Studentische Qualitätssicherungsmittel

Im Jahr 2015 wurden die bisher per Kassenanschlag durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) zugewiesenen Qualitätssicherungsmittel (QuaSiMi) in den Grundhaushalt der Universität übertragen.

Von diesen QuaSiMi-Nachfolgemitteln wird ein Anteil in Höhe von 11,754 % vom Rektorat auf Vorschlag der Studierendenschaft vergeben. Für diese Mittel gelten besondere Verwendungsrichtlinien (VwV) und Abrechnungsmodalitäten.

Das Vorschlagsrecht der Verfassten Studierendenschaft (VS) wird mit zwei Terminen pro Jahr wahrgenommen (Ausnahme 2015, hier standen die Mittel nur anteilig für das 4. Quartal zur Verfügung). Die VS gibt dabei ihr Vorschlagsrecht – nach einem eigenen Verteilungsmodell auf Basis der Studierenden-Vollzeitäquivalente – an die Studienfachschaften weiter. Diese legen ihrerseits Vorschläge zur Verwendung der Mittel bei der VS vor.

Nach Prüfung und Freigabe der eingereichten Vorschläge durch das Rektorat werden die Mittel den Einrichtungen der Universität zur selbständigen Bewirtschaftung zur Verfügung gestellt. Die Verausgabung der Mittel erfolgt dabei auf separaten Kontierungsobjekten, um die Unterscheidung von anderen Haushaltsmitteln zu gewährleisten und die Abrechnung zu erleichtern.

Die Mittel sind zweckgebunden für die von der VS aufgeführten Maßnahmen und Projekte. Das zur Verfügung stehende Budget darf nicht überschritten werden. Unter Umständen sind verschiedene Maßnahmen und Projekte gegenseitig deckungsfähig, so dass Mehrkosten durch Einsparungen in einem anderen Projekt/Maßnahme ausgeglichen werden können.

Für die Bewirtschaftung der Mittel gelten die üblichen haushalts- und personalrechtlichen Bestimmungen. So müssen z.B. Einstellungsanträge für Hilfskräfte über die Personalabteilung gestellt werden, Honorarverträge über die Abt. 4.1 Sachgebiet Beschaffung und für Beschaffungen müssen die vergaberechtlichen Vorgaben beachtet werden.

Zum 30.04. des Folgejahres muss die Verwendung der Mittel gegenüber dem MWK nachgewiesen werden, evtl. vorhandene Restmittel (ohne Rechtsverpflichtungen) fallen zurück an das MWK. Um diesen Wegfall zu verhindern, stehen den Einrichtungen die Mittel jeweils für den Zeitraum 01.04. – 31.03. des Folgejahres zur Verfügung. Reste ohne Rechtsverpflichtungen werden im April eingezogen und der Universitätsbibliothek zugewiesen.

Die Einrichtungen können jedoch zum Stand 31.03. Rechtsverpflichtungen nachweisen und diese bis Anfang April (Termin s. aktuelle Fristen) an die Universitätsverwaltung, Abt. 4.1, melden (Formular). Restmittel mit Rechtsverpflichtung werden nicht eingezogen und beim MWK zur Übertragung angemeldet.

Definition Rechtsverpflichtungen:

Rechtsverpflichtungen sind eingegangene Zahlungsverpflichtungen, die zum 31.03. noch nicht budgetwirksam gebucht wurden. Zum Beispiel: offene Rechnungen, offene Bestellungen, Personalkosten, für die eine Buchung veranlasst, aber zum Stichtag noch nicht in SAP vollzogen wurde.

Offene Rechnungen und Bestellungen (mit SAP-Bestellbezug) können direkt in SAP ausgewertet werden. Bitte bei der Auswertung der offenen Personalkosten die Rechnungslegungsliste Personal Monat März für das Institut heranziehen, da dort die Buchungen, die zum 31.03. gebucht werden, gelistet sind. Das Personal wird erst um den 10.04. zum Monatsende März gebucht. Da die Meldung der Rechtsverpflichtungen u.U. vorher stattfinden soll, kann im Fall der Personalkosten SAP nicht herangezogen werden, sondern nur die Rechnungslegungsliste Personal.

Definition Umwidmung:

Bewilligte Maßnahmen oder Projekte können umgewidmet werden, wenn diese in begründeten Ausnahmefällen nicht durchführbar sind.
Beispiele für Gründe: Das Lehrpersonal eines Seminars ist erkrankt und eine Vertretung kann nicht organisiert werden. Eine Exkursion muss ausfallen wegen neuer Bestimmungen anlässlich der Pandemie.

Ablauf einer Umwidmung:

1. Die Fachschaft bestätigt dem Institut per E-Mail, dass auf Fonds 61x, Maßnahme y, der Betrag z umgewidmet werden soll, in  Maßnahme b in Höhe von c €. Bitte den Grund der Umwidmung benennen.
2. Bitte diese E-Mail an die Universitätsverwaltung, Abt. 4.1 weiterleiten.
3. Diese Mittel werden nach Prüfung des Grundes umgewidmet. Dem Institut wird die neue Verfügung per E-Mail gesendet und ggf. werden die Mittel auf einen anderen Fonds budgetiert, wenn sich durch die Umwidmung die Stufe des Antrages ändert.

Aktuelle Fristen:

Mittel für das Haushaltsjahr 2024

Höhe des Budgets: 1.781.000,00 €

Verausgabung im Zeitraum 01.04.2024 – 31.03.2025

Einreichen von Umwidmungen bis 30.11.2024

Meldung von Rechtsverpflichtungen bis 11.04.2025