Der digitale Arbeitssicherheitsordner - Ein Service der Stabsstelle Sicherheit Digitaler Arbeitssicherheitsordner
Der digitale Arbeitssicherheitsordner soll Sie dabei unterstützen, alle im Arbeitsschutz relevanten Dokumente stets mit wenigen Klicks erreichbar zu haben.
Wir möchten Sie dabei unterstützen, Ihre Unterlagen im Arbeitsschutz möglichst aktuell und vollständig zentral vorzuhalten. Auf Basis der vom URZ angebotenen heiBox Plattform entwickeln wir derzeit für Sie ein System, wie sie die wichtigsten Arbeitsschutzunterlagen digital vorhalten, mit den Beschäftigten, Beauftragten und Fachkräften teilen und gemeinsam bearbeiten können. Dabei soll es Ihnen möglich sein, so viele Dokumente wie möglich regelmäßig digital nicht nur sichten und verteilen zu können, sondern bei Bedarf auch aktualisieren und signieren zu können.
Eine Reihe von technischen Einschränkungen werden voraussichtlich nicht zu verhindern sein, doch die Stabsstelle Sicherheit arbeitet mit Nachdruck daran, ihnen die Pflege des digitalen Arbeitssicherheitsordners so nachhaltig und angenehm wie Möglich zu gestalten.
Aktuell befindet sich das Projekt in der Beta-Phase: Wir arbeiten aktiv an der Ausgestaltung der Ordnerstruktur sowie an der Anpassung bestehender Dokumente in eine am Bildschirm bearbeitbare Version. Wer uns dabei unterstützen möchte, kann sich gerne per Email mit uns in Verbindung setzen. Sie erhalten dann die Berechtigung für den Download der Ordnerstruktur und Ihnalte (Uni-ID erforderlich). Wir freuen uns auf Rückmeldung aus dem Kreis der Nutzenden.
Bekannte Einschränkungen:
- Nicht alle Dokumente können als ausfüllbare Dokumente dargeboten werden. Die Stabsstelle Sicherheit kann nur eigene Dokumente und eine kleine Zahl weiterer mit „Formularfeldern“ und „Signaturfeldern“ versehen
- In der Weboberfläche der heiBox werden Word-Dokumente in der Bearbeitungsansicht unvollständig oder fehlerhaft angezeigt. Bei Anzeigefehlern Leseansicht verwenden oder Seafile Client für Dateisynchronisation verwenden.
- In der Weboberfläche der heiBox können PDF-Formulare bearbeitet, aber nicht digital signiert werden. Digitale Signaturen sind aktuell nur mit einem Synchronisations-client (z.B. Seafile) und entsprechender Software (z.B. Adobe Acrobat) möglich.