Kassenanordnungen
Kassenanordnung ist der Sammelbegriff für Annahme-, Auszahlungs-, Umbuchungs- oder sonstige Anordnungen. Die Finanzbuchhaltung darf nur auf schriftliche Anordnung der mittelbewirtschaftenden Stellen Zahlungen annehmen, leisten oder Umbuchungen vornehmen. Die Übersicht der für die Institute und Einrichtungen verfügbaren Kassenanordnungen und Formulare sowie Erläuterungen und Ausfüllanleitungen stehen im Internet auf der Homepage der Finanzbuchhaltung.
Die Kassenanordnung und die beizufügenden Unterlagen, z.B. Rechnungen, verbinden Sie bitte so, dass nichts verloren gehen kann. Besonders umfangreiche Anlagen, die aus bestimmten Gründen nicht fest mit der Kassenanordnung verbunden werden können, müssen Sie so kennzeichnen, dass diese der jeweiligen Kassenanordnung zugeordnet werden können. Bitte in der Kassenanordnung vermerken, wo die Unterlagen aufbewahrt werden. Kassenanordnungen dürfen Sie nur mit urkundenechter Tinte, Kugelschreiber oder urkundengeeignetem Farbband (Drucker, Schreibmaschine) ausfertigen. Radierbare Stifte und Farbstifte sind nicht zulässig.
Bei Zahlstelle im Neuenheimer Feld können die Kassenanordnungen währen der Kassenstunden (Mo und Do, 10-12 Uhr) abgeholt werden.
Verlust von Kassenanordnungen
Geht eine förmliche Kassenanordnung vor ihrer Ausführung verloren, ist eine Zweitschrift mit dem Vermerk ”Ersatzausfertigung anstelle der verloren gegangenen und hiermit für ungültig erklärten ersten Ausfertigung” zu fertigen. Die Durchschrift der verlorenen Kassenanordnung oder eine Kopie derselben können nicht als Ersatz anerkannt werden. Wird die erste Ausfertigung wieder gefunden, müssen Sie diese durchkreuzen, mit dem Vermerk ”ungültig” versehen und der Finanzbuchhaltung zuleiten.
Prüfung der Kassenanordnung
Die Finanzbuchhaltung (FIBU) prüft die Kassenanordnung nach den Vorschriften der haushaltsrechtlichen Bestimmungen (sog. Rechnungsvorprüfung). Sofern Ergänzungen oder Erläuterungen notwendig sind, erhalten Sie die Kassenanordnung mit einem Formschreiben zurück. Die Kassenanordnung darf nur entsprechend den in diesem Schreiben genannten Mitteilungen ergänzt oder geändert werden. Sonstige Änderungen oder Ergänzungen bitte nur nach Rücksprache mit der FIBU vornehmen. Nach Erledigung geben Sie die Kassenanordnung mit dem Formschreiben an die FIBU zurück.
Aufbewahrungsdauer für Kassenanordnungen
Alle Kassenanordnungen mit ihren begründenden Anlagen werden 10 Jahre bei der Finanzbuchhaltung aufbewahrt. Die bei den mittelbewirtschaftenden Stellen verbleibenden Durchschriften der Kassenanordnungen müssen nicht über das laufende Haushaltsjahr hinaus aufgehoben werden. Es wird jedoch empfohlen, die v.g. Unterlagen 3 Jahre aufzubewahren, da die Prüfverfahren durch die nachgeordneten Prüfinstanzen teilweise erst nach Ablauf dieses Zeitraumes abgeschlossen sind.
