Beschaffungshandbuch Teil 2: Vergaberecht
Vorbemerkung
1.1.2 Öffentliche Ausschreibung
1.1.3 Beschränkte Ausschreibung
1.1.4.1 Alleinstellung/Exklusivität
1.2.1 Direktauftrag mit Markterkundung
2.1 Beschaffungen aus Drittmitteln
2.4 Transparenz und Veröffentlichungspflicht
2.5 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
2.6 Transport- und Verpackungskosten
2.7 Versicherungen und Versicherungskosten
1 Vergabeverfahren
Vergabeverfahren bezeichnen die Regeln der Angebotseinholung und deren Vorgaben.
Das Vergaberecht ist maßgebend in der Vergabeordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie in der VwV Beschaffung definiert, wird jedoch um zahlreiche weitere Anordnungen und Bestimmungen auf Landes-, nationaler und EU Ebene ergänzt. Zusätzlich liegt eine weitreichende Rechtsprechung vor, die zu berücksichtigen ist.
Zu unterscheiden sind formlose Verfahren (Direktauftrag) und formale Verfahren (insbesondere Verhandlungsvergabe und Ausschreibungen).
Die VgV und die UVgO stehen für Lieferungen und Leistungen folgende Vergabearten vor:
- EU-Verfahren (z.B. Offenes Verfahren, Teilnahmewettbewerb)
Die anzuwendenden Vergabeverfahren ergeben sich aus dem erwarteten Auftragswert (Wertgrenzen), sowie gegebenenfalls inhaltlichen Kriterien, beispielsweise, ob es sich um Beschaffungen im wissenschaftlichen Bereich handelt.
Sofern in den folgenden Ausführungen nichts anderes bestimmt ist, sind die genannten Wertgrenzen stets als „voraussichtliche Auftragswerte ohne Mehrwertsteuer (netto)“ zu verstehen.
Grundsätzlich gilt, dass Aufträge nicht geteilt werden dürfen, um Wertgrenzen zu unterschreiten.
Die Verfahren werden im Folgenden in ihren wesentlichen Elementen dargestellt.
1.1 Formale Verfahren
Formale Vergabeverfahren (meist „Ausschreibungen“ und "Verhandlungsvergaben") zeichnen sich dadurch aus, dass Bieter zu einem bestimmten Abgabezeitpunkt formgerechte Angebote einreichen. Diese werden erst zu einem vorgegebenen Zeitpunkt geöffnet, dokumentiert und auf Vollständigkeit geprüft („Submission“). Erst danach erfolgen die inhaltlichen Auswertungen aufgrund vorher bestimmter Wertungskriterien und die Zuschlagserteilung. Verhandlungen über das Angebot sind nur bei der Verhandlungsvergabe möglich.
Formale Verfahren werden ausschließlich durch das Sachgebiet Beschaffung im Einvernehmen mit den Einrichtungen durchgeführt. Hierzu stellt die das Sachgebiet Beschaffung den Nutzern Vorlagen und Checklisten zur Verfügung, in denen das Leistungsverzeichnis und die geforderten Konditionen definiert werden. Formale Vergabeverfahren werden im Rahmen der E-Vergabe durchgeführt. Nach der Submission durch das Sachgebiet Beschaffung erhält der Nutzer die Angebote zur inhaltlichen Bewertung. Dem Sachgebiet Beschaffung obliegen die Einhaltung der formalen Vorgaben wie z.B. der Dokumentationspflicht.
Für genauere Auskünfte zu den Verfahren steht das Sachgebiet Beschaffung zur Verfügung.
1.1.1 EU-Verfahren
EU-Verfahren sind oberhalb des EU-Schwellenwerts anzuwenden. Grundsätzlich entspricht dem Wesen nach das
- „Offene Verfahren" der „Öffentlichen Ausschreibung",
- „Nicht offene Verfahren" der „Beschränkten Ausschreibung",
- „Verhandlungsverfahren" der "Verhandlungsvergabe"
im nationalen Bereich.
Allerdings besteht ein höherer Formalisierungsgrad und es bestehen hohe Anforderungen an die Dokumentation des Verfahrens. Es sind feste Fristen vorgegeben, so dass die Verfahren insgesamt länger dauern. Bieter haben bei diesen Verfahren ein direktes und erweitertes Rügerecht und die Möglichkeit, bei der Vergabekammer Einspruch einzulegen (Bieterschutz).
1.1.2 Öffentliche Ausschreibung
Öffentliche Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgerufen wird. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei der formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Öffentliche Ausschreibungen.
1.1.3 Beschränkte Ausschreibung
Beschränkte Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen mehrere Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In der Regel soll zuvor ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb zur Ausschreibung erfolgen. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei einer formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Beschränkte Ausschreibungen.
1.1.4 Verhandlungsvergabe
Die Verhandlungsvergabe ist eine Verfahrensart, bei der mehrere Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden. Die Verhandlungsvergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Vorab ist eine Leistungsbeschreibung mit Mindestanforderungen sowie Bewertungs- und Zuschlagskriterien zu erstellen. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei einer formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für die Verhandlungsvergabe.
Der Begriff des "Angebots"
Durch das Internet sind Preisrecherchen einfach geworden. Dabei handelt es sich jedoch nicht um Angebote im Sinn der Vergabeverordnung. Diese müssen individuell von einem Bieter an die Universität gestellt sein und konkrete Angaben zu Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie der Angebotsgültigkeit enthalten.
1.1.4.1 Alleinstellung / Exklusivität
Diese Möglichkeit stellt eine Besonderheit des "Verhandlungsverfahrens" (EU) bzw. der Verhandlungsvergabe (national) dar. Allerdings sind dieser Möglichkeit sehr enge Grenzen gesetzt. Sie ist zulässig, wenn aus besonderen Gründen, objektiv, faktisch nur ein Unternehmen in Betracht kommt, die Leistung zu erbringen. Hierfür ist eine umfassende Marktkenntnis erforderlich. Besondere Eignung, Erfahrung oder langjährige Zusammenarbeit stellen keine hinreichende Begründung für Exklusivität dar.
1.2 Formlose Verfahren
1.2.1 Direktauftrag mit Markterkundung
Beim Direktauftrag ist eine Markterkundung durchzuführen. Dabei kann auf allgemein zugängliche Auskünfte (z.B. Internetrecherchen, Kataloge, Telefonauskünfte, formlose E-Mail-Anfragen) zurückgegriffen werden – es sind keine formalen „Angebote“ erforderlich. Für die Bedarfsfeststellung und die Kaufentscheidung gelten die haushaltsrechtlichen Bestimmungen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation ist zu erstellen (Formblatt) und der späteren Auszahlungsanordnung beizufügen, bzw. bei der Beauftragung von freiberuflichen Leistungen im Antrag mit anzugeben.
Als Sonderfall des Direktauftrags ist unterhalb der Bagatellgrenze von unter 1.000 Euro (netto) aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit weder eine Markterkundung noch eine Dokumentation vorgeschrieben.
Wertgrenzen für Direktauftrag.
2 Querschnitts-Vorgaben
2.1 Beschaffungen aus Drittmitteln
Bei Beschaffungen aus Drittmitteln gelten neben den genannten Vergaberegeln die im Zuwendungsbescheid vorgeschriebenenen Bedingungen der Drittmittelgeber. Leider unterscheiden sich die jeweiligen Bedingungen in den einzelnen Bestimmungen und Wertgrenzen. Aufgrund der Vielzahl der Drittmittelgeber ist es nicht möglich, einen gemeinsamen Mindeststandard zu definieren. Es ist vielmehr unbedingt erforderlich, jeweils die Bedingungen der Zuwendungsbescheide und/oder Verwendungsrichtlinien heranzuziehen und genau zu beachten.
Zu beachten ist, dass die Mittel sowohl den üblichen vergaberechtlichen Vorschriften (z.B. UVgO) unterliegen, als auch den Bedingungen der Drittmittelgeber. Um keine Vorschrift zu verletzen, ist daher immer die „strengere“ Regel anzuwenden. Es wird dringend empfohlen, sich bei Unklarheiten an das Sachgebiet Beschaffung zu wenden.
Sofern Umbuchungen auf Drittmittelressourcen vorgenommen werden sollen, bei denen bei der Beschaffung die Vorgaben des Zuwendungsgebers nicht eingehalten wurden, wird letzlich gegen diese Vorgaben verstoßen. Solche Umbuchungen sind insofern nicht möglich.
Werden bei Beschaffungen aus Drittmitteln die Vorgaben des Drittmittelgebers verletzt, besteht die Gefahr der Mittelrückforderung.
2.2 Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen
In der Verordnung PR Nr. 30/53 wird die Vorrangigkeit der Beschaffung zu Marktpreisen definiert (§1). Dies stellt in Form von Angebotseinholungen und formalen Vergabeverfahren den Standard der Beschaffung in der Universität dar und ist insofern unkritisch.
Problematisch sind die Fälle, in denen zunächst keine Marktpreise feststellbar sind, beispielsweise weil die Leistungen Alleinstellungsmerkmale aufweisen. In diesen Fällen darf die Beschaffung ausnahmsweise zu Selbstkostenfestpreisen des Auftragnehmers erfolgen. Zur Ermittlung der Selbstkostenpreise sind die Leitsätze der Anlage zur Verordnung heranzuziehen. Vergabestellen haben die Möglichkeit, Preisüberwachungsstellen hinzuzuziehen, die in der Regel bei den Regierungspräsidien am Unternehmensstandort des Bieters angesiedelt sind.
2.3 Mindestlohngesetz
Bei Aufträgen ab 30.000 Euro ist eine Anfrage beim Bundesamt für Justiz über gegebenenfalls vorliegende Verstöße von Bietern gegen das Mindestlohngesetz vorgeschrieben, unabhängig von der Art der Vergabe, also auch bei Ausschreibungen und Abrufen aus Rahmenverträgen. Die Abfrage erfolgt durch das Sachgebiet Beschaffung. Diese Abfrage kann zu Verzögerungen bei der Auftragsvergabe führen.
2.4 Transparenz und Veröffentlichungspflicht
Beschaffungen ab einem Grenzwert in Höhe von 25.000 Euro, die durch ein Vergabeverfahren ohne öffentliche Bekanntmachung durchgeführt wurden, müssen im Nachgang auf den Internet-Seiten des Sachgebietes Beschaffung veröffentlicht werden („Ex-Post-Transparenz“).
Im Bereich der EU-Beschaffungen bestehen vor und nach den Beschaffungen diverse Veröffentlichungspflichten.
2.5 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Über vergebene Aufträge sind Vergabevermerke (Ausschreibungen) und Dokumentationen (Verhandlungsvergaben) anzufertigen und vorzuhalten. Bei dezentraler Beschaffung (Direktauftrag) liegt die Dokumentation in der Verantwortung der Einrichtungen.
Die Dokumentation muss bei Einreichung der Rechnung und der Auszahlungsanordnung bei der Finanzbuchhaltung beigefügt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die vergaberechtlichen Vergleichsangebote bzw. Vergabevermerke auffindbar sind und dem Vorgang zugeordnet werden können.
Für Beschaffungsunterlagen aus Erst- und Zweitmitteln besteht grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren. Bei Beschaffungen aus Drittmitteln sind unbedingt die Vorgaben des Drittmittelgebers zu beachten, die deutlich längere Aufbewahrungsfristen vorsehen können (bspw....„5 Jahre nach Vorlage des Abschlussberichts"). Dies betrifft insbesondere Angebote, Angebotsvergleiche, Dokumentationen, fachliche Stellungnahmen des Universitätsbauamtes oder des Rechenzentrums sowie sonstiger, die Beschaffung betreffender Schriftwechsel und Lieferscheine und Rechnungen.
Die Unterlagen sind bei dezentraler Beschaffung von der dezentralen Einrichtung, bei zentraler Beschaffung von dem Sachgebiet Beschaffung aufzubewahren.
Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht können sie grundsätzlich der Aktenvernichtung zugeführt werden.
Die Rechnungen sind im Original bei der Finanzbuchhaltung abgelegt.
2.6 Transport- und Verpackungskosten
Die Transport-, Verpackungs- und Versicherungskosten sind vom Auftragnehmer zu tragen. Abweichungen von dieser Regelung müssen begründet und im Auftrag schriftlich vereinbart sein. Verpackungsmaterialien sind bei der Übergabe zu entfernen und vom Lieferanten kostenlos zurückzunehmen.
Wird bei der Auftragsvergabe die Bezahlung von Verpackungsmaterial vereinbart, und besteht die Möglichkeit dieses zurückzugeben, sind die Kosten auf der Rechnung abzusetzen. Sofern eine andere Verwertung vorgesehen ist, z.B. weil das Material für bestimmte Zwecke benötigt wird oder eventuell anfallende Rücktransportkosten höher als der Erstattungsbetrag sind, ist dieses in der Kassenanordnung oder in den begründenden Unterlagen zu vermerken.
2.7 Versicherungen und Versicherungskosten
Die Universität ist als öffentliche Einrichtung Selbstversicherer.
