Deutsche Staatsangehörige Einschreibung ins Promotionsstudium

In das Promotionsstudium können sich angenommene Doktorand*innen ganzjährig einschreiben. Sie benötigen ein abgeschlossenes Hochschulstudium und die Annahme als Doktorand*in einer Fakultät der Universität Heidelberg.

Die Einschreibung wird über das Online-Portal heiCO beantragt. Sie setzt eine aktivierte Uni-ID und eine vollständig ausgefüllte heiDOCS-Promotionsakte voraus.

Falls in Ihrer heiDOCS-Promotionsakte noch keine Uni-ID angezeigt wird (Seite 1), kontaktieren Sie bitte das Zentrale Doktorandenbüro per E-Mail, um Ihre Uni-ID für Doktorand*innen anzufordern.

Für die Immatrikulation gehen Sie bitte wie folgt vor.

  • Halten Sie Ihre Unterlagen (siehe unten) bereit, z.B. aktuelle Annahmebestätigung, Examenszeugnis, Exmatrikulationsbescheinigung, Abiturzeugnis.
  • Loggen Sie sich mit Ihrer Uni-ID im heiCO-Portal ein.
  • Starten Sie Ihren Antrag auf Einschreibung über die Kachel „Meine Bewerbungen für ein Studium“.
  • Machen Sie die erforderlichen Angaben und laden Sie Ihre Unterlagen hoch.
  • Nach Ihrer Zulassung und der Annahme Ihres Studienplatzes erscheint ein Link zum Ausdrucken Ihres Immatrikulationsantrags.
  • Bitte drucken Sie Ihren Immatrikulationsantrag aus, unterschreiben ihn und schicken Sie ihn zweifach zurück: per Upload in heiCO und per Post in Papierform.
  • Fügen Sie Ihrer Postsendung alle weiteren in heiCO angeforderten Papierunterlagen bei, z.B. das beglaubigte Examenszeugnis.

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an folgende Adresse:

Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Studierendenadministration/ Zentrales Doktorandenbüro
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

Unterlagen für die Immatrikulation ins Promotionsstudium

Digitale Unterlagen:

  • Zeugnis Ihres Hochschulabschlusses (in der Regel Master oder Staatsexamen)
  • Hochschulzugangsberechtigung (Abitur oder Ähnliches)
  • Annahmebescheinigung ausgestellt vor maximal 6 Monaten vom Promotionsbüro der Fakultät
  • Uni-ID
  • Studienverlaufsbescheinigung (falls zutreffend)
  • Exmatrikulationsbescheinigung (NICHT: Exmatrikulationsbescheid aufgrund fehlender Rückmeldung) (falls zutreffend)
  • Personalausweis
  • Passfoto

Unterlagen in Papierform:

  • Antrag auf Immatrikulation (wird im Laufe des Verfahrens freigeschaltet und wird doppelt eingereicht, d.h. digital und in Papierform)
  • Beglaubigte Kopie des Hochschulabschlusses (in der Regel Master oder Staatsexamen)

Abholung des Studierendenausweises:

Nach Abschluss Ihrer Immatrikulation erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie Ihren Studierendenausweis ausschließlich persönlich und unter Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises (z.B. Personalausweis oder Reisepass) im Serviceportal der Universitätsverwaltung abholen können.

Immatrikulation oder Umschreibung?

Wenn Sie noch in einem anderen Studiengang an der Universität Heidelberg eingeschrieben sind und ins Promotionsstudium wechseln möchten, handelt es sich um eine Umschreibung. Hierfür sind weniger Unterlagen erforderlich als für eine Wiedereinschreibung (siehe unten). Eine Umschreibung ist aber nur möglich, wenn die Einschreibung ohne Unterbrechung bestehen bleibt.

Sie können wählen, ob Sie sich für das laufende Semester oder für das Folgesemester umschreiben möchten. Die Umschreibung für das laufende Semester ist während des betreffenden Semesters immer möglich. Falls Sie sich für das Folgesemester umschreiben möchten, überweisen Sie bitte im Rückmeldezeitraum zunächst die Semestergebühr für die Rückmeldung. Die Zahlung wird Ihnen nach der Umschreibung für das Promotionsstudium gutgeschrieben. Die Umschreibung ins Promotionsstudium ist erst nach Ende des Rückmeldezeitraums in heiCO möglich: jeweils ab dem 16. Februar für das folgende Sommersemester und ab demn 16. Juli für das folgende Wintersemester.

Für die Umschreibung ins Promotionsstudium gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Halten Sie Ihre Unterlagen bereit (siehe unten).
  • Starten Sie Ihren Antrag auf Umschreibung ins Promotionsstudium im heiCO-Portal wie gewohnt über die Kachel „Meine Bewerbungen“ als neuen Studiengang.
  • Das heiCO-Portal erkennt Ihre bestehende Immatrikulation und behandelt Sie automatisch als Umschreiber*in.

Digitale Unterlagen für die Umschreibung

  • Annahmebescheinigung ausgestellt vor maximal 6 Monaten vom Promotionsbüro Ihrer Fakultät
  • Abschlusszeugnis (in der Regel Master, Staatsexamen oder Zeugnis der Ärztlichen Prüfung)
  • Antrag auf Umschreibung: wird in heiCO zum Herunter- und wieder Hochladen bereitgestellt

Immatrikulationspflicht für Promovierende

Alle angenommenen Doktorand*innen sind gesetzlich verpflichtet, sich für die Dauer ihrer Promotion bis zum Ablegen der mündlichen Promotionsprüfung (Rigorosum oder Verteidigung) zu immatrikulieren.

Die Befreiung von der Immatrikulationspflicht ist möglich für Beschäftigte der Universität oder des Universitätsklinikums.