Kongress- und TagungsmanagementBeratung und Projektmanagement
Das Kongress- und Tagungsmanagement (UniKT) bietet Beratung und Leistungen für alle relevanten Projektphasen: von der Konzeption bis zum Abschluss der Veranstaltung. Immer wichtiger werden dabei administrative Anforderungen und Compliance-Fragen. Das betrifft die Bereiche Beschaffung, Steuer, Datenschutz, Haushaltsrecht etc. UniKT hält hier eine Infrastruktur bereit und arbeitet laufend neue Anforderungen ein.
Konzeption / rechtliche Rahmenbedingungen
- Klärung aller rechtlichen Fragen und administrativer Anforderungen (sowohl zu Beginn als auch im Projektverlauf)
- Beratung in allen organisatorischen Fragen
- Klärung der grundsätzlichen Fragestellungen der Veranstaltung (Ziel, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen, Raumbedarf etc.)
- Vorkalkulation zur Kostenübersicht und als Richtwert für die Höhe der Teilnahmegebühr
Recherche
- Recherche von passenden Räumlichkeiten für die Veranstaltung
- Recherche geeigneter Hotels
- Recherche zum Rahmenprogramm
- Einholen von Angeboten bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik etc.)
- Detailkalkulation
Organisationsphase
- Erstellung einer veranstaltungsbezogenen Website mit Registrierungsfunktion
- Teilnehmerverwaltung
- Abstractverwaltung mittels Online-Tool (Abstracts online einreichen und bewerten)
- Detailplanung (z.B. Tagungsunterlagen, Speisen- und Getränkeauswahl)
- Vertragsgestaltung mit Sponsoren
Realisierung
- Betreuung des Tagungsbüros vor Ort
- Leistungskoordination und -kontrolle von Zulieferern
- Betreuung des Rahmenprogramms und der Poster- oder Industrieausstellung
Auswertung/Abschluss
- Rechnungsstellung und Kontrolle von Teilnehmerbeiträgen
- Abrechnung mit externen Dienstleistern
- Buchungsübersicht
- Erstellung einer Finanzübersicht
Vereinbaren Sie ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch:
unikt-kongresse@zuv.uni-heidelberg.de