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Kongress- und TagungsmanagementBeratung und Projektmanagement

Das Kongress- und Tagungsmanagement (UniKT) bietet Beratung und Leistungen für alle relevanten Projektphasen: von der Konzeption bis zum Abschluss der Veranstaltung. Immer wichtiger werden dabei administrative Anforderungen und Compliance-Fragen. Das betrifft die Bereiche Beschaffung, Steuer, Datenschutz, Haushaltsrecht etc. UniKT hält hier eine Infrastruktur bereit und arbeitet laufend neue Anforderungen ein.

UniKT Service Grafik

Konzeption / rechtliche Rahmenbedingungen

  • Klärung aller rechtlichen Fragen und administrativer Anforderungen (sowohl zu Beginn als auch im Projektverlauf)
  • Beratung in allen organisatorischen Fragen
  • Klärung der grundsätzlichen Fragestellungen der Veranstaltung (Ziel, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen, Raumbedarf etc.)
  • Ggf. Unterstützung bei der Vorkalkulation zur Kostenübersicht und als Richtwert für die Höhe der Teilnahmegebühr

Recherche

  • Recherche von passenden Räumlichkeiten für die Veranstaltung
  • Recherche geeigneter Hotels
  • Recherche zum Rahmenprogramm
  • Einholen von Angeboten bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik etc.)
  • Detailkalkulation

Organisationsphase

  • Erstellung einer veranstaltungsbezogenen Website mit Registrierungsfunktion
  • Unterstützung bei der Einrichtung einer Teilnehmerverwaltung
  • Unterstützung bei der Abstractverwaltung mittels Online-Tool (Abstracts online einreichen und bewerten)
  • Beratung bei der  Detailplanung (z.B. Tagungsunterlagen, Speisen- und Getränkeauswahl)
  • Unterstützung bei der Vertragsgestaltung mit Sponsoren

Realisierung

  • Personelle Unterstützung bei der Betreuung des Tagungsbüros vor Ort;
  • bei der Leistungskoordination und -kontrolle von Zulieferern,
  • und bei der Betreuung des Rahmenprogramms, der Poster- oder der Industrieausstellung

Auswertung/Abschluss

  • Beratung und Unterstützung bei der Kontrolle von Teilnehmerbeiträgen
  • Beratung und Unterstützung bei der Erstellung einer Finanzübersicht


Rufen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch:
Tel. +49 6221 54-12631

unikt-kongresse@zuv.uni-heidelberg.de