Handvorschüsse und Handkasse
Allgemeine Hinweise
(ehem. Beitrag A31, Verwaltungshandbuch der Universität)
Aus dem Handvorschuss (allgemein auch Handkasse genannt), können kleinere, fortlaufend anfallende Ausgaben, z. B. Zeitungs- und Postgebühren, Kleinhandelswaren usw. bezahlt werden. Höhere Barauslagen sollen nicht über den Handvorschuss abgerechnet werden.
Bitte weisen Sie solche Auslagen mit einer Auszahlungsanordnung gesondert an, weitere Informationen siehe Abrechnung des Handvorschusses.
Die Abt. 4.3 ist zu benachrichtigen, wenn (1) der Handvorschuss erhöht bzw. gesenkt werden soll, (2) der Handvorschuss nicht mehr benötigt wird, (3) der/die Verwalter/in wechselt.
Hinweis:
- NICHT über die Handkasse abzuwickeln sind Auslagen im Zusammenhang mit Dienstgängen (Parktickets, ÖPNV-Tickets, o. Ä.). Diese Auslagen sind vom Beschäftigten gesondert mit dem Formular Auslagenerstattung DR/DG abzurechnen.
- Die Innenrevision prüft jährlich die ordnungsgemäße Verwaltung der Handvorschüsse ohne vorherige Ankündigung.
Antrag und Bewilligung des Handvorschusses
Handvorschüsse werden formlos, aber schriftlich, bei der ZUV - Abt. 4.3 beantragt. Dieser Antrag wird von der Abteilung 4.3 schriftlich beschieden. Es wird außerdem mitgeteilt, wie Sie in den Besitz des ersten Vorschussbetrages kommen.
Hierbei sollten Sie berücksichtigen, dass der Betrag des bewilligten Handvorschusses sich nach den voraussichtlichen Barauslagen für ca. 4 Wochen richtet. Dabei ist zu beachten, dass der Handvorschuss max. 150,- € betragen darf.
Im Antrag ist anzugeben:
- die Höhe des vorgesehenen Handvorschusses
- den Grund, d.h. welche Barausgaben geleistet werden sollen
- wer mit der Verwaltung des Handvorschusses beauftragt werden soll (auch den/die StellvertreterIn).
Nach Bewilligung erhalten Sie eine Dienstanweisung. Der bewilligte Handvorschuss wird aus zentralen Mitteln zur Verfügung gestellt.
Eine Erhöhung des Handvorschusses (Achtung: Höchstgrenze 150,- Euro) können Sie ebenfalls formlos bei der ZUV - Abt. 4.3 beantragen. Sind die Voraussetzungen für den Handvorschuss nicht mehr gegeben oder wird dieser in der bewilligten Höhe nicht länger benötigt, ist die ZUV - Abt. 4.3 zu benachrichtigen.
Verwaltung und Aufbewahrung des Handvorschusses
Der/die LeiterIn der mittelbewirtschaftenden Stelle beauftragt eine/n MitarbeiterIn mit der Verwaltung des Handvorschusses und für den Fall der Verhinderung eine/n VertreterIn. VerwalterIn kann jede/r ständige Bedienstete sein, unabhängig von der Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe. Benutzen Sie hierfür Formular „Verwaltung eines Handvorschusses“ (FIBU 18).
Jede Änderung der Person ist ebenfalls mit diesem Formular mitzuteilen.
Der Handvorschuss muss in einer abschließbaren Geldkassette aufbewahrt werden, die auch nach Dienstende sicher zu verwahren ist. Die Vermengung mit Privatgeldern oder mit Einnahmen der Geldannahmestelle ist unzulässig.
Abrechnung des Handvorschusses
Die geleisteten Barauslagen sind aufzuzeichnen. Hierfür ist der Vordruck ”Abrechnung Handvorschuss” (FIBU 12) zu verwenden. Diese Abrechnung und die Belege werden der Auszahlungsanordnung beigefügt.
Bitte beachten:
- Im Rahmen der Abrechnung sind die Belege auf die korrekten Sachkonten aufzuteilen. Hilfreich bei der Sachkontenfindung ist das Kontierungshandbuch. Bsp.: Porto > 68210, Büromaterial > 60340, usw.
- Eine gesonderte Errechnung der Nettobeträge ist nicht erforderlich. In Zeile 4 des Vordrucks FIBU 1 "Auszahlungsanordnung" sind bei Abrechnungen von Handvorschüssen die Bruttobeträge anzugeben.
- Alle Belege sind sachlich und rechnerisch festzustellen. Im Vordruck ”Abrechnung Handvorschuss” (FIBU 12) ist die rechnerische Richtigkeit zu bestätigen. Kleinere Belege bitte auf ein Blatt aufkleben. Es genügt dann die sachliche und rechnerische Feststellung pro Blatt.
Der Abrechnungsbetrag wird von der Zahlstelle im Neuenheimer Feld oder von der Universitätskasse gegen Vorlage der vollständigen Unterlagen bar ersetzt. Der Handvorschuss ist damit wieder auf die ursprüngliche Höhe aufgefüllt. Der Abrechnungsbetrag wird der von Ihnen angegebenen Kostenstelle oder ggf. dem genannten Auftrag belastet.
