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Informationen für Beschäftigte der Universität Heidelberg bezüglich des Coronavirus

Regelungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus ab dem 27.5.2020

für Beamtinnen/Beamte und Beschäftigte
Stand: 01.10.2020

Die Universität Heidelberg setzt sich seit Beginn des Coronavirus zum Ziel, in stetiger Abstimmung zwischen Rektorat und Personalrat, allen Beschäftigten die unter den gegebenen Bedingungen bestmöglichen Rahmenbedingungen für ein sicheres Arbeiten zu ermöglichen. 

In allen Bereichen der Forschung, Studium/Lehre und Services/Administration wurden Hygienekonzepte erarbeitet, Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt und Schutzmaßnahmen getroffen. Die Einrichtungsleitungen setzen die dazu erforderlichen Regelungen verantwortungsvoll um. Seit dem 20. April 2020 wird wieder in Präsenz gearbeitet.

Neben der Präsenzarbeit gibt es nach wie vor verschiedene Arbeitsmodelle, um die Aufgaben erledigen zu können. Diese Regelungen werden vom Dezernat Personal in enger Abstimmung mit dem Personalrat kontinuierlich überprüft und konkretisiert.

Aufgrund der sich rasant ändernden Informations- und Weisungslage werden die Informationen ständig aktuell gehalten.

 

Regelungen:

Freistellungsmöglichkeiten von der Arbeitsleistung

Reduzierung der persönlichen Arbeitszeit

Gleitzeittage (für Einrichtungen mit Gleitzeitordnung)

Erholungsurlaub

Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung

Vorübergehende Heimarbeit

Kinderbetreuung

Pflege naher Angehöriger

Beschäftigte mit einem erhöhten Risiko eines schweren COVID-19-Krankheitsverlaufs (Risikogruppen)

Präsenzarbeit

 

Zusätzliche Regelungen bei Kontakt mit dem Coronavirus bzw. "Verdachtsfällen":

Umgang mit Arbeitsunfähigkeit generell

Dienstreisen

Geplante private Reisen

Heimarbeit und Freistellung bei Quarantäne

 

 

Freistellungsmöglichkeiten von der Arbeitsleistung 

Stand: 27.5.2020

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf Freistellung mit Entgeltfortzahlung. 

Es gibt folgende, einfache Möglichkeiten, kurzfristig eine Freistellung wahrzunehmen:

  • Abbau von Zeitguthaben
  • Inanspruchnahme von Urlaub oder Resturlaub
  • Sonderurlaub ohne Entgeltfortzahlung

Bei allen drei Varianten gilt, dass die Genehmigung durch die Vorgesetzten, sofern nicht anders möglich, ausnahmsweise per E-Mail erteilt werden kann und später mit dem üblichen Verfahren nachzuholen ist. Die oder der Vorgesetzte muss die Abwesenheit vorab genehmigen. 

 


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Reduzierung der persönlichen Arbeitszeit

Stand: 17.4.2020

Zudem besteht die Möglichkeit, in Absprache mit den Vorgesetzten die vereinbarte Arbeitszeit kurzfristig und befristet zu reduzieren. Ein entsprechender formloser Antrag ist auf dem Dienstweg an das Personaldezernat zu richten. Beamtinnen und Beamte können auch den hierzu geltenden Vordruck zur Beantragung von Teilzeit verwenden.

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Gleitzeittage (für Einrichtungen/Institute mit Gleitzeitordnung)

Stand: 17.4.2020

Derzeit geplante und genehmigte Gleitzeittage sind in Anspruch zu nehmen.

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Erholungsurlaub

Stand: 17.4.2020

Aus organisatorischen Gründen muss vermieden werden, dass nach Aufhebung der aktuellen Reisebeschränkungen und einem (teilweise) Beginn des Forschungs- und Studienbetriebs alle Beschäftigten umgehend in den Urlaub gehen wollen. Daher sollten alle Einrichtungen eine Urlaubsplanung für das Gesamtjahr in Abstimmung mit den Mitarbeitenden durchführen.

Insbesondere sollte der noch offene (nicht bereits beantragte) Resturlaub aus 2019 im Zeitraum von Mai bis Juli 2020 größtenteils in Anspruch genommen werden, sofern dienstliche Belange nicht entgegenstehen.

Grundsätzlich besteht kein Anspruch bereits genehmigten Urlaub zu stornieren.

Vorhandene Urlaubsansprüche aus 2019 sind bis zum 30. September 2020 in Anspruch zu nehmen.

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Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung

Stand: 17.4.2020

Ab dem 20.4.2020 erfolgt die übliche individuelle Zeiterfassung allerdings mit flexiblerem Rahmen. Sofern Mehr- oder Minderarbeitszeiten entstehen, können diese ausgeglichen werden. Hierzu wurden die bestehenden Dienstvereinbarungen zur Regelung der Arbeitszeit in Abstimmung mit dem Personalrat für die aktuelle Corona-Pandemie-Phase ergänzt:

  • Verzicht auf die Rahmenarbeitszeit
    Um das Aufeinandertreffen von Menschen zu entzerren, wird für die Zeit bis zum 30.9.2020 auf einen Arbeitszeitrahmen verzichtet. Die Vorgesetzten sind gehalten die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes bzw. der Arbeitszeit- und Urlaubsverordnung des Landes Baden-Württemberg, insbesondere hinsichtlich der Ruhezeiten zu überwachen. Die Ausweitung des Arbeitszeitrahmens soll nicht zum Aufbau von Gleitzeitstunden genutzt werden, die Anwesenheit in dem „ausgeweiteten“ Rahmen erfolgt ausschließlich freiwillig.
  • Gleitende Arbeitszeit
    In Bereichen mit feststehender Arbeitszeit oder abweichend feststehender Arbeitszeit werden gleitende Arbeitszeiten ermöglicht.
  • Plus- und Minusstunden
    Möglichkeit Minusstunden bis zur  Höhe der 2,5-fachen wöchentlichen Arbeitszeit aufzubauen, ohne dass weitere Maßnahmen durch den Vorgesetzten ergriffen werden müssen

Beschäftigte mit elektronischer Zeiterfassung
Für die vorübergehende Heimarbeit können, befristet bis zum 30.9.2020, direkt über den Web-Login die Kommen- und Gehen-Buchungen online vorgenommen werden. Bei Personen, bei denen der Web-Login noch nicht freigeschaltet ist, ist die Arbeitszeit festzuhalten und die Erfassung durch Zeitänderungsantrag nachzuholen.

Beschäftigte ohne elektronische Zeiterfassung
Für alle diejenigen, die nicht an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, gibt es einen Vordruck zur Zeiterfassung. Dieser ist dem/der Vorgesetzten vorzulegen und dort aufzubewahren.

Für Beschäftigte mit gleitender Arbeitszeit
Auf Antrag der Beschäftigten können Mehrarbeitsstunden aus einem vorangegangenen Abrechnungszeitraum, für welche die Kappung noch nicht vollzogen wurde, nachträglich in den aktuellen für die Einrichtungen geltenden Abrechnungszeitraum übertragen werden. Es ist darauf zu achten, die Mehrarbeitsstunden möglichst bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums so abzubauen, dass sie nicht mehr als eine Wochenarbeitszeit betragen.

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Vorübergehende Heimarbeit

Stand: 21.9.2020

Die vorübergehende Heimarbeit ist eine Sonderform der Telearbeit, die während des Andauerns der Corona Pandemie angewendet werden kann. Die Regelungen gelten zunächst bis 31.1.2021.

Grundvoraussetzung für die vorübergehende Heimarbeit ist, dass die Arbeitsleistung vollständig von zuhause erbracht werden kann und die Erreichbarkeit während der Funktionszeit bzw. der vereinbarten Dienstzeit gewährleistet ist. Es besteht kein Anspruch auf vorübergehende Heimarbeit. Dienstliche Belange gehen der Gewährung der vorübergehende Heimarbeit vor.

Für die Neugewährung  oder deren Fortsetzung ist eine Anzeige durch den Vorgesetzten mit dem neu zur Verfügung gestellten
Vordruck zur vorübergehenden Heimarbeit an das Personaldezernat zu richten. Eine Kombination von Heimarbeit und Präsenzarbeit ist selbstverständlich möglich.

Betroffenen aus Risikogruppen (RKI-Richtlinien), Mitarbeitenden mit Betreuungs- oder Pflegepflichten, sowie Schwangeren ist bevorzugt vorübergehende Heimarbeit zur Verfügung zu stellen.  Die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe wegen Vorerkrankung muss ärztlich bestätigt werden, der Betreuungs- oder Pflegefall versichert werden (siehe auch Vordruck zur vorübergehenden Heimarbeit).

Der eingeschränkte Zugriff von zu Hause auf das IT- und Datensystem der Universität Heidelberg kann dafür im Einzelfall eingerichtet werden. Hierzu ist durch die Dienstvorgesetzten fallbezogen Rücksprache mit dem Universitätsrechenzentrum zu halten. (IT-Support: Tel. +49 6221 54-117; Betreff: „Vorübergehende Heimarbeit“ oder zuständiger EDV-Beauftragte/r der Einrichtung). Sofern bereits „Telearbeit“ genehmigt wurde, kann diese vollumfänglich genutzt werden.

Die Erreichbarkeit während der Heimarbeit ist in Absprache mit dem/der Vorgesetzten zu regeln und sicherzustellen. Hierzu sollen technische Hilfen wie die Umstellung des Dienstapparates gegebenenfalls auf das Privattelefon in Anspruch genommen werden. Die Beschäftigten sind verpflichtet, die geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen einzuhalten.

Die in vorübergehender Heimarbeit beschäftigten Mitarbeiter/innen stehen auch bei dienstlichen Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

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Besondere Freistellungsmöglichkeiten

Stand: 27.5.2020

Die Möglichkeit der ganzen oder teilweisen Freistellung unter Fortzahlung des Entgelts zur Betreuung von Kindern erfolgte aufgrund eines Schreibens des Innenministeriums und des Finanzministeriums Baden-Württemberg. Dies Möglichkeit endet mit Ablauf des 29. Mai 2020 und wird nicht weiter verlängert.

Den Mitarbeitenden ist, soweit dienstlich möglich, vorrangig vorübergehende Heimarbeit zu ermöglichen.

Kinderbetreuung

Stand: 27.5.2020

Freistellung zur Kinderbetreuung

Durch Regelungen des Landes Baden-Württemberg werden Kindertagesstätten und Schulen schrittweise geöffnet.

Sofern Mitarbeitende weiterhin ihre Kinder selbst betreuen müssen, weil keine anderweitige Betreuungsmöglichkeit zur Verfügung steht und sie ihre Arbeitsleistung nicht in vorübergehender Heimarbeit oder Präsenzarbeit erbringen können, können sie hierfür, soweit vorhanden, Arbeitszeitguthaben und (Rest-) Urlaub in Anspruch nehmen. Die jeweiligen Vorgesetzten sind angehalten, diese Anträge auf Arbeitszeitausgleich bzw. Urlaubsinanspruchnahme vorrangig zu berücksichtigen und dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

In besonderen Härtefällen (z. B. Alleinerziehende ohne Betreuungsmöglichkeit) kann durch die Personalabteilung bis auf Weiteres eine Freistellung unter Fortzahlung der Bezüge gewährt werden, sofern die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weder über positive Arbeitszeitguthaben noch über Resturlaub aus dem Jahr 2019 oder früher verfügen. Dienstliche Gründe dürfen dem nicht entgegenstehen. Die härtefallbegründenden Umstände sowie das Fehlen einer Betreuungsmöglichkeit sind der Dienststelle nachzuweisen. Hierzu können sich die Beschäftigten bzw. die jeweiligen Vorgesetzten an den/die zuständigen Personalsachbearbeiter/in wenden.

Die Möglichkeit zur unbezahlten Freistellung bzw. Sonderurlaub ohne Bezüge bleibt weiterhin bestehen, sofern keine dienstlichen Gründe entgegenstehen.

Entschädigungsanspruch nach Infektionsschutzgesetz bei unbezahlter Freistellung

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die aufgrund der Schließung von Schulen oder Kinderbetreuungseinrichtungen ihre Kinder notwendigerweise selbst betreuen müssen und dadurch einen Verdienstausfall erleiden, haben nach Maßgabe des § 56 Abs. 1a Infektionsschutzgesetz (IfSG) einen gesetzlichen Entschädigungsanspruch. Diese Entschädigung beträgt derzeit 67 % des entstandenen Verdienstausfalls, maximal 2.016 € pro Monat für bisher maximal 6 Wochen. Bevor der Entschädigungsanspruch geltend gemacht werden kann, sind vorrangig positive Arbeitszeitguthaben und Resturlaub aus dem Jahr 2019 und früher in Anspruch zu nehmen. Für die Zeit, in der ohnehin Schulen oder Betreuungseinrichtungen geschlossen sind (reguläre Schul- oder Kitaferien), ist gesetzlich keine Entschädigung vorgesehen.

Zur Beantragung der unbezahlten Freistellung und der Auszahlung der Entschädigung ist bis auf Weiteres der Vordruck zur Freistellung zu verwenden. Die Universität erwartet in Kürze weitergehende Hinweise zum Verfahren und zur Anwendung des § 56 Abs. 1a IfSG durch das Finanzministerium. Insofern kann es erforderlich werden, dass das Verfahren nochmals angepasst werden muss.

Für Beamtinnen und Beamte besteht kein Entschädigungsanspruch nach § 56 Abs. 1a IfSG.

 

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Pflege von nahen Angehörigen

Stand: 27.5.2020

Die Möglichkeit der ganzen oder teilweisen Freistellung unter Fortzahlung des Entgelts zur Betreuung von pflegebedürtigen Angehörigen erfolgte aufgrund eines Schreibens des Innenministeriums und des Finanzministeriums Baden-Württemberg. Diese Möglichkeit endet mit Ablauf des 29. Mai 2020 und wird nicht weiter verlängert.

Den Mitarbeitenden ist, soweit dienstlich möglich, vorrangig vorübergehende Heimarbeit zu ermöglichen. Die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von positiven Arbeitszeitguthaben und (Rest-)Urlaub bleibt bestehen. Ebenso gelten auch weiterhin die Regelungen des Pflegezeitgesetzes bzw. § 74 Landesbeamtengesetz Baden-Württemberg.

Ein Anspruch auf eine Entschädigung nach § 56 Abs. 1a Infektionschutzgesetz besteht nicht.

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Beschäftigte mit einem erhöhten Risiko eines schweren COVID-19-Krankheitsverlaufs (Risikogruppe)

Stand: 8.5.2020

Den gegenseitigen Fürsorge- bzw. Rücksichtnahmepflichten zwischen Dienstherr und Mitarbeitenden kommt gerade bei Betroffenen mit einem nach dem Empfehlungen des Robert Koch-Instituts erhöhtem Risiko für einen schweren COVID-19-Krankheitsverlauf (Risikogruppen) eine besondere Bedeutung zu.

Zu diesem Zwecke ist durch den Vorgesetzten eine individuelle Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Durch diese wird sichergestellt, dass äußerst umsichtig und gewissenhaft mit der Viruserkrankung umgegangen, Hygienemaßnahmen berücksichtigt und Ansteckungsrisiken minimiert werden, um eine möglichst ansteckungsfreie Arbeitsumgebung zu schaffen. Hierzu gehört auch die Prüfung von Möglichkeiten zur Heimarbeit oder auch einer Arbeitsumorganisation in einzelnen Bereichen.

Sofern trotz Ausschöpfung aller vertretbaren Maßnahmen eine unverantwortbare Risikoerhöhung durch die Erbringung der Arbeitsleistung nicht ausgeschlossen werden kann, entscheidet das Personaldezernat, unter Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter, der jeweiligen Vorgesetzten, des Personalrats und gegebenenfalls des Betriebsärztlichen Dienstes sowie der Arbeitssicherheit, über eine vorübergehende notwendige (Teil-)Freistellung im Einzelfall. Ein entsprechender formloser Antrag ist an die/den zuständige/n Personalsachbearbeiter/in zu richten. Dem jeweiligen Antrag ist bereits eine ärztliche Bescheinigung zur Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe beizufügen.

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Präsenzarbeit

Stand: 17.4.2020

Die Begegnung von Menschen in der Präsenzarbeit kann nicht immer vermieden werden. Persönliche Kontakte sollten aber auf das Notwendigste reduziert werden. Die Universitätsleitung bittet daher auf die Einhaltung der allgemeinen Hygienemaßnahmen ("Die 10 wichtigsten Hygienetipps"; "Händehygiene und Hautschutz") und der folgenden Schutzmaßnahmen (nicht abschließend) zu achten

  • Einhaltung eines Mindestabstands von 1,5 m zu anderen Personen; dies gilt auch in Fluren und insbesondere in Aufzügen
  • Vermeidung von Mehrfachbesetzungen in Büroräumen; z.B. kann hier ein rollierendes System eingeführt werden, so dass je die Hälfte der Beschäftigten sich im Tagesverlauf, täglich oder wöchentlich am Arbeitsplatz abwechselt. Im Bürobereichen sollte auch die Möglichkeit der vorübergehenden Heimarbeit genutzt werden.
  • Mehr als ein/eine Mitarbeiter/Mitarbeiterin im Büro ist nur bei Einhaltung der Abstandsregelung und einem zuverlässigen Lüftungskonzept möglich.
  • Benutzung von Gebrauchsgegenständen durch mehrere Personen ist auf ein Minimum zu reduzieren (z.B. gemeinsam genutzte Büroutensilien, Laborgeräte, Maschinen); gemeinsam genutzte Arbeitsmittel müssen in regelmäßigen Abständen gereinigt werden.
  • Pausen soweit möglich im eigenen Büro verbringen, Sozialräume meiden. Abstandsregelung im Sozialraum beachten (ggf. rollierende Belegung, Gegenübersitzen vermeiden). Für Personen ohne eigenes Büro sind entsprechend sichere Möglichkeiten für eine Pause zu schaffen. Hierbei sind die Arbeitsschutzrichtlinien zu beachten.
  • Besprechungen vorrangig als Video-/Telefonkonferenzen
  • Tragen einer Mund- und Nasenbedeckung wird dringend empfohlen, wenn die Abstandsregel nicht sicher eingehalten werden kann (Hilfestellung zur Handhabung gibt das RKI).
  • regelmäßiges Lüften der Arbeitsräume (sofern möglich)  
  • Zugang zu den Gebäuden auf Berechtigte beschränken
  • Anbringen einer Schutzscheibe (Spuckschutz), insbesondere an Arbeitsplätzen mit regelmäßigem Kundenkontakt.
  • Anbringung von Informationen zur Händehygiene in Sanitärräumen
  • Die Interaktion von Arbeitsgruppen und Abteilungen ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
  • Die Einrichtungen/Abteilungen haben sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten korrekt in den Gebrauch der Sicherheitsausrüstung eingewiesen werden.
     

Sofern keine Schutzausrüstungen wie z.B. Masken vorhanden sein können, werden entsprechende rechtliche Rahmenbedingungen z.B. Mindestabstände usw. verbindlich umgesetzt. Darüber hinaus sind alle Einrichtungen aufgefordert - auch in Zusammenarbeit mit der Abteilung 3.3 Arbeitssicherheit (Dr. Markus Hoffmann) und den Beauftragten für Biologische Sicherheit (Dr. Ingo Janausch, Dr. Susanne Ficht-Redmer) - praxistaugliche Lösungen zu finden. In allen Bereichen der Universität erstellen die jeweils Verantwortlichen Gefährdungsbeurteilungen zu Corona-Risiken und nehmen hierzu gegebenenfalls Kontakt mit der Arbeitssicherheit auf: 
sicherheit@zuv.uni-heidelberg.de

Folgende wichtige Unterlagen finden Sie auf der Seite der Abteilung Arbeitssicherheit zum sicheren Arbeiten in der Corona Pandemie:

  1. Hygienekonzept der Universität Heidelberg

  2. Gefährdungsbeurteilung Corona

  3. Handlungshilfe zum sicheren Einrichten von Arbeitsplätzen

Wenn Ihre besondere Situation durch die genannten Regelungen nicht erfasst wird oder Ihnen eine Abstimmung nicht gelingt, können Sie sich gerne vertrauensvoll an das Personaldezernat oder den Personalrat wenden.

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„Der Weg zur Arbeit“

Sollten Mitarbeitende aus Sorge vor einer möglichen Ansteckungsgefahr Fahrten zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln vermeiden wollen, müssen sie mit ihren Vorgesetzen abklären, inwieweit Urlaub oder Arbeitszeitausgleich oder – soweit möglich – vorübergehende Heimarbeit in Anspruch genommen werden kann. Auf Antrag der Mitarbeitenden kann unter Berücksichtigung der dienstlichen Interessen auch Sonderurlaub unter Wegfall des Gehalts gewährt werden.

 

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Zusätzliche Regelungen bei Kontakt mit dem Coronavirus bzw. "Verdachtsfällen":

 

Umgang mit Arbeitsunfähigkeit generell

 

Generell sollten Personen, die Krankheitssymptome entwickeln, unabhängig von vorherigen Reiseaktivitäten zu Hause bleiben und die Erkrankung auskurieren. Für Beschäftigte der Universität Heidelberg kann in dieser Ausnahmesituation die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung später als üblich erst nach der Rückkehr an das Institut/die Dienststelle vorgelegt werden. Die sofortige Meldepflicht der Erkrankung per Telefon oder E-Mail bleibt bestehen. Wenn medizinische Hilfe benötigt wird, ist nach telefonischer Anmeldung, ggf. unter Hinweis auf eine vorangegangene Reise, ein Arzt aufzusuchen und die/der Vorgesetzte zu informieren.

 

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Reisen aus dienstlichem Anlass

Stand 1.10.2020

Dienstreisen innerhalb Deutschlands sind weiterhin auf das notwendige Maß zu reduzieren, dienstliche Interessen bilden die Grundlage. Die Einrichtungen entscheiden selbstständig, ob eine Dienstreise genehmigt werden kann. Rechtliche Regelungen vor Ort und auf der Dienstreise sind zu beachten bzw. vorher die dortige Zustimmung einzuholen. Werden Hochschulveranstaltungen - gleich welcher Art - außerhalb der Hochschule durchführt, gelten die Hygiene- und Abstandsregeln der aktuellen CoronaVO, es sei denn vor Ort gibt es strengere Anforderungen, dann gelten diese.

Dienstreisen ins europäische Ausland sowie andere internationale Dienstreisen sind grundsätzlich nicht möglich solange das Auswärtige Amt eine Reisewarnung für diese Länder ausspricht oder sofern die Reiseziele als Risikogebiete ausgewiesen sind. Seit dem 1. Oktober 2020 gelten hierzu länderspezifische Reise- und Sicherheitshinweise. Sofern die Reisewarnungen aufgehoben werden, gelten die vorgenannten Regelungen für Inlandsreisen entsprechend. Dies gilt für Studierende, Promovierende, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ebenso wie für Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler.

Für die Ein- bzw. Rückreise in die Bundesrepublik Deutschland gilt die Verordnung des Sozialministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-Cov-2 (CoronaVO EQ) in der jeweils geltenden Fassung. Außerdem sind grundsätzlich die jeweils aktuellen Hinweise des Robert-Koch-Instituts (RKI) und die Hinweise des Auswärtigen Amtes (Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes) zu beachten.

Alle Reisende, die aus einem Risikogebiet  kommen oder sich in den vergangenen 14 Tagen dort aufgehalten haben, müssen sich für zwei Wochen in häusliche Quarantäne begeben und die zuständige Ortspolizeibehörde (Gemeinde, Rathaus) informieren. Die Quarantänepflicht besteht nicht, sobald ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass keine Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Infektion vorhanden sind (Testung) und keine Symptome gegeben sind, die auf eine Erkrankung hinweisen.

Soweit in der Quarantäne keine vorübergehende Heimarbeit möglich ist, erfolgt durch die/den Vorgesetzen eine Mitteilung an das Dezernat Personal (Vordruck: "Mitteilung über behördlich angeordnete Quarantäne“, "Mitteilung über Dienstantritt").

 

Kosten bei Reisestornierung
Finanzielle Risiken sind aufgrund der haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen bereits bei der Reiseplanung auf ein Minimum zu reduzieren. Dies ist sowohl bei der Planung und der Buchung von künftigen Reisen (Bsp. Flexi-Tickets) aber auch bei der Abwicklung von Stornierung zu beachten.

Sollten Sie von einer bereits genehmigten und gebuchten Reise zurücktreten müssen, dann sind nicht vermeidbare Stornogebühren erstattungsfähig. Sofern - nach Abwägung aller Gesichtspunkte - von Seiten der Dienststelle eine Reise abgesagt oder abgebrochen wird, können ebenfalls die notwendigen Stornogebühren erstattet werden. Stornokosten sind mit der „normalen“ Reiseabrechnung geltend zu machen. Dies gilt auch für die Rückzahlung bereits im Vorfeld einer Reise getätigter Abschlags- oder Direktzahlungen. Die Gründe für die Reiseabsage sind durch die/den Vorgesetzte/n zu dokumentieren und der Reiseabrechnung beizufügen.

Zentrale Finanzmittel stehen zur Finanzierung der Stornokosten nicht zur Verfügung, die Kosten wären daher von der Einrichtung - ggf. aus Dritt-/Projektmitteln - zu tragen.

 

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Geplante private Reisen

Stand: 01.10.2020

Es wird auf die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes hingewiesen, wonach vor nicht notwendigen, touristische Reisen weiterhin für alle Länder, die von der Bundesregierung als Risikogebiet eingestuft sind gewarnt wird. Seit dem 1. Oktober 2020 gelten hierzu länderspezifische Reise- und Sicherheitshinweise.

Auch für private Reisen gilt für die Ein- bzw. Rückreise in die Bundesrepublik Deutschland die Verordnung des Sozialministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-Cov-2 (Corona-VO EQ) in der jeweils geltenden Fassung.

Danach besteht bei der Rückkehr aus einem Risikogebiet die Verpflichtung sich unverzüglich für 14 Tage in häusliche Quarantäne zu begeben und die zuständige Ortspolizeibehörde (Gemeinde, Rathaus) zu informieren. Die Quarantänepflicht besteht nicht, sobald ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass keine Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Infektion vorhanden sind (Testung) und keine Symptome gegeben sind, die auf eine Erkrankung hinweisen.

Personen, die privat in eine der Gegenden reisen, die bereits vor Reisebeginn als Risikogebiet erklärt worden sind, haben für die zwei Wochen, in denen sie nach ihrer Rückkehr zu Hause bleiben sollen und die Arbeitsleistung nicht in Heimarbeit erbringen können keinen Anspruch auf Fortzahlung des Gehalts. Zur Vermeidung eines Verdienstausfalls kann ein positives Gleitzeitgutaben eingebracht werden, Urlaub genommen werden oder auf Antrag eine unbezahlte Freistellung erfolgen (siehe hierzu auch die Informationen des Landes Baden-Württemberg). Ansonsten erfolgt durch die/den Vorgesetzen eine Mitteilung über die Quarantäne an das Dezernat Personal (Vordruck: "Mitteilung über behördlich angeordnete Quarantäne“, "Mitteilung über Dienstantritt").

Sofern ein Verdienstausfall vorliegt, weil Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Reiserückkehr ihre Tätigkeit nicht – auch nicht in Heimarbeit - ausüben können, erhalten diese eine Entschädigung nach Maßgabe des § 56 IfSG. Die Nichtbeachtung der o.g. Reisewarnung kann jedoch gegebenenfalls dazu führen, dass diese nicht gewährt werden kann, weil die/der Beschäftigte die Quarantänemaßnahmen eigenverantwortlich unter Beachtung der Reisewarnung hätte vermeiden können.

Aus Fürsorgegründen für die betroffenen Beschäftigten aber auch für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort wird empfohlen auch bei negativer Testung in Absprache mit der/dem jeweiligen Vorgesetzten zu prüfen, ob die Tätigkeit für die Dauer von 14 Tagen nach der Rückkehr in vorübergehender Heimarbeit dienstlich möglich ist.

 

 

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Heimarbeit und Freistellung bei Quarantäne

Stand: 27.5.2020

Mitarbeitende, die innerhalb der vergangenen 14 Tage Kontakt zu einem bestätigt an COVID-19 Erkrankten hatten, kontaktieren umgehend das örtlich zuständige Gesundheitsamt. Dies muss in jedem Fall erfolgen – unabhängig vom Auftreten von Symptomen. Außerdem haben Mitarbeitende in diesen Fällen das Auftreten von Krankheitssymptomen bzw. das Ergebnis eines Coronaverdachtstests der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

Unabhängig von Symptomen haben Mitarbeitende soweit sie innerhalb der vergangenen 14 Tage Kontakt zu einem bestätigt an COVID-19 Erkrankten hatten oder soweit ein Angehöriger im selben Haushalt lebt und am Coronavirus leidet oder dessen verdächtig ist und nach ärztlichem Attest eine Ansteckungsgefahr besteht, dem Dienst so lange fernzubleiben, bis nach ärztlichem Urteil eine Weiterverbreitung des Coronavirus nicht mehr zu befürchten ist. Ein entsprechendes ärztliches Zeugnis ist vorzulegen.

Sofern Mitarbeitende nach Kontakt zu einem bestätigt an COVID-19 Erkrankten bzw. aufgrund einer angeordneten Quarantäne dem Dienst fernbleiben müssen, soll nach Absprache mit der/dem jeweils zuständigen Vorgesetzten ermöglicht werden, dass diese für die Dauer der Quarantäne von zu Hause arbeiten können.

Für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann nach Absprache mit der/dem jeweils zuständigen Vorgesetzten ein Heimarbeitsplatz eingerichtet werden. Der eingeschränkte Zugriff von zu Hause auf das IT- und Datensystem der Universität Heidelberg kann dafür im Einzelfall im Rahmen eines „Vorübergehenden Heimarbeitsplatzes“ eingerichtet werden. Hierzu ist durch die Dienstvorgesetzten fallbezogen Rücksprache mit dem Universitätsrechenzentrum zu halten. (IT-Support: Tel. +49 6221 54-117; Betreff: „Vorübergehende Heimarbeit“ ).  Sofern bereits „Telearbeit“ genehmigt wurde, kann diese vollumfänglich genutzt werden.

Sollte beides nicht anwendbar sein, kann - eine behördlich angeordnete Quarantäne vorausgesetzt -  eine Freistellung unter Fortzahlung des Gehalts erfolgen.

Das Personaldezernat ist durch die Dienstvorgesetzten über die jeweiligen Maßnahmen zu informieren (Vordruck: "Mitteilung über behördlich angeordnete Quarantäne“, "Mitteilung über Dienstantritt", "Vordruck zur vorübergehenden Heimarbeit").

 

Weitere Regelungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Sofern Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgrund von Maßnahmen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) ihre Tätigkeit nicht ausüben können (z. B. aufgrund angeordneter Quarantäne), erhalten sie eine Gehaltsfortzahlung bis zu insgesamt sechs Wochen als Entschädigung nach Maßgabe des § 56 IfSG.

Vom Beginn der siebenten Woche an wird die Entschädigung in Höhe des Krankengeldes gezahlt und ist von den Mitarbeitenden direkt bei der zuständigen Behörde, Regierungspräsidium Karlsruhe, zu beantragen. Ab sofort können Betroffene über die Seite www.ifsg-online.de ihren Antrag auf Entschädigung online stellen. Dort finden Sie neben dem Antragsformular nützliche Informationen zu den Anspruchsvoraussetzungen und zur Antragstellung.

 

Weitere Regelungen für Beamtinnen und Beamte:

Die Regelungen zur Entschädigungszahlung finden auf Beamtinnen und Beamte keine unmittelbare Anwendung. Beamtinnen und Beamten haben dem Dienst so lange fernzubleiben, bis nach ärztlichem Attest eine Weiterverbreitung des Coronavirus nicht mehr zu befürchten ist. Eine entsprechende ärztliche Bescheinigung ist vorzulegen.

 

 

 

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Letzte Änderung: 05.10.2020
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