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Kontakt

Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung
Dr. Nicole Sommerschuh
Tel. +49 6221 54-12430
nicole.sommerschuh@zuv.uni-heidelberg.de 

Homepage der Abteilung

 
Weiterführende Informationen

Formulare und Downloads

Zeichnungsbefugnisse (Anordnungsbefugnis, Feststellung der sachlichen Richtigkeit, Feststellung der rechnerischen Richtigkeit)

 
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Anweisen von Rechnungen und Gutschriften

Rechnungseingang/ Gutschriftseingang

Die nachfolgenden Regelungen betreffen vorranging die papierhafte Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften. Sofern Ihre Einrichtung bereits mit dem System zur elektronischen Rechnungsbearbeitung arbeitet, finden Sie hier die Anleitungen. Dort können Sie sich auch allgemein über die eRechnung informieren und darüber, was zur Vorbereitung darauf in Ihrer Einrichtung zu tun ist (z.B. Angabe einer Bestellnummer bereits bei der Bestellung).
 

Alle bei einer Dienststelle eingehenden Rechnungen und Gutschriften sind am Eingangsstag mit dem Eingangsstempel und bei der Bearbeitung mit dem Feststellungstempel zu versehen.

Der Eingangsstempel enthält folgende Informationen:

  • Bezeichnung „Universität Heidelberg“
  • Dienststellennummer
  • Tag des Rechnungseingangs
  • Hinweis auf möglichen Skontoabzug
    (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)
  • Vergabeart
    (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)

Der Feststellungsstempel enthält folgende Angaben:

  • Sachlich richtig
  • Rechnerisch richtig mit
  • Inventar-Nr.
  • Bücherverzeichnis Nr.
    (hier Eintrag ab xx Euro)

 

Bearbeitung der Rechnung

Rechnungen/Gutschriften sind unverzüglich zu bearbeiten und nach Eingang und Prüfung der Ware bzw. der Leistung zur Zahlung anzuordnen. Die aktuellen Formulare und Ausfüllanleitungen für Auszahlungs- und Annahmeanordnungen finden sich unter "Formulare und Downloads"

Im SAP-System sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen. Sollten Sondervereinbarungen mit Lieferanten vereinbart worden sein, vermerken Sie dies bitte auf der Auszahlungsanordnung. Die zahlungsbegründenden Unterlagen (Rechnungen über Lieferungen und Leistungen, Nachweise von Auslagen, Verträge, gerichtliche Schriftstücke und Bewilligungsbescheide) sind der Auszahlungsanordnung im Original beizufügen.

Kann das Original nicht beigefügt werden, so sind Kopien oder Abschriften zu verwenden. Können keine begründenden Unterlagen beigefügt werden, ist eine schriftliche Begründung auf einer gesonderten Anlage notwendig. Sofern Unterlagen wegen ihres Umfangs oder aus anderen Gründen nicht beigefügt werden können, sind diese so zu kennzeichnen, dass eine Zuordnung jederzeit möglich ist. Auf der Auszahlungsanordnung sind die Art, die Zahl und der Verbleib der Unterlagen anzugeben.

Werden Schriftstücke in fremder Sprache als begründende Unterlage verwendet, so ist zum besseren Verständnis eine Übersetzung der wesentlichsten Teile zu fertigen, die vom Übersetzer zu unterschreiben ist. Auszahlungsanordnung und zugehörige Unterlagen sind fest miteinander zu verbinden, so dass einzelne Teile nicht verloren gehen können (Heftklammer, keine Büroklammer).

Bearbeiten Sie alle Rechnungen so rechtzeitig, dass diese mehrere Arbeitstage vor Fälligkeit bei der Poststelle der Universitätsverwaltung eingehen. Bei Skontoverlusten oder Zahlung von Verzugszinsen, Mahngebühren u.ä. muss im Einzelfall geprüft werden, wer für die verspätete Zahlungsanweisung verantwortlich ist; ggf. erfolgt eine Regressprüfung.
 

Hinweise

  • Ist eine Rechnung verlorengegangen oder nicht auffindbar, so ist beim Lieferanten eine Rechnungskopie anzufordern. Auf dieser Kopie ist zu vermerken, dass die Originalrechnung nicht vorliegt. Dieser Vermerk muss unterschrieben werden.
  • Faxrechnungen sind für die Zahlungsanweisung nicht zugelassen. Begründete Ausnahmen sind nur möglich, wenn die Originalrechnung nachgereicht wird.

 

Prüffähigkeit von Rechnungen

Zweck und Anlass einer Zahlung muss sich aus den zahlungsbegründenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben.

Dies bedeutet u.a., dass die in den Rechnungen aufgeführten Lieferungen und Leistungen sowie deren Verwendungszweck für die Finanzbuchhaltung verständlich sind. Lieferungen und Leistungen, deren Verwendung im Lehr- und Forschungsbetrieb nicht einwandfrei zu erkennen ist, oder deren Artikelbezeichnung durch Abkürzungen oder Nummern dargestellt sind, müssen daher entsprechend begründet oder erläutert werden. Auf der Rechnung sollte dann die allgemeinverständliche Geräte-/Warenbezeichnung angegeben werden.

Für einige bestimmte Rechnungsarten bitte nachfolgende Ausführungen beachten:

  • Reparaturrechnungen dürfen nicht pauschaliert sein. Bereits bei der Auftragsvergabe ist darauf hinzuweisen, dass die Rechnung nach den einzelnen Kostenfaktoren – Arbeitszeit, Fahrtkosten, Material usw. – aufgeschlüsselt wird.

    Erhaltene Arbeitsnachweise, Kundendienstberichte (Reparaturbericht, Servicebericht) o. ä. sowie Kostenvoranschläge sind der Rechnung beizufügen.
     
  • Rechnungen, in denen nur auf Lieferscheine verwiesen wird, sind durch diese Lieferscheine zu ergänzen.
     
  • Anzeigenrechnungen sind die Zeitungsausschnitte oder der Anzeigentext beizufügen bzw. bei Online-Anzeigen der Ausdruck der Homepage-Seite.
     
  • Rechnungen für angefertigte Stempel ist der Stempelabdruck beizufügen.
     
  • Bestellbestätigungen sind keine Rechnungen
     
  • Proforma-Rechnungen, Vorkasse/Vorauszahlungen sind grundsätzlich nicht zulässig, Erläuterungen und Ausnahmen sind hier beschrieben: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/vorleistung.html
     
  • Auslagenerstattungen/Barauslagen:

    Rechnungen, die von der/dem Universitätsbediensteten selbst erstellt werden, können nicht anerkannt werden.

    Beauftragt eine mittelbewirtschaftende Stelle eine/einen Universitätsbedienstete(n) mit der Beschaffung einer Ware oder Dienstleistung bzw. tritt der/die Universitätsbedienstete(n) selbstständig in Vorleistung, ist für die Erstattung der Auslagen bzw. der Barauslage die quittierte Rechnung/Kassenzettel oder ein entsprechender anderer Zahlungsnachweis (Kontoauszug/Kreditkartenabrechnung) nötig.

    Die Zahlung/Lastschrift an/durch den Lieferanten/Dienstleister vom Konto oder per Kreditkarte ist durch Beifügen des Kontoauszuges oder der Kreditkartenabrechnung nachzuweisen, der Nachweis ist zusätzlich zur Rechnung selbst der Auszahlungsanordnung beizufügen. Nachweise von Paypal oder anderen Zahlungsdienstleistern sind nicht zulässig, die Belastung erfolgt effektiv auf einem Konto oder einer Kreditkarte.

    Dieser Weg der Beschaffung ist sparsam einzusetzen, es sind vornehmlich die sonst üblichen Beschaffungswege der Universität in Anspruch zu nehmen.
     

 

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Letzte Änderung: 22.07.2021
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