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Kongress- und TagungsmanagementBeratung und Projektmanagement

Das Kongress- und Tagungsmanagement (UniKT) bietet Beratung und Leistungen für alle relevanten Projektphasen: von der Konzeption bis zum Abschluss der Veranstaltung. Immer wichtiger werden dabei administrative Anforderungen und Compliance-Fragen. Das betrifft die Bereiche Beschaffung, Steuer, Datenschutz, Haushaltsrecht etc. UniKT hält hier eine Infrastruktur bereit und arbeitet laufend neue Anforderungen ein.

UniKT Service Grafik

Konzeption / rechtliche Rahmenbedingungen

  • Klärung aller rechtlichen Fragen und administrativer Anforderungen (sowohl zu Beginn als auch im Projektverlauf)
  • Beratung in allen organisatorischen Fragen
  • Klärung der grundsätzlichen Fragestellungen der Veranstaltung (Ziel, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen, Raumbedarf etc.)
  • Vorkalkulation zur Kostenübersicht und als Richtwert für die Höhe der Teilnahmegebühr

Recherche

  • Recherche von passenden Räumlichkeiten für die Veranstaltung
  • Recherche geeigneter Hotels
  • Recherche zum Rahmenprogramm
  • Einholen von Angeboten bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik etc.)
  • Detailkalkulation

Organisationsphase

  • Erstellung einer veranstaltungsbezogenen Website mit Registrierungsfunktion
  • Teilnehmerverwaltung
  • Abstractverwaltung mittels Online-Tool (Abstracts online einreichen und bewerten)
  • Detailplanung (z.B. Tagungsunterlagen, Speisen- und Getränkeauswahl)
  • Vertragsgestaltung mit Sponsoren

Realisierung

  • Betreuung des Tagungsbüros vor Ort
  • Leistungskoordination und -kontrolle von Zulieferern
  • Betreuung des Rahmenprogramms und der Poster- oder Industrieausstellung

Auswertung/Abschluss

  • Rechnungsstellung und Kontrolle von Teilnehmerbeiträgen
  • Abrechnung mit externen Dienstleistern
  • Buchungsübersicht
  • Erstellung einer Finanzübersicht
     

Vereinbaren Sie ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch:
unikt-kongresse@zuv.uni-heidelberg.de