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Informationen für Beschäftigte der Universität Heidelberg bezüglich des Coronavirus

Regelungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus

für Beamtinnen/Beamte und Beschäftigte
Stand: 10.03.2021

Die Universität Heidelberg setzt sich seit Beginn des Coronavirus zum Ziel, in stetiger Abstimmung zwischen Rektorat und Personalrat, allen Beschäftigten die unter den gegebenen Bedingungen bestmöglichen Rahmenbedingungen für ein sicheres Arbeiten zu ermöglichen. 

In allen Bereichen der Universität wurden Hygienekonzepte erarbeitet, Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt und Schutzmaßnahmen getroffen. Die Einrichtungsleitungen setzen die dazu erforderlichen Regelungen verantwortungsvoll um.

Mit Blick auf die aktuellen Entwicklungen rund um Corona sind die jeweiligen Einrichtungsleitungen angehalten, für Ihre Verantwortungsbereiche zu prüfen, ob und in welcher Form die Möglichkeit der Vorübergehenden Heimarbeit möglich und sinnvoll ist.

Neben der Präsenzarbeit und der Vorübergehenden Heimarbeit gibt es nach wie vor weitere Maßnahmen und Arbeitsmodelle, um die erforderlichen Aufgaben erledigen zu können. Diese Regelungen werden vom Dezernat Personal in enger Abstimmung mit dem Personalrat kontinuierlich überprüft, konkretisiert und an dieser Stelle veröffentlicht.

Ziel ist es, die Kontaktdichte und das damit verbundene Infektionsrisiko zu senken.
 

Regelungen im Falle des Vorliegens von Infektion, Verdacht auf Infektion oder angeordneter Quarantäne sowie bei direktem Kontakt mit Betroffenen:

Was ist zu tun im Falle einer Erkrankung, bei Kontakt zu Erkrankten oder/und bei angeordneter Quarantäne?

Umgang mit Arbeitsunfähigkeit generell

Dienstreisen

Geplante private Reisen

 

Weitere Regelungen:

Freistellungsmöglichkeiten von der Arbeitsleistung

Reduzierung der persönlichen Arbeitszeit

Gleitzeittage (für Einrichtungen mit Gleitzeitordnung)

Erholungsurlaub

Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung

Vorübergehende Heimarbeit

Kinderbetreuung

Pflege naher Angehöriger

Beschäftigte mit einem erhöhten Risiko eines schweren COVID-19-Krankheitsverlaufs (Risikogruppen)

Präsenzarbeit


 

Freistellungsmöglichkeiten von der Arbeitsleistung 

Stand: 09.11.2020

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf Freistellung mit Entgeltfortzahlung. 

Es gibt folgende, einfache Möglichkeiten, kurzfristig eine Freistellung wahrzunehmen:

  • Abbau von Zeitguthaben
  • Inanspruchnahme von Urlaub oder Resturlaub
  • Sonderurlaub ohne Entgeltfortzahlung

Bei allen drei Varianten gilt, dass die Genehmigung durch die Vorgesetzten, sofern nicht anders möglich, ausnahmsweise per E-Mail erteilt werden kann und später mit dem üblichen Verfahren nachzuholen ist. Die oder der Vorgesetzte muss die Abwesenheit vorab genehmigen. 


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Reduzierung der persönlichen Arbeitszeit

Stand: 09.11.2020

Zudem besteht die Möglichkeit, in Absprache mit den Vorgesetzten die vereinbarte Arbeitszeit kurzfristig und befristet zu reduzieren. Ein entsprechender formloser Antrag ist auf dem Dienstweg an das Personaldezernat zu richten. Beamtinnen und Beamte können auch den hierzu geltenden Vordruck zur Beantragung von Teilzeit verwenden.

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Gleitzeittage (für Einrichtungen/Institute mit Gleitzeitordnung)

Stand: 09.11.2020

Derzeit geplante und genehmigte Gleitzeittage sind in Anspruch zu nehmen.

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Erholungsurlaub

Stand: 09.11.2020

Aus organisatorischen Gründen muss vermieden werden, dass nach Aufhebung der aktuellen Reisebeschränkungen und einem (teilweise) Beginn des Forschungs- und Studienbetriebs alle Beschäftigten umgehend in den Urlaub gehen wollen. Daher sollten alle Einrichtungen eine Urlaubsplanung für das Gesamtjahr in Abstimmung mit den Mitarbeitenden durchführen.

Insbesondere sollte der noch offene (nicht bereits beantragte) Urlaub aus 2020 im Zeitraum bis Juli 2021 größtenteils in Anspruch genommen werden, sofern dienstliche Belange nicht entgegenstehen.

Grundsätzlich besteht kein Anspruch bereits genehmigten Urlaub zu stornieren.

Vorhandene Urlaubsansprüche aus 2020 sind bis zum 30. September 2021 in Anspruch zu nehmen.

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Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung

Stand: 09.11.2020

Seit dem 20.04.2020 erfolgt die übliche individuelle Zeiterfassung allerdings mit flexiblerem Rahmen. Sofern Mehr- oder Minderarbeitszeiten entstehen, können diese ausgeglichen werden. Hierzu wurden die bestehenden Dienstvereinbarungen zur Regelung der Arbeitszeit in Abstimmung mit dem Personalrat für die aktuelle Corona-Pandemie-Phase ergänzt:

  • Verzicht auf die Rahmenarbeitszeit
    Um das Aufeinandertreffen von Menschen zu entzerren, wird auf einen Arbeitszeitrahmen verzichtet. Die Vorgesetzten sind gehalten die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes bzw. der Arbeitszeit- und Urlaubsverordnung des Landes Baden-Württemberg, insbesondere hinsichtlich der Ruhezeiten zu überwachen. Die Ausweitung des Arbeitszeitrahmens soll nicht zum Aufbau von Gleitzeitstunden genutzt werden, die Anwesenheit in dem „ausgeweiteten“ Rahmen erfolgt ausschließlich freiwillig.
  • Gleitende Arbeitszeit
    In Bereichen mit feststehender Arbeitszeit oder abweichend feststehender Arbeitszeit werden gleitende Arbeitszeiten ermöglicht.
  • Plus- und Minusstunden
    Es besteht die Möglichkeit Minusstunden bis zur Höhe der 2,5-fachen wöchentlichen Arbeitszeit aufzubauen, ohne dass weitere Maßnahmen durch den Vorgesetzten ergriffen werden müssen.

Beschäftigte mit elektronischer Zeiterfassung
Für die vorübergehende Heimarbeit können direkt über den Web-Login die Kommen- und Gehen-Buchungen online vorgenommen werden. Bei Personen, bei denen der Web-Login noch nicht freigeschaltet ist, ist die Arbeitszeit festzuhalten und die Erfassung durch Zeitänderungsantrag nachzuholen.

Beschäftigte ohne elektronische Zeiterfassung
Für alle diejenigen, die nicht an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, gibt es einen Vordruck zur Zeiterfassung. Dieser ist dem/der Vorgesetzten vorzulegen und dort aufzubewahren.

Für Beschäftigte mit gleitender Arbeitszeit
Auf Antrag der Beschäftigten können Mehrarbeitsstunden aus einem vorangegangenen Abrechnungszeitraum, für welche die Kappung noch nicht vollzogen wurde, nachträglich in den aktuellen für die Einrichtungen geltenden Abrechnungszeitraum übertragen werden. Es ist darauf zu achten, die Mehrarbeitsstunden möglichst bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums so abzubauen, dass sie nicht mehr als eine Wochenarbeitszeit betragen.

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Vorübergehende Heimarbeit

Stand: 10.03.2021

Die Vorübergehende Heimarbeit ist eine Sonderform der Telearbeit, die während des Andauerns der Corona Pandemie angewendet werden kann.

Mit Blick auf die aktuellen Entwicklungen rund um Corona sind die jeweiligen Einrichtungsleitungen angehalten, für ihre Verantwortungsbereiche zu prüfen, ob und in welcher Form die Möglichkeit der Vorübergehenden Heimarbeit möglich und sinnvoll ist. Die Heimarbeit ist dort angezeigt, wo Arbeitspakete auch von zu Hause aus bearbeitet werden können und gleichzeitig die Arbeitsfähigkeit bzw. Erreichbarkeit der Einrichtung sichergestellt ist. Ziel ist es, die Kontaktdichte und das damit verbundene Infektionsrisiko zu senken.

Betroffenen aus Risikogruppen (RKI-Richtlinien), Mitarbeitenden mit Betreuungs- oder Pflegepflichten sowie Schwangeren ist bevorzugt Vorübergehende Heimarbeit zur Verfügung zu stellen.

Der eingeschränkte Zugriff von zu Hause auf das IT- und Datensystem der Universität Heidelberg kann dafür im Einzelfall eingerichtet werden. Hierzu ist durch die Dienstvorgesetzten fallbezogen Rücksprache mit dem Universitätsrechenzentrum zu halten. (IT-Support: Tel. +49 6221 54-117; Betreff: „Vorübergehende Heimarbeit“ oder zuständige*r EDV-Beauftragte*r der Einrichtung). Sofern bereits „Telearbeit“ genehmigt wurde, kann diese vollumfänglich genutzt werden.

Die Erreichbarkeit während der Heimarbeit ist in Absprache mit dem*der Vorgesetzten zu regeln und sicherzustellen. Hierzu sollen technische Hilfen, wie die Umstellung des Dienstapparates gegebenenfalls auf das Privattelefon in Anspruch genommen werden. Die Beschäftigten sind verpflichtet, die geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen einzuhalten.

Die in Vorübergehender Heimarbeit beschäftigten Mitarbeiter*innen stehen auch bei dienstlichen Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

In dem Rundschreiben des Kanzlers vom 10.03.2021 wurde die Möglichkeit des Einsatzes des Instruments der Vorübergehenden Heimarbeit pandemiebedingt bis zum 31.05.2021 verlängert und um den möglichst umfangreichen Einsatz dieses Instruments gebeten. Die konkrete administrative Umsetzung des weiteren Umgangs mit der Vorübergehenden Heimarbeit stellt sich somit wie folgt dar:

 

  1. Mit dem Ziel, den administrativen Aufwand für den fortgesetzten Einsatz der häuslichen Arbeit möglichst gering zu halten, ist kein erneutes Einreichen eines ausgefüllten Vordrucks erforderlich, wenn es lediglich um die Anzeige der Verlängerung einer bereits mit Ihren Mitarbeiter*innen getroffenen und in der Vergangenheit gegenüber dem Personaldezernat angezeigten Vereinbarungen zur Vorübergehenden Heimarbeit geht. Aus versicherungsrechtlichen Gründen sind allerdings auch diese Fälle unbedingt in der hier unter 3. behandelten Liste aufzuführen. Zusätzlich ist es sinnvoll, die Vereinbarung der Verlängerung der Möglichkeit der Vorübergehenden Heimarbeit über eine mündliche Absprache hinaus kurz z.B. per E-Mail zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in zu dokumentieren.
     
  2. In den Fällen, in denen erstmalig Vorübergehende Heimarbeit angezeigt wird, gilt weiterhin das Erfordernis der Anzeige über den Vordruck Anzeige zur Vorübergehenden Heimarbeit.
     
  3. Alle Fälle einer erstmaligen, wie auch der fortgesetzten Anzeige Vorübergehender Heimarbeit erfassen Sie bitte über die Liste, die Ihnen per Rundmail am 11.03.2021 zugesandt wurde. Sollten Sie diese Rundmail nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an das Sekretariat des Dezernats 5.
     
  4. Eine Kombination von Vorübergehender Heimarbeit und Präsenzarbeit ist möglich.



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Besondere Freistellungsmöglichkeiten

Kinderbetreuung

Stand: 15.02.2021

Freistellung zur Kinderbetreuung

Sofern Mitarbeitende ihre Kinder coronabedingt selbst betreuen müssen, weil keine anderweitige Betreuungsmöglichkeit zur Verfügung steht und sie ihre Arbeitsleistung nicht in Vorübergehender Heimarbeit oder Präsenzarbeit erbringen können, können sie hierfür, soweit vorhanden, Arbeitszeitguthaben und (Rest-) Urlaub in Anspruch nehmen. Die jeweiligen Vorgesetzten sind angehalten, diese Anträge auf Arbeitszeitausgleich bzw. Urlaubsinanspruchnahme vorrangig zu berücksichtigen und dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

Die Möglichkeit zur unbezahlten Freistellung bzw. Sonderurlaub ohne Bezüge bleibt ebenfalls weiterhin bestehen, sofern auch hier keine dienstlichen Gründe entgegenstehen.

 

Kinderkrankengeld

Der Anspruch auf Kinderkrankengeld wurde für die Betreuung von Kindern (12. Lebensjahr noch nicht vollendet, behindert oder auf Hilfe angewiesen) ausgeweitet. Kinderkrankengeld können nun in der gesetzlichen Krankenversicherung gesetzlich oder freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer*innen erhalten, bei denen die Betreuung des Kindes zu Hause erforderlich wird, weil die Schule oder die Betreuungseinrichtung pandemiebedingt geschlossen ist - oder die Präsenzpflicht ausgesetzt ist.

Zudem wird das Kinderkrankengeld im Jahr 2021 für 10 zusätzliche Arbeitstage pro Elternteil bzw. 20 zusätzliche Tage bei Alleinerziehenden gewährt. Ein Anspruch besteht  demnach für jedes Kind und für jeden Elternteil für bis zu 20 Arbeitstage (für Alleinerziehende 40 Arbeitstage) im Jahr. Der Gesamtanspruch beträgt höchstens 45 Arbeitstage (bei Alleinerziehende 90 Arbeitstage) im Jahr.

Für die Dauer des Anspruchs auf Kinderkrankengeld haben die Arbeitnehmer*innen einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Das Kinderkrankengeld muss bei der zuständigen Krankenkasse beantragt werden. Die Auszahlung des Kinderkrankengelds erfolgt ebenfalls durch die jeweilige Krankenkasse. Die Krankenkasse kann die Vorlage einer Bescheinigung verlangen. Hinsichtlich der näheren Antrags- und Auszahlungsmodalitäten wird auf die zuständige gesetzliche Krankenkasse verwiesen.


Die Bundesregelung zum Kinderkrankengeld hat für Beamtinnen und Beamte keine unmittelbare Geltung. Das Land hat jedoch eine "sinngemäße Anwendung" erlaubt. Die Regelung erfolgt über die Vorschriften zum Sonderurlaub für Beamtinnen und Beamte. Dies bedeutet, dass Beamtinnen und Beamte zur Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege eines erkrankten Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder behindert und auf Hilfe angewiesen ist, für die notwendige Dauer der Abwesenheit im Kalenderjahr 2021 für jedes Kind weitere neun, für (Alleineinziehende 18) Sonderurlaubstage unter Belassung der Bezüge (Kinderkranktage) gewährt werden können. Diese weiteren Kinderkranktage sollen jedoch insgesamt nicht mehr als 18 Arbeitstage, bei alleinerziehenden Sorgeberechtigten nicht mehr als 36 Arbeitstage, im Kalenderjahr 2021 betragen. Außderdem können diese zusätzlichen Kinderkrankentage auch für die Kinderbetreuung bei einer behördlichen Schließung oder bei einem Betretungsverbot einer Betreuungseinrichtung in Anspruch genommen werden. In jedem Fall ist jedoch eine Ermessensentscheidung zu treffen. D.h. es besteht kein automatischer Anspruch, sonderen die unterschiedlichen Interessen und Belange sind abzuwägen. Diese Regelung kann rückwirkend zum 5. Januar 2021 in Anspruch genommen werden.

 

Entschädigungsanspruch nach Infektionsschutzgesetz bei unbezahlter Freistellung

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die aufgrund der Schließung von Schulen oder Kinderbetreuungseinrichtungen ihre Kinder notwendigerweise selbst betreuen müssen und dadurch einen Verdienstausfall erleiden, haben nach Maßgabe des § 56 Abs. 1a Infektionsschutzgesetz (IfSG) einen gesetzlichen Entschädigungsanspruch. Diese Entschädigung beträgt derzeit 67 % des entstandenen Verdienstausfalls, maximal 2.016 € pro Monat für bisher maximal 6 Wochen. Bevor der Entschädigungsanspruch geltend gemacht werden kann, sind vorrangig positive Arbeitszeitguthaben und Resturlaub in Anspruch zu nehmen. Für die Zeit, in der ohnehin Schulen oder Betreuungseinrichtungen geschlossen sind (reguläre Schul- oder Kitaferien), ist gesetzlich keine Entschädigung vorgesehen. Ebenso wenig besteht ein Anspruch auf Entschädigung, wenn die Möglichkeit, eine alternative, zumutbare Betreuung des Kindes herzustellen (z. B. Notbetreuung in der Schule oder Betreuungseinrichtung), besteht.

Zur Beantragung der unbezahlten Freistellung und der Auszahlung der Entschädigung ist bis auf Weiteres der Vordruck zur Freistellung zu verwenden. Die Universität erwartet weitergehende Hinweise zum Verfahren und zur Anwendung des § 56 Abs. 1a IfSG durch das Finanzministerium. Insofern kann es erforderlich werden, dass das Verfahren nochmals angepasst werden muss.

Die Gesetzesregelung über die Entschädigung gilt derzeit bis zum 31. März 2021.

Ein gleichzeitiger Bezug von Kinderkrankengeld und einer Entschädigungszahlung nach § 56 Abs. 1a IfSG ist ausgeschlossen.


Für Beamtinnen und Beamte besteht kein Entschädigungsanspruch nach § 56 Abs. 1a IfSG. Auch hier hat das Land jedoch eine sinngemäße Anwendung der Regelungen der Arbeitnehmer und Arbeitsnehmerinnen für Beamtinnen und Beamte ermöglicht. Sofern aufgrund einer behördlichen Schließung oder eines Betretungsverbots einer Betreuungseinrichtung ein Betreuungsbedarf besteht, können sich Beamtinnen und Beamte an die Personalabteilung wenden, um einen weitergehenden Anspruch prüfen zu lassen.

Mit dem 17.12.2020 hat das MWK formal die zusätzliche Möglichkeit eingeräumt, dass für die Dauer des aktuellen Lockdowns, somit zunächst bis einschließlich 31. März 2021, in besonderen Härtefällen (z. B. Alleinerziehende ohne Betreuungsmöglichkeit) durch die Personalabteilung eine Freistellung unter Fortzahlung der Bezüge gewährt werden kann, sofern die betroffenen Beschäftigten weder über positive Arbeitszeitguthaben noch über Resturlaub verfügen. Der vollständige Verbrauch der alten Ansprüche bildet die Grundlage für die Gewährung einer Freistellung unter Fortzahlung der Bezüge. Dienstliche Gründe dürfen dem nicht entgegenstehen.

 

Notbetreuung

Die Inanspruchnahme der Notbetreuung in Kindertageseinrichtungen und Schulen sollte im Hinblick auf die aktuelle Pandemieentwicklung auf ein unabdingbares Maß beschränkt werden. Kinder sollen in der Zeit des Lockdown wann immer möglich zu Hause betreut werden. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise zu den Möglichkeiten der Vorübergehenden Heimarbeit, zur Inanspruchnahme von Arbeitszeitguthaben, Resturlaub sowie Freistellung zur Kinderbetreuung. Letztendlich entscheidet der jeweilige Träger der Betreuungseinrichtung über die Möglichkeit zur Inanspruchnahme.

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Pflege von nahen Angehörigen

Stand: 09.11.2020

Die Möglichkeit der ganzen oder teilweisen Freistellung unter Fortzahlung des Entgelts zur Betreuung von pflegebedürtigen Angehörigen erfolgte aufgrund eines Schreibens des Innenministeriums und des Finanzministeriums Baden-Württemberg. Diese Möglichkeit endete mit Ablauf des 29. Mai 2020 und wurde nicht weiter verlängert.

Den Mitarbeitenden ist, soweit dienstlich möglich, vorrangig Vorübergehende Heimarbeit zu ermöglichen. Die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von positiven Arbeitszeitguthaben und (Rest-)Urlaub bleibt bestehen. Ebenso gelten auch weiterhin die Regelungen des Pflegezeitgesetzes bzw. § 74 Landesbeamtengesetz Baden-Württemberg.

Ein Anspruch auf eine Entschädigung nach § 56 Abs. 1a Infektionschutzgesetz besteht nicht.

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Beschäftigte mit einem erhöhten Risiko eines schweren COVID-19-Krankheitsverlaufs (Risikogruppe)

Stand: 09.11.2020

Den gegenseitigen Fürsorge- bzw. Rücksichtnahmepflichten zwischen Dienstherr und Mitarbeitenden kommt gerade bei Betroffenen mit einem nach dem Empfehlungen des Robert Koch-Instituts erhöhtem Risiko für einen schweren COVID-19-Krankheitsverlauf (Risikogruppen) eine besondere Bedeutung zu.

Zu diesem Zwecke ist durch den Vorgesetzten eine individuelle Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Durch diese wird sichergestellt, dass äußerst umsichtig und gewissenhaft mit der Viruserkrankung umgegangen, Hygienemaßnahmen berücksichtigt und Ansteckungsrisiken minimiert werden, um eine möglichst ansteckungsfreie Arbeitsumgebung zu schaffen. Hierzu gehört auch die Prüfung von Möglichkeiten zur Vorübergehenden Heimarbeit oder auch einer Arbeitsumorganisation in einzelnen Bereichen.

Sofern trotz Ausschöpfung aller vertretbaren Maßnahmen eine unverantwortbare Risikoerhöhung durch die Erbringung der Arbeitsleistung nicht ausgeschlossen werden kann, entscheidet das Personaldezernat, unter Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter, der jeweiligen Vorgesetzten, des Personalrats und gegebenenfalls des Betriebsärztlichen Dienstes sowie der Arbeitssicherheit, über eine vorübergehende notwendige (Teil-)Freistellung im Einzelfall. Ein entsprechender formloser Antrag ist an die/den zuständige/n Personalsachbearbeiter/in zu richten. Dem jeweiligen Antrag ist bereits eine ärztliche Bescheinigung zur Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe beizufügen.

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Präsenzarbeit

Stand: 29.01.2021

Die Begegnung von Menschen in der Präsenzarbeit kann nicht immer vermieden werden. Persönliche Kontakte sollten aber auf das Notwendigste reduziert werden. Die Universitätsleitung bittet daher auf die Einhaltung der allgemeinen Hygienemaßnahmen ("Die 10 wichtigsten Hygienetipps"; "Händehygiene und Hautschutz") und der folgenden Schutzmaßnahmen (nicht abschließend) zu achten:

  • Einhaltung eines Mindestabstands von 1,5 m zu anderen Personen; dies gilt auch in Fluren und insbesondere in Aufzügen
  • Vermeidung von Mehrfachbesetzungen in Büroräumen; z.B. kann hier ein rollierendes System eingeführt werden, so dass je die Hälfte der Beschäftigten sich im Tagesverlauf, täglich oder wöchentlich am Arbeitsplatz abwechselt. Im Bürobereichen sollte auch die Möglichkeit der vorübergehenden Heimarbeit genutzt werden.
  • Benutzung von Gebrauchsgegenständen durch mehrere Personen ist auf ein Minimum zu reduzieren (z.B. gemeinsam genutzte Büroutensilien, Laborgeräte, Maschinen); gemeinsam genutzte Arbeitsmittel müssen in regelmäßigen Abständen gereinigt werden.
  • Pausen soweit möglich im eigenen Büro verbringen, Sozialräume meiden. Für Personen ohne eigenes Büro sind entsprechend sichere Möglichkeiten für eine Pause zu schaffen. Hierbei sind die Arbeitsschutzrichtlinien zu beachten.
  • Besprechungen aoweit möglich als Video-/Telefonkonferenzen
  • Ist die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen erforderlich, so darf eine Mindestfläche von 10 Quadratmetern für jede im Raum befindliche Person nicht unterschritten werden. Lassen die auszuführenden Tätigkeiten dies nicht zu, muss durch andere geeignete Schutzmaßnahmen ein gleichwertiger Schutz sichergestellt werden, insbesondere durch Lüftungsmaßnahmen und geeignete Abtrennungen zwischen den anwesenden Personen.
  • Das Tragen von medizinischen Masken (OP-Masken oder FFP2-Masken) ist auf allen Verkehrswegen, auch auf den Verkehrswegen innerhalb von Räumen verpflichtend. Hinweise zum Tragen der Masken stehen auf der Internetseite der Arbeitssicherheit in der Rubrik "NEWS" zur Verfügung: Atemschutzmasken zum Coronaschutz, Regeln zum korrekten Einsatz von FFP2
  • Regelmäßiges Lüften der Arbeitsräume (sofern möglich)  
  • Zugang zu den Gebäuden auf Berechtigte beschränken
  • Anbringen einer Schutzscheibe (Spuckschutz), insbesondere an Arbeitsplätzen mit regelmäßigem Publikumsverkehr und Kundenkontakt
  • Anbringung von Informationen zur Händehygiene in Sanitärräumen
  • Die Interaktion von Arbeitsgruppen und Abteilungen ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
  • Die Einrichtungen/Abteilungen haben sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten korrekt in den Gebrauch der Sicherheitsausrüstung eingewiesen werden.
     

Alle Einrichtungen sind aufgefordert - auch in Zusammenarbeit mit der Abteilung 3.3 Arbeitssicherheit (Dr. Markus Hoffmann) und den Beauftragten für Biologische Sicherheit (Dr. Ingo Janausch, Dr. Susanne Ficht-Redmer) - praxistaugliche Lösungen für ein sicheres Arbeiten zu finden. In allen Bereichen der Universität erstellen die jeweils Verantwortlichen Gefährdungsbeurteilungen zu Corona-Risiken und nehmen hierzu gegebenenfalls Kontakt mit der Arbeitssicherheit auf: 
sicherheit@zuv.uni-heidelberg.de

Folgende wichtige Unterlagen finden Sie auf der Seite der Abteilung Arbeitssicherheit zum sicheren Arbeiten in der Corona-Pandemie:

  1. Hygienekonzept der Universität Heidelberg

  2. Gefährdungsbeurteilung Corona

  3. Handlungshilfe zum sicheren Einrichten von Arbeitsplätzen

Wenn Ihre besondere Situation durch die genannten Regelungen nicht erfasst wird oder Ihnen eine Abstimmung nicht gelingt, können Sie sich gerne vertrauensvoll an das Personaldezernat oder den Personalrat wenden.

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„Der Weg zur Arbeit“

Stand: 09.11.2020

Sollten Mitarbeitende aus Sorge vor einer möglichen Ansteckungsgefahr Fahrten zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln vermeiden wollen, müssen sie mit ihren Vorgesetzen abklären, inwieweit Urlaub oder Arbeitszeitausgleich oder – soweit möglich – vorübergehende Heimarbeit in Anspruch genommen werden kann. Auf Antrag der Mitarbeitenden kann unter Berücksichtigung der dienstlichen Interessen auch Sonderurlaub unter Wegfall des Gehalts gewährt werden.

 

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Zusätzliche Regelungen bei Kontakt mit dem Coronavirus bzw. "Verdachtsfällen":

Stand: 09.11.2020

Umgang mit Arbeitsunfähigkeit generell

Generell sollten Personen, die Krankheitssymptome entwickeln, unabhängig von vorherigen Reiseaktivitäten zu Hause bleiben und die Erkrankung auskurieren. Für Beschäftigte der Universität Heidelberg kann in dieser Ausnahmesituation die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung später als üblich erst nach der Rückkehr an das Institut/die Dienststelle vorgelegt werden. Die sofortige Meldepflicht der Erkrankung per Telefon oder E-Mail bleibt bestehen. Wenn medizinische Hilfe benötigt wird, ist nach telefonischer Anmeldung, ggf. unter Hinweis auf eine vorangegangene Reise, ein Arzt aufzusuchen und die/der Vorgesetzte zu informieren.

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Reisen aus dienstlichem Anlass

Dienstreisen innerhalb Deutschlands sind weiterhin auf das notwendige Maß zu reduzieren, dienstliche Interessen bilden die Grundlage. Die Einrichtungen entscheiden selbstständig, ob eine Dienstreise genehmigt werden kann. Rechtliche Regelungen vor Ort und auf der Dienstreise sind zu beachten bzw. vorher die dortige Zustimmung einzuholen. Werden Hochschulveranstaltungen - gleich welcher Art - außerhalb der Hochschule durchführt, gelten die Hygiene- und Abstandsregeln der aktuellen CoronaVO, es sei denn vor Ort gibt es strengere Anforderungen, dann gelten diese.

Dienstreisen ins europäische Ausland sowie andere internationale Dienstreisen sind grundsätzlich nicht möglich solange das Auswärtige Amt eine Reisewarnung für diese Länder ausspricht oder sofern die Reiseziele als Risikogebiete ausgewiesen sind. Seit dem 1. Oktober 2020 gelten hierzu länderspezifische Reise- und Sicherheitshinweise. Sofern die Reisewarnungen aufgehoben werden, gelten die vorgenannten Regelungen für Inlandsreisen entsprechend. Dies gilt für Studierende, Promovierende, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ebenso wie für Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler.

Für die Ein- bzw. Rückreise in die Bundesrepublik Deutschland gilt die Verordnung des Sozialministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-Cov-2 (CoronaVO EQ) in der jeweils geltenden Fassung. Außerdem sind grundsätzlich die jeweils aktuellen Hinweise des Robert-Koch-Instituts (RKI) und die Hinweise des Auswärtigen Amtes (Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes) zu beachten.

Alle Reisende, die aus einem Risikogebiet  kommen oder sich in den vergangenen 14 Tagen dort aufgehalten haben, müssen sich für zwei Wochen in häusliche Quarantäne begeben und die zuständige Ortspolizeibehörde (Gemeinde, Rathaus) informieren. Die Quarantänepflicht besteht nicht, sobald ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass keine Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Infektion vorhanden sind (Testung) und keine Symptome gegeben sind, die auf eine Erkrankung hinweisen.

Soweit in der Quarantäne keine vorübergehende Heimarbeit möglich ist, erfolgt durch die/den Vorgesetzen eine Mitteilung an das Dezernat Personal (Vordruck: "Mitteilung über behördlich angeordnete Quarantäne“, "Mitteilung über Dienstantritt").

 

Kosten bei Reisestornierung
Finanzielle Risiken sind aufgrund der haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen bereits bei der Reiseplanung auf ein Minimum zu reduzieren. Dies ist sowohl bei der Planung und der Buchung von künftigen Reisen (Bsp. Flexi-Tickets) aber auch bei der Abwicklung von Stornierung zu beachten.

Sollten Sie von einer bereits genehmigten und gebuchten Reise zurücktreten müssen, dann sind nicht vermeidbare Stornogebühren erstattungsfähig. Sofern - nach Abwägung aller Gesichtspunkte - von Seiten der Dienststelle eine Reise abgesagt oder abgebrochen wird, können ebenfalls die notwendigen Stornogebühren erstattet werden. Stornokosten sind mit der „normalen“ Reiseabrechnung geltend zu machen. Dies gilt auch für die Rückzahlung bereits im Vorfeld einer Reise getätigter Abschlags- oder Direktzahlungen. Die Gründe für die Reiseabsage sind durch die/den Vorgesetzte/n zu dokumentieren und der Reiseabrechnung beizufügen.

Zentrale Finanzmittel stehen zur Finanzierung der Stornokosten nicht zur Verfügung, die Kosten wären daher von der Einrichtung - ggf. aus Dritt-/Projektmitteln - zu tragen.

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Geplante private Reisen

Es wird auf die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes hingewiesen, wonach vor nicht notwendigen, touristische Reisen weiterhin für alle Länder, die von der Bundesregierung als Risikogebiet eingestuft sind gewarnt wird. Seit dem 1. Oktober 2020 gelten hierzu länderspezifische Reise- und Sicherheitshinweise.

Auch für private Reisen gilt für die Ein- bzw. Rückreise in die Bundesrepublik Deutschland die Verordnung des Sozialministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-Cov-2 (Corona-VO EQ) in der jeweils geltenden Fassung.

Danach besteht bei der Rückkehr aus einem Risikogebiet die Verpflichtung sich unverzüglich für 14 Tage in häusliche Quarantäne zu begeben und die zuständige Ortspolizeibehörde (Gemeinde, Rathaus) zu informieren. Die Quarantänepflicht besteht nicht, sobald ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass keine Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Infektion vorhanden sind (Testung) und keine Symptome gegeben sind, die auf eine Erkrankung hinweisen.

Personen, die privat in eine der Gegenden reisen, die bereits vor Reisebeginn als Risikogebiet erklärt worden sind, haben für die zwei Wochen, in denen sie nach ihrer Rückkehr zu Hause bleiben sollen und die Arbeitsleistung nicht in Heimarbeit erbringen können keinen Anspruch auf Fortzahlung des Gehalts. Zur Vermeidung eines Verdienstausfalls kann ein positives Gleitzeitgutaben eingebracht werden, Urlaub genommen werden oder auf Antrag eine unbezahlte Freistellung erfolgen (siehe hierzu auch die Informationen des Landes Baden-Württemberg). Ansonsten erfolgt durch die/den Vorgesetzen eine Mitteilung über die Quarantäne an das Dezernat Personal (Vordruck: "Mitteilung über behördlich angeordnete Quarantäne“, "Mitteilung über Dienstantritt").

Sofern ein Verdienstausfall vorliegt, weil Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Reiserückkehr ihre Tätigkeit nicht – auch nicht in Heimarbeit - ausüben können, erhalten diese eine Entschädigung nach Maßgabe des § 56 IfSG. Die Nichtbeachtung der o.g. Reisewarnung kann jedoch gegebenenfalls dazu führen, dass diese nicht gewährt werden kann, weil die/der Beschäftigte die Quarantänemaßnahmen eigenverantwortlich unter Beachtung der Reisewarnung hätte vermeiden können.

Aus Fürsorgegründen für die betroffenen Beschäftigten aber auch für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort wird empfohlen auch bei negativer Testung in Absprache mit der/dem jeweiligen Vorgesetzten zu prüfen, ob die Tätigkeit für die Dauer von 14 Tagen nach der Rückkehr in vorübergehender Heimarbeit dienstlich möglich ist.

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Was ist zu tun im Falle einer Erkrankung, bei Kontakt zu Erkrankten oder/und bei angeordneter Quarantäne?
 

Eine Quarantäne wird vom zuständigen Gesundheitsamt oder dem Ordnungsamt angeordnet. Sofern dies verbunden wird mit einem Coronaverdachtstest, so haben Mitarbeitende das Ergebnis der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

Sofern Mitarbeitende aufgrund einer angeordneten Quarantäne dem Dienst fernbleiben müssen, soll nach Absprache mit der/dem jeweils zuständigen Vorgesetzten ermöglicht werden, dass diese für die Dauer der Quarantäne von zu Hause arbeiten können.

Mitarbeitende, die innerhalb der vergangenen 14 Tage Kontakt zu einem bestätigt an COVID-19 Erkrankten hatten, kontaktieren umgehend das örtlich zuständige Gesundheitsamt. Dies muss in jedem Fall erfolgen – unabhängig vom Auftreten von Symptomen. Außerdem haben Mitarbeitende in diesen Fällen das Auftreten von Krankheitssymptomen bzw. das Ergebnis eines Coronaverdachtstests der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

Für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann nach Absprache mit der/dem jeweils zuständigen Vorgesetzten ein Heimarbeitsplatz eingerichtet werden. Der eingeschränkte Zugriff von zu Hause auf das IT- und Datensystem der Universität Heidelberg kann dafür im Einzelfall im Rahmen eines „Vorübergehenden Heimarbeitsplatzes“ eingerichtet werden. Hierzu ist durch die Dienstvorgesetzten fallbezogen Rücksprache mit dem Universitätsrechenzentrum zu halten. (IT-Support: Tel. +49 6221 54-117; Betreff: „Vorübergehende Heimarbeit“ ). Sofern bereits „Telearbeit“ genehmigt wurde, kann diese vollumfänglich genutzt werden.

Sollte Heimarbeit nicht möglich sein, kann - eine behördlich angeordnete Quarantäne vorausgesetzt - eine Freistellung unter Fortzahlung des Gehalts erfolgen.

In jedem Fall ist das Personaldezernat durch die Dienstvorgesetzten zu informieren

 

Hintergrund der vorgenannten Meldepflicht:

Sofern Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgrund von Maßnahmen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) ihre Tätigkeit nicht ausüben können (z. B. aufgrund angeordneter Quarantäne), erhalten sie eine Gehaltsfortzahlung bis zu insgesamt sechs Wochen als Entschädigung nach Maßgabe des § 56 IfSG.

Vom Beginn der siebenten Woche an wird die Entschädigung in Höhe des Krankengeldes gezahlt und ist von den Mitarbeitenden direkt bei der zuständigen Behörde, Regierungspräsidium Karlsruhe, zu beantragen. Ab sofort können Betroffene über die Seite www.ifsg-online.de ihren Antrag auf Entschädigung online stellen. Dort finden Sie neben dem Antragsformular nützliche Informationen zu den Anspruchsvoraussetzungen und zur Antragstellung.

Die Regelungen zur Entschädigungszahlung finden auf Beamtinnen und Beamte keine unmittelbare Anwendung. Beamtinnen und Beamten haben dem Dienst so lange fernzubleiben, bis nach ärztlichem Attest eine Weiterverbreitung des Coronavirus nicht mehr zu befürchten ist. Eine entsprechende ärztliche Bescheinigung ist vorzulegen.

 

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Letzte Änderung: 15.04.2021
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