperativen Forschungsprojekten und wissenschaftlichen Dienstleistungen (WDL) werden in der Kostenkalkulation die direkten Kosten erfasst. Indirekte Kosten werden universitätsweit pauschal mit 20% auf alle direkten Kosten veranschlagt und es werden keine Gewinn- oder Forschungszulagen erhoben. Kostenpläne, die für Kooperationsforschung erstellt werden, müssen die Umsatzsteuer ausweisen. Im Falle einer WDL kann die Ausweisung der Umsatzsteuer notwendig sein (s.u.).

 

Welche Regeln gibt es für die Erhebung einer Forschungszulage?
Professoren, die nach Bundesbesoldungsordnung W berufen sind sowie Junior- und Hochschuldozenten nach §51 des Landeshochschulgesetzes, können für die Dauer   einer Projektfinanzierung im Bereich der Auftragsforschung eine nicht ruhegehaltfähige Leistungszulage beanspruchen. Die Zulage erhält der Wissenschaftler persönlich zu seinen Bezügen ausgezahlt.

Die Verhandlungen darüber, ob eine Forschungszulage gezahlt wird und wenn ja, in welcher Höhe, führt der Forschende zunächst eigenständig mit dem privaten Drittmittelgeber. die Forschungszulage kann nur gewährt werden, wenn der Drittmittelgeber sie zusätzlich zu den den direkten und indirekten Kosten sowie zusätzlich zum Gewinnaufschlag des Forschungsvorhabens zu zahlen bereit ist.

Das Auftragsvolumen und die damit verbundene Forschungszulage müssen darüber hinaus in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. In einem Kalenderjahr darf der Maximalbetrag der Forschungszulage das Jahresgrundgehalt nicht übersteigen.

 

Was ist noch bei der Kostenkalkulation und bei der Projektdurchführung zu beachten?
Seit dem 15.11.2010 ist die Universität Heidelberg verpflichtet, ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten buchhalterisch nachzuweisen, d. h. die Ist-Kosten des Auftragsforschungsprojektes zu erfassen, um die real anfallenden direkten wie auch indirekten Kosten zu berechnen und nachzuweisen. Das bedeutet, dass das im Projekt arbeitende wissenschaftliche Personal verpflichtet ist, die geleistete Arbeitszeit auf einem Zeiterfassungsbogen zu dokumentieren. Die Muster für die Zeiterfassungsbögen werden vom Dezernat Forschung zur Verfügung gestellt.

Der Gewinnaufschlag wird bei der Auftragsforschung automatisch dem Projektkonto des Projektleiters gutgeschrieben, während die Forschungszulage nur nach Beantragung bei der Personalabteilung zusätzlich zu den persönlichen Bezügen direkt an den Projektleiter ausgezahlt wird.

Wissenschaftler, die innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten durch Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen Dienstleistungen (WDL) Einnahmen für die Universität erzielen, die über 35.000 Euro hinausgehen, sollten schon bei der Budgeterstellung den Aspekt der Steuerrückstellung beachten. Bei Überschreiten dieser Obergrenze wird die Universität zu einem Betrieb gewerblicher Art (BgA). Konkret heißt das, dass Abteilung 4.3 von der vom Mittelgeber bereitgestellten Summe automatisch einen Anteil für die dann anfallende Kapitalertragssteuer, die Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer einbehält.

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Letzte Änderung: 22.03.2017
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