Allgemeine Informationen zur Mittelbewirtschaftung
Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:
Mittelbewirtschaftende Stellen
Zuständigkeit und Verantwortung
Bewirtschaftungsbefugnis
Mit der Zuweisung von Haushaltsmitteln wird den Leitern der mittelbewirtschaftenden Stellen die Befugnis übertragen, verantwortlich zu entscheiden, für welche Zwecke und in welcher Höhe die zugewiesenen Ausgabemittel im Einzelnen verwendet werden. Es sind darunter alle Maßnahmen zu verstehen, die sich mit der Verwendung der Mittel befassen. Die Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel (auch Drittmittel) gehört zu den wichtigsten Verwaltungsaufgaben einer Dienststelle und setzt ein hohes Maß an Verantwortung voraus. Unabhängig von der Bewirtschaftungsbefugnis ist die Anordnungsbefugnis schriftlich zu übertragen. Das förmliche Verfahren ist hier ausführlich erläutert.
Mittelbewirtschaftende Stellen
Im Geschäftsbereich der Universität sind mittelbewirtschaftende Stellen die
- Institute und Seminare,
- Zentralen Einrichtungen,
- Sonderforschungsbereiche,
- sonstigen Drittmittelempfänger
für die ihnen zugewiesenen bzw. bewilligten Mittel.
Bewirtschaftungsgrundsätze
Die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel wird von haushaltsrechtlichen Grundsätzen bestimmt.
Die Haushaltsmittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwalten. Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Wirtschaftlich und sparsam verwalten heißt zunächst, jede unnötige Ausgabe vermeiden. Bei jeder Ausgabe ist deshalb zu prüfen, ob sie unbedingt notwendig ist. Ist dies nicht der Fall, so hat sie zu unterbleiben. Bei notwendigen Ausgaben ist anzustreben, sie so niedrig wie möglich zu halten. Darin liegt in der Regel - aber nicht immer - eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung. Es kommt in erster Linie darauf an, die Ausgabemittel möglichst wirksam einzusetzen. So kann unter Umständen auch eine im Augenblick höhere Ausgabe die wirtschaftlichere gegenüber einer geringeren sein. Die Wirtschaftlichkeit muss nicht nur bei der Planung einer Maßnahme, sondern auch bei der Erfüllung einer Leistung beachtet werden. Die Lieferung oder Leistung muss entsprechend der ihr zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden sein.
Die Bestimmungen der Universität für das Beschaffungswesen sind unbedingt zu beachten.
Zahlungsfristen müssen auf jeden Fall eingehalten werden. Die Ausgabemittel dürfen nicht vorzeitig in Anspruch genommen werden. Zahlungen sind also erst bei Fälligkeit zu leisten. Leistungen vor Empfang der Gegenleistung sind nur in begründeten Fällen gestattet. Siehe Erläuterungen zu Vorauszahlungen.
Ausgaben dürfen nur geleistet und Verpflichtungen zur Leistung nur eingegangen werden, soweit Haushaltsmittel vorhanden oder verbindlich vorgesehen bzw. zugewiesen sind. Ausgaben müssen in dem Haushaltsjahr nachgewiesen werden, für das die Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen.
Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei der hierfür vorgesehenen Stelle zu buchen. Es dürfen weder Ausgaben von Einnahmen vorweg abgezogen, noch Einnahmen auf Ausgaben vorweg angerechnet werden. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn ein solches Verfahren generell oder im Haushaltsplan ausdrücklich vorgesehen ist. Beispielsweise müssen bei Veranstaltungen, Kursen usw. alle Einnahmen/Ausgaben getrennt voneinander abgerechnet und bei dem jeweiligen Ertrags-/Aufwandskonto gebucht werden (z.B. Einnahmen aus Miete und für Nebenkosten müssen separat gebucht und damit verbundene Ausgaben (z.B. für Reinigungsfirma) dürfen nicht direkt abgezogen werden).
Einzelhinweise
Die von der Universitätsverwaltung mitgeteilten Richtlinien zur Bewirtschaftung (z.B. im Informationsheft zum Globalbudget, Anschreiben zu Berufungsmitteln, Verfügungen zu MWK-Mitteln etc.) sind ebenso zu beachten wie die Bewilligungsbestimmungen von Drittmittelgebern.
Die Konzentrierung der Ausgaben zum Jahresende ist zu unterlassen. Eine derartige Mittelbewirtschaftung lässt sich nicht mit den allgemeinen haushaltsrechtlichen Grundsätzen vereinbaren und führt zu unnötigen Verwaltungsproblemen. Die jährlich bekanntgegebenen Termine für den Annahmeschluss von Kassenanordnungen sind unbedingt einzuhalten.
Zuständigkeit und Verantwortung
Die Leiter der mittelbewirtschaftenden Stellen haben dafür zu sorgen, dass die Ausgabemittel nach den ergangenen Vorschriften und Verwaltungsbestimmungen bewirtschaftet werden, und sich im Rahmen der verfügbaren Mittel halten. Diese Verantwortung kann nicht an andere Angehörige der mittelbewirtschaftenden Stelle, denen die Bewirtschaftungsbefugnis ebenfalls vom Kanzler / von der Kanzlerin erteilt wurde, übertragen werden.
